Onboarding pracownika - czym jest i jak go zaplanować?

Czy zastanawiałeś(-aś) się kiedyś w jaki sposób możesz zoptymalizować proces wdrażania nowych pracowników? Jako optymalizację rozumiemy tutaj skrócenie czasu adaptacji oraz zmniejszenie związanych z tym kosztów, ale także zwiększenie jej efektywności. Dobrze przeprowadzony onboarding zachęca nowych pracowników do zaangażowania w sprawy firmowe już od pierwszych dni!

Czym jest onboarding nowego pracownika?

Znalezienie odpowiedniego kandydata do zespołu to tylko początek budowania zgranego i współpracującego teamu. Adaptacja nowo zatrudnionej osoby to nic innego jak proces integracji nowego pracownika z firmą i jej kulturą, wdrożenie go w szeroko rozumiane środowisko firmowe i panujące zasady. Jednym zdaniem, jego celem jest wprowadzenie pracownika do firmy tak, by stał się produktywnym członkiem zespołu, poprzez m.in. przekazywanie usystematyzowanej i, najlepiej, dostępnej w jednym miejscu wiedzy np. intranecie lub systemie do wspierania rozwoju (platforma LMS).

Dlaczego onboarding pracownika jest ważny?

Najlepiej istotę ważności onboardingu pokazują badania* mówiące o tym, że aż 69% pracowników po efektywnie przeprowadzonym onboardingu pozostaje w organizacji przez minimum 3 lata. Tym samym rośnie retencja pracowników – zatrzymujemy najlepszych w naszej organizacji oszczędzając tym samym czas i pieniądze na przeprowadzenie kolejnych rekrutacji. Odpowiednie wdrożenie pracownika w obowiązki i kulturę organizacyjną, sprawienie, by od pierwszych chwil poczuł się mile widziany, pozwoli mu na efektywną pracę i poczucie się częścią firmowej społeczności. Efektywny onboarding to także pierwszy krok do tego, by pracownik szybko zaczął samodzielnie pracować na nowym stanowisku. Całość działań przekłada się także na wizerunek zewnętrzny pracodawcy przedstawiając go jako zaangażowanego, któremu zależy na dobrym samopoczuciu zatrudnionych. Mniej problemów nastręcza znalezienie pracowników do firm mających dobrą opinię wśród pracowników, postrzeganych jako te, którym zależy na stworzeniu zgranego, współpracującego zespołu. Pracownicy lubiący swoje miejsce pracy, chętniej dzielą się doświadczeniem wśród znajomych. Odpowiedni program onboardingowy to jest więc niezwykle ważnym elementem budowania wizerunku firmy zarówno wewnątrz, jak na zewnątrz.

Jak się przygotować do onboardingu i kiedy rozpocząć jego proces?

Początki pracy w wielu firmach są często podobne: nowicjusz siedzi i czyta stosy regulaminów, scrolluje niezliczoną ilość razy stronę www firmy. Jest nieco znudzony i trudno mu wykrzesać zapał do wykazania się w nowym środowisku. Winnym jest brak planu i późniejszej organizacji onboardingu.

Błędem jest niewyznaczenie osób odpowiedzialnych za wprowadzenie nowego członka firmowej społeczności do organizacji. W efekcie jest on zostawiony samemu sobie i nie bardzo wie, jak się odnaleźć i czym zająć.

Kiedy więc ruszyć z onboardingiem? Jeszcze zanim nowy pracownik przekroczy próg firmy. Dobre przygotowanie zaprocentuje m.in. obniżeniem poziomu stresu i nieporozumień u nowozatrudnionego, jak i pozostałej części załogi. Działania podejmowane jeszcze przed pierwszym dniem pracy nazywamy preonboardingiem.

Przesłanie zwycięzcy rekrutacji agendy pierwszego dnia na skrzynkę mailową będzie dla niego/niej kompasem i dodatkowo zapobiegnie dezorganizacji pracy Twoich obecnych pracowników. Plan powinien zawierać jasne instrukcje, co do określenia czasu i miejsca rozpoczęcia pracy, a także informacje o obowiązkowych szkoleniach z którymi nowy pracownik ma się zapoznać. Możemy poprosić go o przyniesienie w pierwszy dzień niezbędnych dokumentów (np. dyplomów szkół, certyfikatów ukończonych szkoleń, świadectw pracy z poprzednich miejsc). Natomiast informacja o tym, gdzie dokładnie się z nim spotkamy (piętro, pokój) sprawi, że nie będzie błądził zdezorientowany po korytarzach czując się niepewnie.

Solidnie przygotowany pracownik zacznie pracę od wykonywania konkretnego działania zamiast szukania swoich obowiązków w Internecie czy wypytywania współpracowników „co ma robić?”. Jednak nie eliminujmy całkowicie drugiego argumentu, gdyż rozmowy ze współpracownikami to ważny czynnik integracyjny.

Onboarding pracownika krok po kroku

Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych kroków w poprawnie poprowadzonym onboardingu nowego pracownika:

Krok 1: Przed rozpoczęciem pracy

Czas pomiędzy wspólnym zaakceptowaniem warunków, a faktycznym rozpoczęciem pracy warto wykorzystać. Kiedy już decyzja o zaproponowaniu umowy konkretnej osobie została podjęta, wyślij jej wiadomość mailową poprzedzając ją rozmową telefoniczną. Już podczas tego kontaktu wspomnij o tym, kiedy się spotkacie, gdzie dokładnie i czego może się spodziewać pierwszego dnia. Opisz jej plan dnia, poinformuj o dress codzie czy o tym, że jest kuchnia, gdzie może sobie odgrzać obiad. W połowie tego okresu wyślij wiadomość-przypominajkę w której wspominasz o tym, że całym zespołem oczekujecie z niecierpliwością poznania nowej osoby i powitania jej w nowym miejscu pracy.

Krok 2: Poinformuj zespół

Dzień przed przybyciem nowego członka zespołu wyślij maila z informacją o tej osobie, jego/jej stanowisku nawet z krótkim opisem obowiązków. Dodaj także dane kontaktowe oraz zaplanuj krótkie, 15 minutowe spotkanie z zespołem, aby w luźnej atmosferze poznać się wzajemnie. Będzie to miłe przełamanie pierwszych lodów.

Krok 3: Wyjątkowy pierwszy dzień

Pierwszy dzień dla każdego pracownika jest mieszanką uczucia podekscytowania i szczęścia okraszonych pewną dozą niepewności i nerwowości. Dlatego jako osoba z działu HR, zadbaj o to, by poczuł się on komfortowo oraz mile widziany w nowym otoczeniu. To pomoże zbudować poczucie przynależności. Macie w firmie welcome pack’i? Świetnie! To miły gest, który na długo zostaje w pamięci. Jeśli nie macie dedykowanych welcome pack’ów wystarczy symboliczna czekolada i odręcznie napisana kartka powitalna.
Jako onboardingowy przewodnik pokaż nowo zatrudnionej osobie jej biurko, oprowadź po firmie, przedstaw pracowników i przełożonych. Na nowego pracownika powinien czekać szczegółowy zakres obowiązków wraz z kompletem dokumentów wymaganych przez dział kadr (o ile nie udało się ogarnąć tych kwestii wcześniej, np. online). Podczas procesu onboardingu zapoznaj pracownika z planem na najbliższe 3 miesiące, ustal spotkania robocze, by na bieżąco kontrolować proces adaptacji oraz spotkanie podsumowujące.

Krok 4: Buddy

Ten krok może być różnie zorganizowany w zależności od tego, czy w Twojej organizacji istnieje funkcja tzw. buddy’ego. Buddy to inaczej mentor, osoba, która została wyznaczona w organizacji do opieki nad nowo zatrudnioną osobą. Jest pierwszym kontaktem w przypadku jakichkolwiek pytań. To osoba, która zna firmę, panujące zasady, wie do kogo z czym się zwrócić. Nie jest to bezpośredni przełożony, bo w takim wypadku nowa osoba mogłaby czuć się zbyt onieśmielona, ale np. kolega na równoważnym stanowisku. Nie zawsze jest to sformalizowana funkcja w firmie, ale dobrze jest wyznaczyć w zespole konkretną osobę, która podczas onboardingu będzie dla nowego pracownika wsparciem i swoistą firmową „encyklopedią”.

Krok 5: Informacja zwrotna

Chcesz poznać opinię nowo zatrudnionej osoby o przeprowadzonym onboardingu? Zapytaj ją w ankiecie. Możesz zadać od kilku do kilkunastu pytań, które dadzą Ci sporo informacji zwrotnych na temat procesu onboardingu. Bo kto ma o nim opowiedzieć, jeśli nie osoba, która niedawno zakończyła onboarding i ma najświeższe spojrzenie zarówno na cały proces rekrutacji, jak i proces wdrożenia. Dla Ciebie będą to świetne informacje na przyszłość.

Jakich błędów w onboardingu należy unikać?

Idealny onboarding pracownika kończy się pełnym wdrożeniem w obowiązki i strukturę firmową. Taki pracownik czuje się w firmie potrzebny, ważny i zostaje z nami na lata. Typowe błędy związane z wdrażaniem wynikają na ogół z niedopatrzeń i luk między uznaniem potrzeb pracownika a czasem i wysiłkiem, jaki firma inwestuje w dostarczanie tego, czego jej zdaniem potrzebuje nowy pracownik. Kilka typowych błędów przytoczyliśmy poniżej:

1. brak preboardingu – skuteczny preboarding sprawia, że pierwsze wrażenie pracownika jest pozytywne. Pracownicy nie powinni zaczynać pierwszego dnia pracy od czytania i wypełniania ogromnej ilości dokumentów, które mogli wypełnić już wcześniej;

2. ignorowanie osoby pierwszego dnia – skuteczny onboarding potrzebuje uwagi ze strony osoby wprowadzającej nowego członka do organizacji. Nawet jeśli masz tysiąc spraw na głowie, oderwij się i nie pozwól, by nowa osoba poczuła, że przeszkadza czy jej pojawienie się jest dla ciebie problemem;

3. przeciążenie informacjami – jak mówi znane powiedzenie „co za dużo, to niezdrowo”. Nie zasyp nowego pracownika wszystkimi procedurami i informacjami już pierwszego dnia, ale rozłóż je w czasie. Na początek te najważniejsze, mniej ważne rozplanuj na kolejne dni;

4. niejasne cele i oczekiwania – to jedna z najczęstszych przyczyn spadku motywacji nowego pracownika. Jeśli nie określimy jasno, czego oczekujemy na każdym etapie, wówczas energia z jaką pracownik wkroczył do naszej firmy może znacząco zmaleć;

5. lekceważenie informacji zwrotnej – zaangażuj nowych pracowników, prosząc o opinie i sugestie na końcu procesu onboardingu. Możliwe, że zaskoczą cię pomysłami a otrzymany feedback pomoże usprawnić procesy nie tylko onboardingowe w organizacji.

Skuteczny onboarding – o czym warto pamiętać?

Niezwykle pomocna w procesie onboardingu jest platforma szkoleniowa, która jest obecnie standardem w firmach dbających o rozwój swoich pracowników. Cały proces onboardingu pracownika dzięki wykorzystaniu platformy onboardingowej skraca się nawet o 60%. Dodatkowo nie ma wówczas konieczności angażowania kilku osób i odrywania ich od pracy, ponieważ system daje możliwość udostępniania plików z potrzebnymi nowym osobom w firmie informacjami w różnych formatach m.in.: PDF, wideo, szkolenia e-learningowe czy testy wiedzy w jednym miejscu. Użytkownicy realizują materiał w dowolnej lub narzuconej kolejności. Postępy w realizacji są na bieżąco monitorowane i ujęte w formie dostępnych pracownikom i przełożonym raportów.

Jak przygotować kompletną ścieżkę rozwoju? Pamiętaj, żeby oprócz obligatoryjnych treści takich jak BHP czy RODO uzupełnić ją o szkolenia z kompetencji miękkich, które np. wskażą jak efektywniej wykonywać obowiązki. Opracowanie pełnej ścieżki wdrożeniowej zajmuje zaledwie 15 minut. Posiadanie gotowej bazy szkoleń, jest optymalnym rozwiązaniem, z którego mogą korzystać wszyscy pracownicy bez znaczenia w kwestii stażu pracy.

Onboarding, nie tylko dla świeżaków

Śledząc trendy rozwijającego się onboardingu możemy natknąć się na nowe pojęcia takie, jak wspomniany powyżej preboarding, a także reboarding, czy offboarding. Czym są?

Preboarding jak pisaliśmy obejmuje wszystkie działania przygotowujące nowego pracownika do objęcia stanowiska jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Pojęciem reboardingu określamy natomiast proces wdrożenia pracowników powracających do swoich obowiązków np. po długim urlopie macierzyńskim, czy absencją spowodowaną zachorowaniem. Podczas nieobecności pracowników rzadko informuje się są o zmianach występujących np. w strukturze i organizacji. Dla nich również powinna być zaprojektowana ścieżka w ramach, której zostaną na nowo wdrożeni do pełnienia własnych obowiązków zgodnie z obowiązującymi procedurami. Ostatnim z nowych trendów na rynku HR jest offboarding – czyli procedury postępowania w sytuacji zwolnienia z pracy z dowolnej przyczyny.

O tym jak zarządzać kontentem systemu do wspierania rozwoju możesz przeczytać w naszym artykule dostępnym tutaj.