5 ważnych powodów, dla których potrzebujesz bazę wiedzy w swojej firmie

Wiedza to najcenniejszy zasób współczesnych organizacji. Zarządzanie nią to wieloaspektowy proces, wymagający właściwych procedur i wspierającej kultury organizacyjnej. W tym oczywiście narzędzi. W jaki sposób wewnętrzna baza wiedzy wpływa na rozwój biznesu i jakie korzyści z sobą niesie?

Czym jest wewnętrzna baza wiedzy?
Co zyskuje firma, posiadając wewnętrzną bazę wiedzy?
Na co zwrócić uwagę, wybierając wewnętrzną bazę wiedzy?

Czym jest wewnętrzna baza wiedzy?

Właściwy obieg wiedzy w organizacji daje solidne podstawy do jej prawidłowego funkcjonowania oraz budowania przewagi konkurencyjnej. Unikalne dane, takie jak procedury, pliki, dokumenty, prezentacje czy filmy instruktażowe można zebrać w postaci uporządkowanej bazy wiedzy, dostępnej dla wszystkich pracowników. Dzięki łatwej obsłudze i możliwości szybkiej aktualizacji takie wewnętrzne biblioteki pomagają zarządzać procedurami i procesami biznesowymi, stając się głównym punktem odniesienia i jedynym pewnym źródłem wiedzy.

5 ważnych powodów, dla których potrzebujesz bazę wiedzy w swojej firmie — Procedury, pliki, dokumenty, prezentacje czy filmy instruktażowe można zebrać w postaci uporządkowanej bazy wiedzy

Co zyskuje firma, posiadając wewnętrzną bazę wiedzy?

Można wymienić szereg korzyści z posiadania bazy wiedzy w firmie. Oto 5 najważniejszych:

Zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu

Firma IBM jakiś czas temu oszacowała, że błędy popełnione przez pracowników korzystających ze złych danych, kosztowały firmy w Stanach Zjednoczonych do 3,1 miliarda dolarów rocznie. To poważny argument za tym, aby zadbać o jakość informacji i dokumentów, które krążą w organizacji. Ludzie będą popełniać błędy i będą one kosztowne (może nie zawsze tak, jak w przypadku błędu pracownika Amazona), ale dzięki wewnętrznej bazie wiedzy, można je zminimalizować, wysyłając pracownikom jasny sygnał, jakie dokumenty mają być punktem odniesienia w ich pracy.

Utrzymanie kontroli nad wiedzą, krążącą w organizacji

Nowoczesne wewnętrzne bazy wiedzy, pozwalają na kompleksowe zarządzanie uprawnieniami i dostępami do firmowych treści. Oznacza to, że administratorzy mogą łatwo i szybko nadawać i odbierać dostępy do wybranych grup dokumentów lub nawet poszczególnych plików. Dzięki temu wiedza trafia dokładnie do tych osób, do których powinna trafić.

Bezpieczeństwo danych

Współczesne bazy wiedzy zapewniają pełne bezpieczeństwo zawartych w nich informacji. Chodzi tu przede wszystkim o bezpieczny sposób logowania, z wykorzystaniem unikalnych loginów i haseł. Przechowywanie wiedzy firmowej na różnorodnych nośnikach, których zabezpieczenia pozostawiają często wiele do życzenia, podnosi ryzyko wycieku, zniszczenia lub przechwycenia danych.

Zachowanie spójności procedur

Firmy, które chcą utrzymać konkurencyjność na rynku muszą być zarządzane w zwinny i elastyczny sposób. Wymaga to szybkiej reakcji na zmiany, aktualizacji procedur i sprawnej komunikacji. W takim dynamicznym środowisku łatwo o chaos informacyjny, zwłaszcza w rozproszonej strukturze (np. w zespołach hybrydowych). Procedury zebrane w wewnętrznej bazie wiedzy, które można szybko aktualizować są dostępne z każdego miejsca na świecie. W razie jakichkolwiek wątpliwości pracownik może po nie sięgnąć i łatwo odnaleźć potrzebne informacje.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Firma doradcza McKinsey podaje, że wyszukiwanie i zbieranie informacji zajmują pracownikom ok. 20% ich tygodniowego czasu pracy. Posiadanie bazy wiedzy wpływa na zwiększenie wydajności pracowników, upłynniając i ułatwiając im pracę na różnych poziomach. Dotyczy to organizacji o rozproszonej strukturze czy pracujących w hybrydowych modelach pracy, ale także w zespołach stacjonarnych, gdzie liczy się szybkość podejmowania decyzji, wzajemna współpraca (zespołowa, multidziałowa lub projektowa) oraz jakość pracy.

Zapisz się do Newslatte Dolineo
i odbierz podwójny BONUS

Otrzymasz bezpłatnie dwa przewodniki oraz co dwa tygodnie esencję dotyczącą świata HR w Polsce i na świecie, wykorzystania narzędzi L&D w firmach, onboardingu, feedbacku i oceny pracowniczej.

SMART jest administratorem Twoich danych. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności
i Regulaminie. Przejście dalej jest potwierdzeniem zapoznania się i akceptacją warunków Regulaminu.

Przepływ wiedzy a rozwój biznesu

Zarządzanie wiedzą staje się coraz ważniejszym procesem w każdej organizacji. A przebieg tego procesu wpływa na wszystkie aspekty biznesu, w tym dwa najważniejsze: satysfakcję pracowników i klientów. Dla tych pierwszych szybki dostęp do wiedzy ułatwia codzienną pracę. Dla klientów – szybką obsługę.

Zaangażowanie pracowników – ułatw sobie zadanie

Statystyki są nieubłagane. Utrudniony dostęp do narzędzi i dokumentów został uznany za jeden z najważniejszych aspektów, negatywnie wpływających na wykonywanie obowiązków. W obliczu niedoboru talentów i zwiększonego ryzyka odejść z pracy pracodawcy muszą wypracować sposoby nie tylko na wzrost wydajności, ale także zadowolenia pracowników. Wymaga to świadomego kształtowania doświadczeń zatrudnionych osób (EX – employee experience ), w tym doświadczeń cyfrowych (DEX – digital employee experience), poprzez zapewnienie im właściwych narzędzi. Wewnętrzna baza wiedzy spełnia tę rolę, ułatwiając pracę i wzmacniając zaangażowanie, na którym tak bardzo zależy pracodawcom.

Obsługa klienta – sprawniej, szybciej, lepiej

Klienci oczekują szybkiej i sprawnej obsługi, a w przypadku wątpliwości czy pytań – kontaktu z kompetentnym pracownikiem firmy. Błędy i niska jakość mogą być kosztowne – niektóre badania udowadniają, że aż 96% klientów zrezygnuje z produktu lub usługi wobec złych doświadczeń obsługowych. A te są często powodowane brakiem dostępu do aktualnej wiedzy lub trudnościami w jej zdobyciu. Aż 49% pracowników potwierdza, że ma trudności w zlokalizowaniu wewnętrznych dokumentów. Firmowa baza wiedzy wpływa więc bezpośrednio na usprawnienie procesu obsługi klientów, a więc ich zadowolenie, a w konsekwencji wyższą sprzedaż.

Na co zwrócić uwagę, wybierając wewnętrzną bazę wiedzy?

Jakie funkcjonalności powinna zawierać firmowa baza wiedzy, aby mogła zapewnić spójną komunikację w organizacji? Wybierając narzędzie warto wziąć pod uwagę przede wszystkim:

Łatwy dostęp dla użytkowników – logowanie z poziomu przeglądarki. To pozwoli na dostęp z dowolnego miejsca, w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia.
Intuicyjny panel administracyjny – publikacja i aktualizowanie treści bez konieczności długiego i kosztownego przeszkolenia administratorów danych.
Zarządzanie uprawnieniami – szybkie dodawanie i odbieranie dostępów do zamieszczanych dokumentów. Zarówno dla wybranych osób, jak grup osób (działów, zespołów projektowych, menadżerów itd.).
Wyszukiwarka dokumentów i treści w nich zawartych.
Możliwość tworzenia kategorii i podkategorii dokumentów.
Łatwe wdrożenie w organizacji – bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
Wsparcie dostawcy – helpdesk i wsparcie techniczne zarówno dla administratorów jak i użytkowników.

Rozwój organizacji oznacza konieczność ciągłej nauki i regularną aktualizację wewnętrznych procedur, informacji, plików. Wymusza to na firmach poszukiwanie coraz nowocześniejszych sposobów na zarządzanie wiedzą. W czasach niepewności i nieustannych zmian nie można już polegać na tradycyjnych nośnikach i narzędziach. Posiadanie wewnętrznej bazy wiedzy, która jest dostępna w ramach platformy Dolineo, zapewni stały dostęp do właściwych dokumentów, zapewniając skuteczną komunikację oraz spójność wszystkich wewnętrznych procesów.