Jak zmniejszyć rotację pracowników?

Rotacja pracowników jest zjawiskiem naturalnym, a czasem nawet wskazanym – nowi pracownicy wnoszą do firmy różnorodne doświadczenia i świeże podejście. Rosnące lub stale wysokie wskaźniki rotacji pracowników to jednak niepokojący sygnał, któremu warto się przyjrzeć. Jak to zrobić, na co zwrócić uwagę i jak zmniejszyć rotację pracowników?

• Czym jest rotacja pracowników?
• Kiedy rotacja staje się problemem
• Konsekwencje wysokiej rotacji pracowników
• Jak zmniejszyć rotację pracowników

Rotacja pracowników to jeden z ważniejszych wskaźników HR, określający przede wszystkim:

Coraz bardziej zaawansowane narzędzia analityki HR pozwalają firmom zbierać szczegółowe dane na temat rotacji. Ogólny wskaźnik rotacji, który określa, ilu pracowników odchodzi lub jest zwalnianych w określonym czasie, nie wystarcza do wyciągnięcia właściwych wniosków. W zależności od potrzeb i wewnętrznej sytuacji organizacje mogą sprawdzać:

Im organizacja ma bardziej kompleksowe podejście do tego wskaźnika, tym więcej wniosków może wyciągnąć i bardziej skutecznie zmniejszyć rotację pracowników.

W zależności od okoliczności, wyróżniamy rotację dobrowolną i zainicjowaną przez pracodawcę (wymuszoną). Najczęściej jest to zwolnienie lub nieprzedłużenie umowy o pracę. Rotację dobrowolną dzielimy na:

Rotacja to proces wymiany pracowników w ramach jednej organizacji, który jest zjawiskiem naturalnym. Dane z rynku pracy w Polsce wskazują, że najczęściej pracownicy odchodzą ze względu na przejście na rentę lub emeryturę, zakończenie pracy na czas określony oraz rozwiązanie umowy z inicjatywy pracodawcy. Jeśli jednak wskaźniki rezygnacji pną się w górę, a firma odczuwa ich konsekwencje, oznacza to potrzebę zmniejszenia rotacji pracowników i wdrożenia działań naprawczych.

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników destabilizuje działania operacyjne i kulturę organizacyjną firmy. Dla pracodawców oznacza konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z rekrutacją (szacuje się, że jest to ok. 33% rocznego wynagrodzenia), opóźnieniem realizacji zadań wykonywanych przez odchodzącego pracownika i przeszkoleniem nowej osoby. To wszystko wpływa na wynik finansowy.

Podjęcie działań zmniejszających zbyt wysoką rotację pracowników jest konieczne, kiedy firma odnotowuje dodatkowo:

W raporcie firmy Work Insitute, która od kilkunastu lat bada rotację pracowników w Stanach Zjednoczonych, w 2023 roku pracownicy najczęściej odchodzili z następujących powodów:

1. brak możliwości rozwoju, awansu lub poczucia bezpieczeństwa w firmie;
2. nadmierny stres, spowodowany brakiem odpowiednich narzędzi wewnętrznych, w tym szkoleń produktowych czy stanowiskowych;
3. niedostateczne benefity płacowe;
4. opieka nad dziećmi lub osobami starszymi, a także zdrowie własne;
5. brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym;
6. zmiana miejsca zamieszkania;
7. słabe kompetencje liderskie przełożonych;
8. niska kultura organizacyjna, brak różnorodności, rozbieżne wartości lub słaba jakość relacji między pracownikami.

Na niektóre z tych czynników, np. zmianę miejsca zamieszkania czy chorobę, pracodawcy nie mają wpływu. Na inne – wręcz przeciwnie. Zatem jak zmniejszyć rotację pracowników? Podajemy 11 wskazówek.

Wynagrodzenie jest kluczowym elementem, na który zwracają uwagę pracownicy. Badania wskazują, że dla 67 % osób poszukujących pracy, głównym czynnikiem motywującym są zarobki oraz system premii i benefitów. Zbyt niskie wynagrodzenie w stosunku do konkurencji podnosi ryzyko rezygnacji i utraty najcenniejszych pracowników.

1. Wykonaj badanie rynku wynagrodzeń dla Twojej branży – sprawdź dostępne statystyki płac zasadniczych, całkowitych i benefitów pozapłacowych.
2. Przeprowadź badanie pulsowe/ankietę wśród pracowników dotyczące potrzeb w zakresie benefitów pozapłacowych i przeanalizuj, w jakim stopniu firma może odpowiedzieć na te potrzeby. 

Prawie jedna trzecia badanych pracowników, którzy nie widzą dla siebie możliwości rozwoju w swojej firmie, rozważa rezygnację z pracy. Nie chodzi tu jedynie o awans i wspinanie się po szczeblach struktury organizacyjnej. Pracownikom zależy także na rozwoju osobistym i poszerzeniu kompetencji i wiedzy. Aż 91% badanych pracowników stwierdziło, że możliwość uczenia się w pracy jest dla nich ważna. Chcą także rozwijać się zawodowo, podejmując się pracy na innych stanowiskach. Kluczem do zmniejszenia rotacji pracowników staje się stworzenie i realizacja skutecznej polityki Learning & Development, właściwe zarządzanie talentami oraz zaplanowanie wewnętrznych ścieżek kariery dla poszczególnych kategorii stanowisk.

1. Zbadaj, w jakim stopniu strategia L&D odpowiada na potrzeby pracowników. Czy firma oferuje im dostęp do szerokiego zakresu szkoleń wewnętrznych, obejmujących zarówno rozwój zawodowy, jak i osobisty? Czy wiesz, co na ten temat sądzą pracownicy? Jeśli nie znasz odpowiedzi na te pytania, zrób badanie potrzeb szkoleniowych.
2. Jeśli w Twojej firmie sukcesja i awanse wewnętrzne są rzadkością, zaangażuj najcenniejszych pracowników w procesy szkoleniowe – pozwól im dzielić się wiedzą i doświadczeniem z mniej doświadczonymi pracownikami.
3. Zwróć uwagę na statystyki rotacji w grupie nowozatrudnionych pracowników – jeśli są wyższe niż dla innych grup, przyjrzyj się procesowi onboardingu i wdróż działania naprawcze.

Podpowiedź: świetnym narzędziem do wykorzystania we wszelkich działaniach L&D są platformy e-learningowe, takie jak Dolineo. Przenosząc np. proces onboardingu do świata online, co umożliwią Ci takie systemy czy projektując w nich firmowe ścieżki rozwoju, możesz znacząco zmniejszyć rotację i koszty zatrudnienia.

Pracownicy, którzy nie czują się doceniani, trzykrotnie częściej szukają możliwości zmiany pracy. Eksperci z Harvard Business Review wskazują na co najmniej 5 sposobów wyrażenia uznania przez pracodawcę:

Twórz kulturę organizacyjną, której ważną częścią jest docenianie pracowników.

Żeby ograniczyć rotację pracowników, warto przyjrzeć się, w jakim stopniu pracownicy są obciążeni pracą oraz czy wykonują swoje obowiązki po godzinach (i z czego to wynika). Często przyczyną nie jest niewłaściwe zarządzanie czasem, ale zła organizacja pracy i nadmiar obowiązków. U pracowników pozostawionych samych sobie, bez zrozumienia i wsparcia ze strony przełożonych i organizacji (np. w postaci odpowiednich systemów IT, nowoczesnego sprzętu etc.), rośnie poziom frustracji i stresu. Stąd już tylko krok do rezygnacji i poszukania lepszego pracodawcy.

Zbadaj poziom stresu i przeciążenia wśród pracowników – sprawdź, jak często nie wyrabiają się z podstawowymi zadaniami w godzinach pracy i co, według nich, należy zrobić, żeby usprawnić organizację. Słuchaj i bądź otwarty na sugestie.

Na rotację ma wpływ wiele czynników. Jednym z kluczowych, które popychają pracowników do rezygnacji, jest złe samopoczucie w miejscu pracy oraz toksyczne relacje ze współpracownikami i przełożonym. Dobra atmosfera to jeden z ważniejszych czynników, które mogą wpłynąć na zmniejszenie rotacji pracowników. Problem w tym, że buduje się ją latami, a można zniszczyć w krótkiej chwili. Jak tego uniknąć?

1. Bądź uważny na sygnały płynące od pracowników – podziały, konflikty, izolowanie się niektórych członków zespołu, etc.
2. Wprowadź jasne zasady dotyczące kultury organizacyjnej i pożądanych wartości w firmie.  
3. Wprowadź szkolenia w zakresie kompetencji miękkich, np. związanych ze stawianiem granic, rozwiązywaniem konfliktów, asertywności etc.
4. Wspieraj rozwój kompetencji liderskich menadżerów – regularne szkolenia, coaching, mentoring.

Zmniejszenie rotacji pracowników to złożony proces, w którym należy zachować nieustanną uważność na przyczyny odejść pracowników, ale także potrzeby i problemy, jakich doświadczają w trakcie zatrudnienia. Kluczem do sukcesu jest tu regularne zbieranie danych, ale także wyciąganie właściwych wniosków i podejmowanie działań profilaktycznych i naprawczych. Nieocenionym wsparciem w tym zakresie są nowoczesne systemy wspierające procesy HR, od onboardingu, przez szkolenia i ścieżki rozwoju, po ocenę i feedback.