Proces oceny okresowej pracownika

Wdrażając system i proces ocen pracowniczych i prowadząc regularne badania wśród pracowników, należy przestrzegać kilku reguł, które pozwolą uzyskać lepsze efekty podjętych działań. Poniższe wskazówki pozwolą Ci uniknąć typowych błędów i pozwolą dostarczyć obiektywnych danych, które przydadzą się organizacji.

Ile celów ocen okresowych formułować maksymalnie?
Jak dopasować rodzaje ocen i ich częstotliwość do potrzeb organizacji?
W jaki sposób wybrać te kompetencje lub efekty pracy, które są konieczne do zbadania? Czy powinny one być takie same w całej organizacji?
Jak powinna wyglądać skala ocen, by wyniki były zbieżne z celami oceny?
Co jaki czas warto weryfikować to, czy wdrożona ocena okresowa pracownika faktycznie działa i ułatwia zarządzanie pracownikami, i osiąganie celów biznesowych?
Jak przygotować przełożonych do badania podwładnych i współpracowników do badania kolegów?
Co zrobić, by pracownicy nie bali się oceny od szefa?
Jak i po co archiwizować dane z poprzednich ocen?
Czy warto tworzyć regulamin oceny i jak poinformować o nim swoich pracowników?
Jak przeprowadzać ewaluację procesu oceny pracowników.

1. Ustal maksymalnie trzy cele w procesie oceny okresowej pracownika

Formułując cele wdrożenia procesu oceny pracowników, firmom zdarza się ulegać złudzeniu, że metoda ta rozwiąże wszystkie problemy HR w firmie. Pozwoli administrować umiejętnościami, wyłoni talenty, usprawni zarządzanie celami. A także poprawi wydajność i efektywność pracy, da wskazówki dotyczące nagród i podwyżek, zbuduje zaangażowanie, zmotywuje, zapewni pracownikom dawkę potrzebnej informacji zwrotnej… I co jeszcze?!

Oczywiście ocena okresowa może pełnić te wszystkie funkcje, ale nie na raz i nie bez wsparcia innych narzędzi. Jeśli udzielamy pracownikom feedbacku tylko przy okazji oceny okresowej (i to jeszcze w jej rocznej formie) to potrzeba informacji zwrotnej na co dzień nadal będzie paląca. Zaangażowania też nie da się zbudować jedną akcją. Z drugiej strony za dużo celów sprawia, że zaczyna się on rozmywać – nie wiadomo co jest najważniejsze. A to w zależności od celów oceny okresowej dobieramy kompetencje do oceny.

Jeśli celem oceny ma być ich rozwój i zarządzanie talentami, skupiać trzeba się na potencjale pracownika. Jeśli premie, na zrealizowanych celach. Dlatego, by proces oceny okresowej był płynny i przynosił korzyści najlepiej zdecydować się na 2-3 cele, a w przypadku pozostałych elementów ocena może pełnić rolę pomocniczą.

2. Dopasuj rodzaj oceny pracowniczej i jej częstotliwość do dynamiki firmy

Ocena pracownika można realizować raz do roku, ale można też robić ją nieco częściej – co pół lub nawet co kwartał. Częstotliwość powinna być uzależniona od dynamiki firmy. Przy dużych i częstych zmianach, wysokiej rotacji, lepiej oceny okresowe wykonywać częściej. Z kolei, jeśli firma jest mocno sezonowa lub wprost przeciwnie – stabilnie realizuje niezmienne w czasie cele i targety, można ocenę wykonywać nieco rzadziej

Planujesz przeprowadzić okresową ocenę pracowniczą ale nie wiesz jak się do tego zabrać? A może już prowadzisz taki proces, ale chcesz go zautomatyzować lub zdigitalizować?

Pobierz bezpłatny pakiet:
ebook: “Feedback i ocena pracownicza. Praktyczny przewodnik” część 1 i 2
nagranie z webinaru eksperckiego: “Ocena pracownicza i feedback Jak je skutecznie przeprowadzić?”

Pobierz pakiet

3. Wybierz najważniejsze kompetencje

Tworząc siatkę kompetencyjną, łatwo ulec pokusie umieszczenia w niej zbyt wielu elementów – szeregu umiejętności, celów firmowych bądź osobistych.

Innym błędem tego typu jest też ocena zbyt wielu kompetencji np. wynikających z wartości firmy, u wszystkich pracowników. Na przykład chcemy, żeby wszyscy byli w firmie zaangażowani i grali zespołowo, więc oceniamy te parametry u wszystkich.

Nie!

Proces oceny pracownika nie może trwać w nieskończoność. Jeśli elementów do oceny będzie za dużo, to zamieni się ona w trwającą godzinę ankietę. O ile przy ocenie 180 stopni nie ma z tym problemu, o tyle przy 270 czy 360 stopni może okazać się, że każdy pracownik poświęca na ocenienie siebie lub kolegów 8-10 godzin. To ogromne koszty z perspektywy całej firmy.

Wadą zbyt długich ankiet jest też znużenie pracownika. Wykonanie rzetelnej oceny angażuje poznawczo i po 30-40 minutach takiej pracy, pracownik zaczyna odczuwać zmęczenie. Najczęściej przestaje się wtedy skupiać i po prostu „odhacza” kolejne punkty. To oznacza, że umieszczone pod koniec arkusza oceny kompetencje są ocenione z mniejszą uważnością. Ile zatem kompetencji badać?

Staraj się nie przekraczać 5 najważniejszych dla danego stanowiska.

Niekiedy warto również rozważyć świadome zrezygnowanie z profili kompetencyjnych przy niektórych stanowiskach. Zamiast kompetencji oceniać realizację zadań lub celów. Przy stanowiskach operacyjnych (np. pracownik produkcji czy personel sprzątający) nie ma niekiedy sensu budowanie profili kompetencyjnych. Zamiast rozpisywać np. dokładność pracownika, który szlifuje elementy na produkcji na listę zachowań potwierdzających poziom tej kompetencji, wystarczy ustalić normy ilościowe – np. w postaci dopuszczalnego procentu odpadów.

Tym, co zyskujemy jako organizacja, jest oszczędność czasu, większa przejrzystość oceny dla pracowników operacyjnych. Dodatkowo mamy możliwość większego skupienia się na pracownikach kluczowych.

4. Buduj jasną skalę i dopasuj ją do kultury firmy

Skale można budować na kilka sposobów:

Punktowo vs opisowo

Ocena punktowa (np. 1-5) wydaje się jasna, ale jednocześnie jest mocno uzależniona od osobistego rozumienia skali przez każdego z badanych. Nie wyjaśnia, co kryje się pod cyfrą 2 a co pod 3 i na czym ma polegać różnica w natężeniu danego zachowania. Jest też podatna na różnice kulturowe. Z kolei skala opisowa wymaga dłuższego przygotowania i precyzyjnych opisów. Najczęściej stosuje się skale łączone: punktowo – opisowe.

Skale opisowe również przybierają różne formy:

Opis zachowań. Opis tego jak w codziennej pracy przejawiają się dane kompetencje.
Opisanie częstotliwości zachowań. Wówczas ocenie podlegają nie kompetencje a zachowania, na które dana kompetencja jest rozbita. Np. spóźnienia się rzadko, często lub wyrażone w sposób konkretny ilościowo – spóźnił się mniej niż 5 w ciągu półrocza, spóźnił się ponad 20 razy. Przy częstotliwości zachowań pracownik powinien wiedzieć, jaki jest pożądany, oczekiwany poziom częstotliwości danego zachowania.
Opis poziomu spełnienia oczekiwań (np. nie spełnia oczekiwań, spełnia oczekiwania, przewyższa oczekiwania). Taka skala odnosi się jedynie do oczekiwań wobec pracownika, a nie jego rzeczywistego poziomu kompetencji. Pracownik również musi tu dostać jasną informację, jakie są oczekiwania wobec niego.

Parzysta vs nieparzysta ilość itemów

Przy wyborze nieparzystej ilości istnieje ryzyko tego, że osoby niezdecydowane, będą wybierać środkową zmienną (która wydaje się neutralna).

5. Sprawdzaj adekwatność systemu ocen przed każdym badaniem

Mając gotową siatkę kompetencji oraz skalę łatwo ulec złudzeniu, że wszystko mamy gotowe i wystarczy jedynie co określony czas wysłać kwestionariusz ocen do pracowników.

Każdorazowo, proces oceny okresowej powinien być zweryfikowany i ponownie sprawdzony w kontekście aktualnej sytuacji firmy i tego czy jej cele i priorytety nie uległy zmianie. Jeśli tak się stało, może istnieć konieczność aktualizacji siatki. W takiej sytuacji trzeba wszystkim pracownikom podać też informacje o zmianie, by mogli się należycie przygotować.

6. Proces oceny okresowej – przygotuj managerów do oceny i przeprowadzania rozmów

Połowa sukcesu to odpowiednie przygotowanie zespołu do wypełnienia ankiet i przeprowadzenia rozmów podsumowujących. Szkolenie managerów powinno obejmować:

Rozumienie każdego z kryterium oraz dokładnie omówienie skali ocen (zwłaszcza jeśli jest ona nieostra, typu „rzadko”, często”);
Sposoby gromadzenia informacji o podwładnym – tak, by przełożony zarówno miał pełny obraz tego, czym zajmuje się jego pracownik na co dzień. Ważne też, by zebrał listę konkretnych sukcesów i porażek z całego badanego okresu (a nie tylko z ostatniego miesiąca);
Wiedzę na temat najczęstszych uprzedzeń i błędów poznawczych, które pojawiają się w czasie oceny pracowniczej;
Sposoby na budowanie atmosfery bezpieczeństwa i spokoju na rozmowie oceniającej,
Prowadzenie rozmowy tak, by motywowała pracownika,
Aktywne słuchanie (którego niestety bardzo często brakuje).

Warto pracować z managerami grupowo, by mogli dzielić się swoimi doświadczeniami, obawami i sposobami na analizę pracy podwładnego.

7. Zredukuj lęk pracowników

Większość pracowników obawia się oceny. Nie ma w tym nic dziwnego. System ocen wzbudza w nas lęk już od najwcześniejszych lat szkoły, bo kojarzy się nam z nagrodami, ale i karami. Z hierarchizacją i tym, że będziemy porównywani do innych.

Pracowników należy zatem uspokoić i poinformować, jak przebiega cały proces oceny okresowej, dostarczając:

Informacji ogólnych na temat systemu oceniania pracowników, jaki wdrażamy w firmie (kto i kogo będzie oceniał, jak będzie wyglądał kwestionariusz, ile będzie trwał badanie). Np: Wdrażamy proces ocen okresowych. Co pół roku każdy z nas będzie wypełniał specjalny formularz, który pomoże nam zebrać informacje o efektach pracy i realizacji wyznaczonych zadań. Każdy pracownik będzie wypełniał kwestionariusz na swój temat (samoocena) oraz swojego przełożonego, a każdy szef na temat siebie i swoich podwładnych. Przykład kwestionariusza w załączniku. Jego wypełnienie zajmie około 20 minut.
Wiedzy na temat celów badania z perspektywy całej organizacji i poszczególnych działów. Trzeba to zrobić w sposób jasny, czytelny i zrozumiały. Bez górnolotnego słownictwa i niezrozumiałych terminów. Dane, które zbierzemy, pozwolą ocenić efektywność poszczególnych działów i mocne strony poszczególnych pracowników. Mogą przyczynić się do pojawienia się nowych możliwości rozwoju i poszerzenia kwalifikacji dla niektórych. Oceny mają przynieść korzyści zarówno firmie, jak i każdemu z nas.
Poczucia bezpieczeństwa. Pracownicy boją się, że wyniki dostaną się do kadr lub zostaną ujawnione kolegom, oraz że jeśli ocena będzie negatywna, zostaną pozbawieni premii, obniżona zostanie ich płaca, a nawet zostaną zwolnieni. Takie obawy bardzo mocno wpływają na zaangażowanie w ocenę i jej szczerość.

Trzeba ich uspokoić, ale jednocześnie założyć, że nie każdy dostanie dobrą ocenę. Dlatego warto od razu jasno przedstawić konsekwencje.

Po wypełnieniu formularzy kierownicy przeanalizują je i spotkają się z każdym pracownikiem na indywidualnej rozmowie. Uzyskana ocena jakości pracy będzie podstawą do podjęcia decyzji na temat dalszych zadań, szkoleń, planów. Nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia, ale będzie od niej zależeć 20% premii rocznej.

8. Zarchiwizuj dane z badania, wdrażaj automatyzację

To istotny element procesu, który pozwala obliczać wskaźniki efektywności oraz dostarcza danych na temat zatrudnionych. Dane z oceny pozwalają lepiej oceniać potencjał rozwojowy pracownika i mogą być podstawią do podjęcia decyzji o awansie, premii lub szkoleniu. Całościowo tworzą historię danego pracownika w jego miejscu pracy.

Jeśli korzystamy z systemu do ocen okresowych (takiego jak Dolineo), to dane będą archiwizowane przy każdym badaniu. Automatyzacja pozwala też na łatwe tworzenie raportów i zestawień. A jednocześnie mamy pewność, że dane są bezpieczne i nie dostaną się w niepowołane ręce.

Bardzo ważne jest, by zarówno samoocena pracownika jak i ocena, którą dokonał przełożony była dostępna dla obu stron, a jeśli nastąpi zmiana kierownictwa, również dla kolejnego lidera, który obejmie pieczę nad pracownikiem.

9. Pamiętaj o regulaminie (nie tylko dla HR)

Kodeks pracy nie wymaga od pracodawcy, by tworzył regulamin ocen okresowych. Jednakże warto go stworzyć by uniknąć ewentualnych problemów, na jakie może zostać narażone przedsiębiorstwo. Takimi mogą być oskarżenie o mobbing, dyskryminację lub niesprawiedliwe traktowanie ze strony ocenianego pracownika.

Regulamin ocen okresowych powinien uwzględniać takie elementy jak:

Wyjaśnienie tego, czym jest ocena (w kontekście danej firmy) i w jakim celu się ją realizuje,
Opis tego, jak przebiega weryfikacja kompetencji i celów,
Informacje, jaki wpływ ma wynik oceny na dalsze decyzje dotyczące karier pracowników (awans, podwyżkę, zwolnienie),
Opis procedury odwoławczej.

To co jest istotne z punktu widzenia prawa, to zadbanie o to, by cały proces był przejrzysty dla pracowników firmy. By zapewniał pracownikom działu zasobów ludzkich oraz całej firmie bezpieczeństwo prawne.

Informacje o regulaminie ocen warto dołączyć do arkusza oceny – np. w formie linku w systemie online, w którym prowadzimy badanie. Jeśli stosujemy tradycyjne papierowe arkusze regulamin można dołączyć do każdego z nich lub umieścić na czas ocen w gablotce firmowej.

10. Oceniaj (bezlitośnie) proces oceny okresowej

Nie bój się kontestować wniosków z oceny pracowników i poprawiać jej za każdym razem, kiedy ponownie będzie przeprowadzać ją Twoja organizacja. Ocena pracowników to proces – czyli zbiór wzajemnie powiązanych czynności, które mają dać określony efekt. Jeśli ten efekt nie jest zgodny z oczekiwaniami, to oznacza, że gdzieś coś po drodze nie funkcjonuje jak należy.

Ewaluacja procesu oceny pracowniczej powinna uwzględniać wszystkie jego elementy. Poczynając od wyboru celów, przez wybór metod i przedmiotu oceny, skali po czynnik ludzki, czyli samo przeprowadzenie procesu, przygotowanie managerów i pracowników.

Wypracowanie dobrze działającego procesu oceny okresowej, który będzie wspierał strategicznie zarząd i firmę to długotrwały, ale dający satysfakcję proces. Zrób go z Dolineo!