Obieg dokumentów
Podpisuj, potwierdzaj i zarządzaj dokumentami firmowymi w jednym miejscu. Bez papieru, bez chaosu w skrzynce mailowej.
Zdobyliśmy uznanie wielu znanych firm
Wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania dokumentami
Kompletne narzędzie do cyfrowego obiegu.
Podpis elektroniczny
Dokumenty do podpisu. Podpis widoczny zawsze jako ostatnia strona dokumentu.
Postęp w czasie rzeczywistym
Śledź postęp obiegu każdego dokumentu – ilu odbiorców podpisało, ile osób oczekuje, kto odrzucił i dlaczego.
Automatyczne powiadomienia
Alerty o oczekujących dokumentach, zakończeniu obiegu, odrzuceniu oraz przypomnienia o zbliżającym się terminie podpisu.
Potwierdzenie zapoznania
Pracownicy potwierdzają zapoznanie się z treścią dokumentu.
Terminy
Terminy podpisania dokumentów czy zapoznania się widoczne w systemowym kalendarzu.
Widok mobilny
Pełna funkcjonalność także na urządzeniach mobilnych – podpisuj i potwierdzaj dokumenty z telefonu gdziekolwiek jesteś.
Dokumenty organizacji i zespołu
Widok wszystkich dokumentów firmy bez względu na status.
Workflow akceptacji
Definiuj kategorie i przypisuj schematy przepływu. Możliwość wymagania podpisów w ustalonej kolejności.
Wszystko w jednym miejscu
Zarządzaj obiegiem dokumentów w jednym systemie – zlecaj do podpisu/zapoznania się, monitoruj przepływ.
TOP 3 korzyści z cyfrowego obiegu dokumentów
Wiesz zawsze, kto i kiedy podpisał
Każde działanie w obiegu dokumentów jest rejestrowane od momentu utworzenia, przez wyświetlenie, aż po podpis lub odrzucenie. Nic nie umknie Twojej uwadze.
System zbiera pełne logi systemowe. Masz wgląd w historię każdego dokumentu w dowolnym momencie.
Koniec z drukowaniem i skanowaniem
Jeden dokument może trafić do dziesiątek osób jednocześnie — bez konieczności organizowania spotkań, wysyłania maili z załącznikami czy fizycznego obiegu teczek.
Automatyczne przypomnienia pilnują terminów za Ciebie.
Dokumenty
Odrzucony dokument musi przejść ponowne workflow akceptacji — żaden etap nie jest pomijany, a Twoje procesy zawsze są zgodne z wewnętrznymi procedurami.
Funkcjonalności, czyli jak korzystać z modułu Obieg dokumentów
Moje dokumenty – wszystko pod ręką
Każdy pracownik ma własne centrum zarządzania dokumentami
Zarządzaj uprawnieniami
Moduł obiegu dokumentów został zaprojektowany z myślą o ochronie danych i pełnej kontroli dostępu. Definiuj kto może zarządzać modułem, kto ma dostęp do dokumentów organizacji, a kto widzi wyłącznie własne dokumenty. Każde zdarzenie jest rejestrowane.
Zarządzanie obiegiem – Ty ustalasz reguły
Z poziomu zakładki Zarządzanie obiegiem definiujesz kategorie dokumentów i przypisujesz do nich schematy akceptacji.
Możesz włączyć lub wyłączyć wymaganie kolejności podpisów.
Żaden termin Cię nie zaskoczy
Automatyczny system powiadomień informuje wszystkich uczestników obiegu na każdym etapie procesu.
Oczekujący dokument do podpisu
Natychmiastowe powiadomienie przy przydzieleniu dokumentu
Zakończenie obiegu dokumentu
Autor dostaje potwierdzenie, gdy wszyscy podpisali
Odrzucenie dokumentu
Alert dla autora z komentarzem od osoby odrzucającej
Automatyczne przypomnienia
Alerty na X dni przed upływającym terminem zapoznania się/podpisu.
Wszystkie dokumenty widoczne z dashboardu
Nowy blok na dashboardzie pokazuje licznik dokumentów oczekujących na Twoją reakcję — bez potrzeby wchodzenia do modułu.
Co zyskujesz dzięki cyfrowemu obiegowi?
80%
Krótszy czas obiegu dokumentów w porównaniu do tradycyjnego procesu papierowego.
3x
Szybsza akceptacja regulaminów i polityk firmowych dzięki grupowemu podpisowi elektronicznemu.
100%
Pełny monitoring procesu — każde działanie jest rejestrowane, żadna akceptacja nie ginie.
Cyfrowy obieg dokumentów — dlaczego to konieczność dla nowoczesnej firmy?
Obieg dokumentów to jeden z najbardziej czasochłonnych procesów w każdej organizacji. Drukowanie, skanowanie, wysyłanie mailem, pilnowanie terminów, ręczne archiwizowanie — każdy z tych kroków generuje ryzyko błędu, opóźnień i utraty kontroli nad dokumentem.
Moduł Obiegu dokumentów w Dolineo eliminuje te problemy, przenosząc cały proces do środowiska cyfrowego. Pracownicy podpisują dokumenty elektronicznie, potwierdzają zapoznanie się z ich treścią, a administratorzy mają wgląd w postęp każdego obiegu w czasie rzeczywistym.
Dzięki możliwości definiowania kategorii dokumentów i schematów akceptacji, proces jest w pełni dostoswany do struktury Twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o regulaminy wewnętrzne, aneksy do umów czy polityki bezpieczeństwa — każdy typ dokumentu może mieć własną ścieżkę akceptacji, z opcjonalną kolejnością podpisów.
Pełne logi systemowe i szczegółowe raporty sprawiają, że moduł spełnia wymagania compliance i jest gotowy na audyt w każdej chwili. To rozwiązanie dedykowane dla HR Managerów, Dyrektorów operacyjnych oraz właścicieli firm, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad dokumentami pracowniczymi.