Według badań wyszukiwanie i zbieranie informacji zajmują pracownikom ok. 20% ich tygodniowego czasu pracy. Wiedza bardzo często jest rozproszona, trudna do zlokalizowania. Zapewnij swojemu zespołowi centralne i uporządkowane miejsce, w którym szybko odnajdą wszystkie niezbędne do pracy materiały, bez konieczności angażowania innych osób. Zaoszczędzony czas, będą mogli przeznaczyć na wykonywanie konkretnych obowiązków.
Co zyskasz tworząc wewnętrzną bazę wiedzy?
Włącz pracowników w proces budowania wewnętrznej bazy wiedzy, wyznaczaj ekspertów odpowiedzialnych za poszczególne obszary, produkty czy procedury. Pamiętaj, że poczucie przynależności do firmy, wspólnego celu – zwiększy ich zaangażowanie, a zaangażowany pracownik jest dużo bardziej efektywny. Zwiększysz też szansę, iż zostanie w firmie na dłużej.
Często ważne informacje zlokalizowane są w głowach najbardziej doświadczonych pracowników, a zawsze istnieje ryzyko ich odejścia oraz utracenia ich cennej wiedzy. Budując wewnętrzną bazę wiedzy unikniesz tego problemu, gdyż każda procedura, projekt, produkt zostaną w pełni opisane i udokumentowane. Umożliwi to też prostsze i szybsze przekazywanie informacji innym pracownikom.
Każdy pracownik, niezależnie od działu czy lokalizacji, będzie miał dostęp do tych samych informacji. Unikniesz tym samym sytuacji, w której jeden zespół stosuje np. konkretne standardy obsługi klienta, a drugi zupełnie inne, przez co klient może czuć się zagubiony i niejednokrotnie zniechęcony. Spraw, aby wszyscy mówili jednym językiem.
Baza wiedzy na Dolineo jest dostępna dla pracownika w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Platforma jest również w pełni responsywna, co oznacza, że można z niej korzystać także na urządzeniach mobilnych typu smartfon czy tablet.
Posiadanie bazy wiedzy znacząco obniży koszty. Pracownicy będą spędzać mniej czasu na poszukiwaniu różnego typu informacji czy materiałów, nie będą też musieli angażować do tego współpracowników. W efekcie osiągną większą produktywność, a także podniosą jakość swojej pracy.
Funkcjonalności, czyli jak krok po kroku stworzyć bazę wiedzy
Stwórz kategorie
Z poziomu kreatora możesz utworzyć kategorie oraz podkategorie – tak, aby pracownicy jak najszybciej mogli odnaleźć niezbędne im pliki.
Udostępnij materiały
Dodawaj artykuły w kategoriach, korzystaj z różnych form przekazywania wiedzy: treści, grafiki, infografiki PDF, Word, Power Point, wideo).
Wyznaczaj opiekunów
Wyznaczaj wewnętrznych ekspertów, którzy będą odpowiedzialni za swój obszar. Ich zadaniem będzie dbanie o aktualność wiedzy tam zawartej.
Przypisz pracowników
Nadawaj uprawnienia i dostępy dla wszystkich pracowników (np. pliki kadrowe), grupy pracowników (np. wzory ofert przede wszystkim dla handlowców) czy pojedyncze osoby, tak aby każdy miał dostęp do wiedzy, która jest mu niezbędna na co dzień.
Informuj o nowych materiałach
Wysyłaj powiadomienia mailowe lub systemowe z informacją o nowym artykule, bądź jego aktualizacji. W prosty sposób zadbasz o wewnętrzną komunikację i szybko poinformujesz o nowościach czy zmianach np. produktowych.
Zobacz, co o platformie Dolineo mówią jej użytkownicy
Dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Agencja Rozwoju Przemysłu S.A.
„W naszej organizacji znajduje się wielu ekspertów z unikalną wiedzą i kompetencjami, którymi chcą się dzielić w celu rozwoju innych pracowników. Dzięki narzędziom w Dolineo możemy tworzyć testy, ankiety oraz szkolenia e-learningowe, co wspiera wymianę wiedzy. Wierzę, że to kolejny i słuszny krok w budowie bazy wiedzy, tak ważnej dla każdej organizacji.”
Krzysztof Pol
Trener, Edison Energia S.A.
„Co więcej, każdy z działów firmy: Realizacji, Obsługi Klienta, Wsparcia Sprzedaży, Audytu, a także Sprzedaży z pomocą systemu przekazuje swoim zespołom informacje na temat m.in. procedur czy produktów poprzez udostępnienie różnego typu materiałów.”
Barbara Garuch
Specjalista ds. szkoleń, Grupa Familijna
„Na platformie Dolineo odnaleźliśmy rozwiązania, których potrzebowaliśmy – m.in. kreator szkoleń H5P, który umożliwia nam samodzielne tworzenie szkoleń e-learningowych, czy strefa własna, w której możemy umieszczać dowolne pliki. System ułatwia odświeżanie wiedzy pracowników z dłuższym stażem, a jeśli pojawiają się jakieś wątpliwości odnośnie oferty czy standardów – wszelkie niezbędne informacje dostępne są zawsze na platformie.”