Adaptacja nowego pracownika - proces i narzędzia

Adaptacja nowego pracownika to dużo więcej niż wypełnienie dokumentów, nadanie uprawnień i zapoznanie z nowym miejscem pracy. To ważny proces, który może przesądzić o pozostaniu pracownika w organizacji, jego samopoczuciu i zaangażowaniu przez cały okres zatrudnienia. Dlatego warto przyjrzeć się mu bliżej.

Na czym polega proces adaptacji nowego pracownika
Skutki braku właściwego procesu adaptacji nowego pracownika
Proces adaptacji pracownika – czas ma znaczenie
Etapy adaptacji nowego pracownika
Platforma Dolineo jako narzędzie adaptacji pracowniczej

Na czym polega proces adaptacji nowego pracownika

Adaptacja nowych pracowników, nazywana także onboardingiem (od ang. on board – na pokładzie), to proces wdrożenia pracownika do nowych obowiązków. Eksperci¹ uznają go za jeden z najważniejszych procesów wewnętrznych, najczęściej zarządzanych przez HR. Jego celem jest wsparcie nowej osoby w odniesieniu sukcesu w obejmowanej przez nią roli. To także ważny moment (tzw. „Moment that Matters”), w którym pracownik integruje się ze swoją nową firmą i jej kulturą organizacyjną, nawiązując relacje i otrzymując wszelkie narzędzia, które są mu potrzebne w nowym miejscu.

Skutki braku właściwego procesu adaptacji nowego pracownika

Choć sprawna i skuteczna adaptacja pracownika wydaje się być kluczem do sukcesu każdej organizacji, pracodawcy rzadko traktują ją jako proces strategiczny. Aż 36% firm nie posiada żadnego procesu onboardingowego². Niedawne badania Gallupa³ pokazały, że zaledwie 12% pracowników jest w pełni zadowolonych ze swojego procesu wdrożenia. To niepokojące statystyki, ponieważ skutki zaniedbań w tym obszarze mogą mieć poważne konsekwencje.

Najważniejsze skutki braku efektywnego procesu adaptacji nowego pracownika:

Niska retencja pracowników – aż 20% osób rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 45 dni. To często efekt negatywnych odczuć, braku poczucia bezpieczeństwa i zaopiekowania w pierwszych tygodniach po zatrudnieniu. Złe pierwsze wrażenie trudno zniwelować. Skutkiem niewłaściwej adaptacji jest konieczność ponownej rekrutacji i ponoszenie dodatkowych kosztów (rekrutacji i przestoju na miejscu pracy). Z drugiej strony, aż 69% pracowników, którzy wynieśli dobre doświadczenia z procesu wdrożenia, jest skłonnych pozostać w swojej firmie przez trzy lata. Oznacza to, że właściwa procedura wprowadzenia nowego pracownika może skutecznie zwiększyć retencję.
Niska produktywność pracowników – pracownicy firm, w których nie funkcjonuje żadna procedura adaptacyjna, mogą być aż o 50% mniej produktywni niż w firmach ze standardowym procesem onboardingowym. To kolejne straty finansowe, których można uniknąć, odpowiednio wdrażając pracownika w nowe obowiązki.
Słabe więzi społeczne – podjęcie pracy i adaptacja do nowych warunków są zawsze trudne, bez względu na doświadczenie zawodowe czy kompetencje komunikacyjne zatrudnianego pracownika. Nowym osobom często towarzyszy poczucie zagubienia i osamotnienia. Dobrze zaplanowany proces adaptacji może zredukować stres i przyspieszyć integrację z innymi członkami zespołu, pozytywnie wpływając na samopoczucie i komfort pracy. Eksperci podkreślają wręcz, że głównym celem procesu adaptacji powinno być budowanie relacji, aby nowy pracownik czuł się bezpiecznie i pewnie w sytuacjach, kiedy potrzebuje wsparcia bardziej doświadczonych współpracowników.
Błędy popełniane przez pracowników – zaledwie 29% nowo zatrudnionych osób czuje, że jest w pełni przygotowana do samodzielnego pełnienie swojej roli zawodowej, nawet po przejściu procesu wdrożenia. Jeśli onboarding jest powierzchowny lub nie ma go wcale, statystyki są zapewne jeszcze niższe. Nowi pracownicy mogą popełniać drobne lub poważne błędy lub opóźniać działania firmy.
Niski poziom zaangażowania pracowników – osoby, które nie czują się częścią zespołu, a jednocześnie nie mają pełnej wiedzy, jak dobrze wykonywać swoją pracę, stają się nie tylko mniej wydajne, ale z czasem mniej zaangażowane. Nie czują się częścią większej całości, co powoduje brak poczucia przynależności. Ponadto brak „opieki” w trudnym okresie wdrażania do pracy daje pracownikowi jasny sygnał, że pracodawca się o niego nie troszczy i nie widzi jego potrzeb. Stąd już tylko krok do obniżenia motywacji i braku chęci zaangażowania w coś więcej, niż podstawowy zakres obowiązków.

Zapisz się do Newslatte Dolineo
i odbierz podwójny BONUS

Otrzymasz bezpłatnie dwa przewodniki oraz co dwa tygodnie esencję dotyczącą świata HR w Polsce i na świecie, wykorzystania narzędzi L&D w firmach, onboardingu, feedbacku i oceny pracowniczej.

SMART jest administratorem Twoich danych. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności
i Regulaminie. Przejście dalej jest potwierdzeniem zapoznania się i akceptacją warunków Regulaminu.

Adaptacja nowego pracownika – czas ma znaczenie

Ile powinien trwać proces adaptacji nowego pracownika? Eksperci, podpierając się badaniami, uważają, że dobry onboarding trwa co najmniej rok. Podkreślają także, że aby adaptacja w pełni wspierała budowanie zaangażowania, powinna być dopasowana do potrzeb organizacji i pracowników. Często oznacza to wydłużenie procesu o kolejne kilka miesięcy. Coraz większą popularność zyskuje także „continous onboarding”, czyli podejście, w którym zawiera się indywidualna ścieżka rozwoju każdego pracownika.

Etapy adaptacji nowego pracownika

Adaptacja nowych pracowników to złożony i wieloetapowy proces. Przygotowując plan wdrożenia warto uwzględnić różne grupy pracowników, zwracając uwagę na:

charakter pracy wdrażanych osób (zdalna, stacjonarna, biurowa etc.) oraz ich wiedzę i umiejętności w momencie zatrudnienia,
złożoność procesów wewnętrznych w organizacji,
ilość wiedzy, jaką musi nabyć wdrażany pracownik,
możliwości logistyczne i organizację czasu pracy (np. możliwość zastąpienia pracownika podczas szkoleń),
dostępność osób zaangażowanych w adaptację nowych pracowników (pracownicy działów HR i L&D, menadżerowie, mentorzy, współpracownicy),
budżet onboardingowy.

Zazwyczaj proces adaptacji dzieli się na pięć etapów, które warto szczegółowo zaplanować. Każdy z nich jest tak samo ważny.

Etap 1. Preonboarding

Proces adaptacji nowego pracownika powinien rozpocząć się już w momencie podjęcia decyzji o jego zatrudnieniu. W czasach, kiedy to pracodawcy ubiegają się o najlepszych specjalistów na rynku, pierwsze wrażenie związane z nowym pracodawcą może być znaczącym elementem wzmacniającym zaangażowanie. Warto więc zadbać o dobrą komunikację zatrudnianej osoby z działem HR. Poinformować pracownika o poszczególnych krokach i dopełnić jak najwięcej formalności, jeszcze przed pojawieniem się go w miejscu pracy. Na tym etapie można przekazać dokumenty, a nawet zapoznać go z firmą i zespołem. To sprawi, że pierwszy dzień pracy nie jest poświęcony wypełnianiu stosu formularzy. Będzie za to poświęcony budowaniu relacji, poznawaniu kultury organizacyjnej i nowych obowiązków.

Etap 2. Pierwsze dni adaptacji

Pierwsze dni pracy to nie tylko moment dopełniania formalności i poznawania firmy. To okazja do pokazania pracownikowi, że jest w firmie mile widziany i potrzebny. Wymaga to jednak dobrej organizacji, w tym m. in:

przygotowania „pakietu powitalnego”. Może zawierać mapę firmy, jej strukturę, dane kontaktowe najważniejszych osób i upominek powitalny,
wyznaczenia opiekuna nowej osoby (buddy). Będzie on jej przewodnikiem w meandrach korporacyjnych zawiłości i/lub mentora,
przygotowania stanowiska pracy i narzędzi – biurko, laptop czy telefon w pracy biurowej to podstawa. Identyfikator czy lista narzędzi i haseł dostępu do wszelkich systemów IT są równie ważne,
zaplanowania spotkań z kluczowymi członkami zespołu, przełożonymi, przedstawicielami innych działów, a nawet zarządem. Kawa z dyrektorem to wspaniały pomysł na wzmocnienie i docenienie nowego pracownika.
zaplanowania szkoleń i całego procesu adaptacji.

Etap 3. Wdrożenie do pracy

Ten punkt jest czasem utożsamiany z całym procesem adaptacji nowych pracowników. Tzw. orientacja (ang. orientation) to zapoznanie z wszelkimi regulaminami, procedurami i obowiązkami. To ważny element, pozwalający pracownikowi wykonywać pracę bezpiecznie i zgodnie z zasadami i oczekiwaniami, a także wewnętrzną polityką firmy. To czas szkoleń wstępnych (w tym BHP), podczas których pracownik lepiej poznaje firmę, jej historię, misję i cele. W zależności od potrzeb i charakteru pracy może trwać jeden lub kilka dni. Jednakże szkolenia z istotnych zasad czy procedur warto powtarzać lub przekazywać wiedzę stopniowo (np. z pomocą krótkich szkoleń e-learningowych).

Etap 4. Adaptacja na stanowisku pracy

Ten etap to nie tylko poznanie obowiązków i zadań. To także głębsza integracja ze współpracownikami i kulturą organizacyjną firmy. To czas nauki (np. poprzez shadowing – „śledzenie” osoby na podobnym stanowisku pracy), zadawania pytań, doszkalania, wyznaczania celów i ich weryfikacji, dawania i udzielania informacji zwrotnej. Wdrożenie do nowej roli trwa co najmniej kilka miesięcy i nie da się tego etapu adaptacji zamknąć w konkretnych ramach czasowych. Podejście długoterminowe i uważność na nowego pracownika pozwalają stopniowo wzmacniać jego zaangażowanie, podnosić wydajność i niwelować trudności.

Etap 5. Integracja z organizacją

Przemyślany i rozłożony w czasie proces adaptacji nowego pracownika buduje jego poczucie przynależności do firmy. Dzieje się tak, kiedy w procesie onboardingu uwzględnia się stałą potrzebę wzmacniania relacji formalnych i nieformalnych. Bierze pod uwagę budowani sieci społecznej, udzielanie informacji zwrotnej i ciągłe uczenie się, które dają poczucie większego celu. Trudno tu postawić jasną granicę pomiędzy procesami rozwojowymi i wdrożeniowymi. Coraz częściej mówi się o tym, że pracownicy są w ciągłym procesie adaptacji, przez całe swoje życie w organizacji.

Platforma Dolineo jako narzędzie adaptacji pracowniczej

Złożoność i długoterminowość skutecznej adaptacji pracowników nie oznacza, że musi być to proces skomplikowany. Dolineo pomaga go uporządkować i uprościć. Staje się on wówczas jednym z kluczowych elementów kształtowania pozytywnych doświadczeń cyfrowych pracowników. Dzieje się to z pomocą co najmniej kilku kluczowych funkcjonalności, ważnych z punktu widzenia pracownika i osób zarządzających procesem (HR, przełożony, L&D).

Funkcjonalności Dolineo:

Gotowe szablony ścieżek onboardingowych, które mogą służyć jako podstawa adaptacji pracownika w każdej firmie lub jako inspiracja do stworzenia własnego procesu.
Możliwość zindywidualizowania ścieżek onboardingowych, w zależności od stanowiska i potrzeb pracownika.
Zebranie w jednym miejscu wszystkich informacji potrzebnych pracownikowi do sprawnego funkcjonowania w organizacji. Daje mu to możliwość zajrzenia do nich w każdej sytuacji (także podczas pracy z domu lub w podróży służbowej).
Łatwe dzielenie się materiałami oraz szybka i bezpieczna ich aktualizacja.
Dostęp do szerokiej bazy zróżnicowanych, angażujących, atrakcyjnych wizualnie i treściowo szkoleń online.
Zaawansowana analityka – rozbudowany moduł raportowania. Pozwala śledzić postępy pracowników na bieżąco i dopasowywać proces adaptacji do ich potrzeb.

Relacje są ważne

Eksperci podkreślają, że proces adaptacji nowych pracowników we współczesnych firmach powinien być budowany bardziej wokół wzmacniania relacji i poprawy samopoczucia pracowników, niż formalności i procedur. Formalny aspekt zatrudnienia oraz szkolenia są jednak nadal bardzo ważne. Warto jednak pamiętać, że to właśnie relacje pozwalają poczuć się częścią większej całości. Dają poczucie bezpieczeństwa, zachęcają do dalszej nauki, a w efekcie przyczyniają się do szybszego wdrożenia do nowych obowiązków.