Ocena pracowników – jak się do tego przygotować?

Efektywni i zmotywowani pracownicy to podstawa do skutecznego działania firmy. Aby mieć pewność, że środowisko pracy stwarza odpowiednie warunki, a zatrudnione osoby właściwie realizują swoje zadania, konieczne jest monitorowanie najważniejszych dla nas aspektów. Jest wiele możliwości i sposobów, które pozwalają na ich weryfikowanie. Jednym z najbardziej popularnych jest ocena pracownicza.

Jeśli system oceny pracowników ma dopiero pojawić się w firmie, konieczne jest odpowiednie opracowanie narzędzi, procedur oraz przygotowanie zatrudnionych osób. Istotne będzie zwrócenie uwagi na kulturę organizacyjną, aby dopasować działania do specyfiki firmy. Ważne jest także zastanowienie się dlaczego chcemy wdrożyć oceny pracowników. Do tego dobór metodologii, narzędzi, kryteriów. Etapów przez które musimy przejść jest wiele, ale jeśli odpowiednio przygotujemy się do wdrożenia, ocena i rozwój pracowników będą sprzyjały celom biznesowym firmy. A pracownicy chętniej będą uczestniczyć w tych procesach.

• Określ cel wdrożenia oceny pracowników
• Przyjrzyj się firmie
• Spójrz wstecz
• Wprowadzaj konkretne rozwiązania
• Dobierz narzędzia do oceny pracowników
• Postaw na komunikację wewnętrzną
• Zrób dobre pierwsze wrażenie

System ocen pracowniczych – jak podejść do tego krok po kroku?

Określ cel wdrożenia oceny pracowników

Zawsze jest jakiś powód, dzięki któremu zaczynamy myśleć o tym, że dobrze byłoby wdrożyć ocenę. Może być to spowodowane chęcią sprawdzenia poziomu kompetencji pracowników. Może być podyktowane problemami, które dostrzegasz w zespole – między ludźmi lub w zakresie realizacji zadań. Być może chcesz przygotować firmę do zbliżających się wyzwań. Wtedy potrzebujesz sprawdzić jakie kompetencje znajdują się już w zespole, a jakich jeszcze brakuje. Wdrożenie systemu ocen, tylko dlatego, że wydaje się nam, że to dobry pomysł, może sprowadzić nas na niewłaściwe tory.

Dobrze określony cel jest podstawą do tego, aby przejść przez kolejne etapy. Umożliwi nam wybranie odpowiedniej drogi wdrożenia, dobór narzędzi, czy sposobów działania. Cel zdeterminuje także podejście do tego zagadnienia oraz odpowiednie nazewnictwo. Być może będziemy tworzyć system ocen pracowników. A może zdecydujemy się na rozmowy rozwojowe lub budowanie kultury feedbacku?

Dlatego najpierw opracuj cel, na którym Ci zależy i do którego realizacji jest Ci potrzebny system ocen pracowników. Następnie ruszaj do kolejnych kroków. Bez tego działa się trochę po omacku i można popełnić wiele błędów na kolejnych etapach.

Przyjrzyj się firmie

Kiedy wiesz już dokąd zmierzasz, czas na kolejny krok. Jeśli pracujesz w danej organizacji dłuższy czas, na pewno posiadasz już dużą wiedzę na temat tego co ważne. Ale jeśli planujesz wdrożyć system ocen jako konsultant zewnętrzny lub jesteś w danej firmie od niedawana, warto przyjrzeć się całości bardziej wnikliwie. Poza tym, nawet jeśli jesteś częścią organizacji już dłuższy czas, zatrzymaj się na chwilę i przyjrzyj się raz jeszcze kulturze organizacyjnej, pracownikom, menedżerom.

Docelowo powinien stać się integralną częścią wszystkich działań, które prowadzicie, tak aby wspierał realizację celów biznesowych i aby pasował do Waszych wartości, ale też codziennych zasad, czy rytuałów. Jeśli w firmie funkcjonuje kultura feedbacku, a pracownicy są otwarci na informację zwrotną, będzie Wam dużo łatwiej. Jeśli udzielanie sobie informacji zwrotnej jest dla Was nowością, poza wdrożeniem systemu ocen, konieczne będzie wypracowanie w pracownikach gotowości do udzielania i odbierania feedbacku.

Warto włączyć pracowników w proces wyłapywania tego, co jest dla nich ważne, co cenią w firmie oraz na czym zależałoby im w zakresie informacji zwrotnej. Niezwykle kluczowe jest to jak przedstawimy powody, dla których wdrażamy systemy ocen pracowniczych, tak, aby osoby, dla których tworzymy te rozwiązania, czekały na nie i dostrzegały w nich szanse i możliwości, a nie zagrożenia. O tym szerzej przeczytacie w ostatnim punkcie.

Spójrz wstecz

Istotnym elementem, na którym ocena pracowników będzie się opierać jest spojrzenie wstecz. Warto sprawdzić czy wcześniej prowadzone były oceny, jeśli tak, to w jakiej formie oraz jak funkcjonowały w firmie. Jeśli były wdrożone jakieś rozwiązania i narzędzia, a pracownicy nie byli z nich zadowoleni, trzeba będzie odwołać się do ich doświadczeń z przeszłości i tak skonstruować nowe podejście oraz odpowiednio je przedstawić, aby zniwelować obawy. Brak wiedzy o tym jak wyglądają wcześniejsze firmowe doświadczenia z oceną, może spowodować, że powielimy błędy z przeszłości i wywołamy niepotrzebny opór pracowników.

Wprowadzaj konkretne rozwiązania

Jeśli wiemy dokąd zmierzamy oraz co działo się w firmie wcześniej, czas działać w zakresie wprowadzania konkretnych rozwiązań. Pod uwagę należy wziąć kilka obszarów. Po pierwsze ogólne podejście do rozwiązania, które wdrażamy, czyli częstotliwość oceny. Czy będzie to okresowa ocena pracownika, ocena roczna, kwartalna, a może ocena udzielana na bieżąco. Być może też w zakresie komunikowania tego narzędzia skupimy się bardziej na feedbacku niż ocenie?

Już sama nazwa niesie za sobą określony przekaz – czy bardziej koncentrujemy się na udzielaniu informacji zwrotnej, czy na ocenie? Nawet jeśli docelowo będziemy mówić o tych samych kompetencjach, czy podobnych zagadnieniach, to kwestia zakotwiczenia podejścia w głowach pracowników będzie kluczowa przy komunikowaniu narzędzia i wprowadzaniu go do organizacji.

Kolejna rzecz to wybranie metody oceny pracowników. Czy stawiamy na proces 180/270 czy 360 stopni, czyli jak szeroka ma być grupa osób oceniających? Poza tym jakie są kolejne kroki w procesie – kiedy jest czas na wypełnienie arkuszy, jak przebiega późniejsza rozmowa z przełożonym, kogo obejmujemy procesem oceny oraz co dzieje się później z wynikami, które otrzymujemy.

Następnie kryteria oceny pracownika – na czym będziemy się koncentrować: czy będzie to ocena kompetencji, czy ocena realizacji celów, a może podejście będące połączeniem tych dwóch elementów? Kolejna rzecz to dobór skali, aby pozwalała na obiektywną ocenę pracowników i wyciąganie wniosków.

Technicznych aspektów dotyczących oceny jest wiele, dlatego też tak istotny jest kolejny punkt dotyczący rozwiązania, które zbierze nam to wszystko w całość.

Dobierz narzędzia do oceny pracowników

Istotne jest, aby narzędzie pozwalało na realizację celów, które sobie stawiamy. Warto, aby było elastyczne, gdyż tylko przy takim założeniu mamy możliwość dopasowania rozwiązań do celów, oczekiwań, kultury organizacyjnej i możliwości. Kolejny istotny element to kompleksowość, tak, aby możliwe było zrealizowanie różnych rozwiązań – zarówno w zakresie celów, jak i kompetencji oraz przy zróżnicowanych zakresach dotyczących ilości grup oceniających. Dalej, nie bez znaczenia jest intuicyjność i łatwość obsługi. Pracownik powinien mieć komfort dokonywania oceny, a dział HR łatwość późniejszego wygenerowania raportów i wyciągania wniosków.

Postaw na komunikację wewnętrzną

Na koniec, tuż przed samym wdrożeniem, przychodzi czas na wewnętrzną promocję Twojego pomysłu. Istotne jest włączanie poszczególnych grup pracowników już od początkowych etapów. Ważne, aby mieli realny wpływ na kształtowanie narzędzia i aby czuli się częścią tego wdrożenia. To jest kluczowa zasada praktycznie każdej zmiany w obszarze HR – zawsze kiedy to możliwe włączać pracowników. Kiedy czują się współtwórcami, z większym prawdopodobieństwem zaangażują się w późniejsze działania. Chętniej będą korzystać z narzędzi i będą ambasadorami w grupie pozostałych pracowników.

Dobrze jest także przygotować kampanię informującą o tym wdrożeniu, tak aby zaciekawić pracowników. Zachęcić ich do aktywnego włączenia się w proces. Tutaj w zasadzie pole do działania jest nieograniczone. Warto pamiętać, aby wykorzystać takie podejście i narzędzia, które będą pasowały do naszej kultury organizacyjnej. Może być klasyczny mailing, ale możemy postawić także na plakaty z ciekawymi, zabawnymi, czy budzącymi zainteresowanie hasłami. Możemy przygotować tematyczny dzień poświęcony wdrożeniu, zaskoczyć pracowników upominkiem czekającym na nich na biurku.

Warto uruchomić wyobraźnię i poświęcić temu kilka chwil, gdyż pierwsze wrażenie, ocena pracownika będzie mogła zrobić tylko raz. Przy pracy zdalnej, czy działaniach online możemy włączyć także intranet, komunikatory, czy przekazywanie informacji przez platformę, z której będziemy korzystać w procesie oceny.

Zrób dobre pierwsze wrażenie

Aby to dobre wrażenie nie było tylko pustym efektem wow, pierwszy kontakt pracowników z oceną musi być także pozytywny. Nie chodzi tutaj o to jak wypadną w trakcie tego procesu, tylko jak będzie on przeprowadzony. Dlatego też konieczne jest odpowiednie przygotowanie menedżerów do tego, aby ocena była wartościowym elementem. Przełożony powinien wiedzieć jak ocenić pracownika, jak poprowadzić rozmowę rozwojową / oceniającą. Zatrudniona osoba ma wyjść z niej zmotywowana i gotowa do działania.

Menedżerowie nieprzygotowani do tej kluczowej w procesie roli często mają trudności z taką rozmową z pracownikiem. Poprowadzeniem tak, aby nie była rozliczaniem przeszłości, a spowodowaniem, aby osoba oceniana wyszła z chęcią do działania i wiedziała co robić. Równie istotna jest rozmowa z pracownikiem, który ma niskie wyniki, jak i z tym, który osiąga dobre rezultaty. Jeden i drugi potrzebuje motywacji do działania i to właśnie menedżer powinien mu pomóc ją odkryć.

To jest sedno oceny. I dlatego tak ważne jest, abyśmy tuż przed rozpoczęciem działań, poświęcili czas na przygotowanie przełożonych. Doskonale sprawdzą się tutaj szkolenia i warsztaty praktyczne, w trakcie których będą oni mieli możliwość przećwiczenia teorii w praktyce.

Warto pamiętać, że czas poświęcony na przygotowanie systemu ocen pracowników, zwróci się wielokrotnie. Jest podstawą do dobrego przygotowania wdrożenia, które będzie służyło nam na kolejne lata. Później można już zacząć działać i monitorować efekty oraz aktualizować podejście do tego procesu odpowiadając na zmieniające się okoliczności biznesowe.

System ocen pracowniczych Dolineo

System ocen pracowniczych Dolineo wspiera firmy w szybkim i intuicyjnym przeprowadzeniu oceny okresowej pracowników metodą 180 / 270 / 360 stopni. Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami i sprawdzenia w praktyce możliwości systemu ocen pracowniczych Dolineo.