Urlopy i nieobecności
Dolineo pomaga przestrzegać limitów i uporządkować proces od złożenia wniosku po jego akceptację i zapisanie w kalendarzu nieobecności. Uprość zarządzanie urlopami i pracą zdalną w Twojej organizacji.
W czym pomoże Ci moduł nieobecności w Dolineo?
Gdy informacje o urlopach są zdecentralizowane, potencjalnie kosztowny problem (brak udzielenia urlopu w terminie to naruszenie prawa pracy!) widać dopiero po pojawieniu się zaległości.
Dzięki modułowi Urlopy i nieobecności Dolineo szybko sprawdzisz, czyj urlop czeka na zatwierdzenie, ile dni zostało pracownikom i które zespoły mogą mieć problem z dostępnością.
Z wyprzedzeniem zauważysz ryzyko potencjalnych zaległości, przypomnisz o wykorzystaniu urlopu i pomożesz managerom zaplanować pracę zespołu, zanim brak dostępności zacznie wpływać na realizację zadań.
*Źródło: raport enel-med „Łączy nas zdrowie 2025”
Jakie problemy rozwiązuje moduł Urlopy i nieobecności Dolineo
Gdy przybywa pracowników, działów, managerów i rodzajów nieobecności trudno obsłużyć je tylko i wyłącznie mailem. Każdy kolejny wniosek to następna informacja, którą trzeba odebrać, przekazać odpowiedniej osobie, zaakceptować, zapisać w kalendarzu, uwzględnić w limicie i zachować w historii.
Dolineo łączy te działania w jeden proces. Oto wyzwania, które pomaga rozwiązać.
Wyzwanie 1
Wnioski trafiają do firmy różnymi kanałami
Mailem, na papierze, na prywatnym komunikatorze – informacje o nieobecnościach docierają do organizacji na różne sposoby, przez co łatwo stracić rachubę w tym, kto będzie na urlopie, kiedy i ile dni mu jeszcze pozostało.
W Dolineo każdy wniosek trafia do pamięci modułu Urlopy i nieobecności. Zawiera rodzaj absencji, termin, komentarz lub załącznik, osobę odpowiedzialną za decyzję oraz aktualny status.
Wyzwanie 2
HR odpowiada na te same pytania
„Ile dni urlopu mi zostało?”, „Czy mój wniosek został zaakceptowany?”, „Kto jest dostępny w przyszłym tygodniu?”. Pojedyncze pytania powtarzane przez dziesiątki lub setki pracowników staje się stałym obciążeniem administracyjnym. Przy 200 pracownikach nawet jedno pytanie o limit lub status na kwartał oznacza potencjalnie 800 dodatkowych kontaktów z HR-em w ciągu roku!
Dolineo przenosi te informacje do samoobsługi pracowniczej. Użytkownik sam sprawdza: dostępny limit, nadchodzące nieobecności, historię zgłoszeń, status wysłanego wniosku,
Wyzwanie 3
Wnioski długo czekają na decyzję
Mail z wnioskiem urlopowym łatwo przeoczyć lub zrzucić go „na później”, a po kilku dniach na pokładzie jest już mocno zaniepokojony i zdenerwowany pracownik, który nadal nie wie, czy może potwierdzić swoje wakacyjne plany.
W module Urlopy i nieobecności możesz ustawić automatyczne powiadomienia o wniosku czekającym na akceptację, które trafią do osoby decyzyjnej. Manager może przejrzeć zgłoszenie i zaakceptować je lub odrzucić w systemie, bez ręcznego przekazywania informacji do HR i pracownika.
Wyzwanie 4
Manager widzi dostępności zespołu
By planować pracę operacyjną, manager powinien móc szybko sprawdzić:
- kto jest na urlopie,
- kto pracuje zdalnie,
- czy nieobecności kilku osób się nakładają,
- czy w zespole pozostanie ktoś, kto przejmie kluczowe zadania.
Bez wspólnego kalendarza każdą z tych informacji trzeba sprawdzić w arkuszu, oddzielnym grafiku, wiadomościach albo bezpośrednio u pracowników. Dolineo pokazuje urlopy i pracę zdalną w kalendarzu tygodniowym lub miesięcznym. Dzięki temu manager podejmuje decyzję na podstawie sytuacji całego zespołu.
Wyzwanie 5
Zaległe urlopy są widoczne dopiero pod koniec roku
34% pracowników przyznaje, że nie wykorzystuje pełnego urlopu w ciągu roku. W dużych organizacjach problem dotyczy 39% zatrudnionych (dane: raport enel-med „Łączy nas zdrowie 2025”).
Chwilę przed ustawowym terminem zaczyna się szukanie wolnych terminów, negocjowanie nieobecności z managerami i próba pogodzenia potrzeb wielu zespołów. Kilkanaście niewykorzystanych dni jednej osoby może być możliwe do zaplanowania. Ten sam problem powtórzony w całym dziale staje się ryzykiem dla ciągłości pracy. Dolineo daje pracownikom i HR-owi bieżący podgląd limitów oraz historii nieobecności. Dzięki temu zaległe dni nie muszą być odkrywane dopiero podczas końcowo rocznego porządkowania danych.
Co zyskasz dzięki modułowi nieobecności na Dolineo?
Łatwe składanie i podgląd wniosków
Każdy pracownik szybko sprawdzi dostępne dni urlopowe, nadchodzące nieobecności, zaplanowaną pracę zdalną oraz statusy złożonych wniosków, a nowe
zgłosi w kilka kliknięć.
Przejrzystość w zespole i organizacji
Dzięki kalendarzowi nieobecności w
widoku tygodniowym lub miesięcznym
łatwo sprawdzisz, kto z Twojego
zespołu lub działu pracuje zdalnie, a kto
jest na urlopie.
Prosty obieg akceptacji wniosków
Osoby decyzyjne mogą sprawnie
przeglądać i zatwierdzać wnioski
pracowników. Powiadomienia m.in. o czekającym na akceptację wniosku system wyśle automatycznie.
Funkcjonalności, czyli jak działa moduł Urlopy i nieobecności
Wyznacz zasady oraz limity nieobecności
Zdefiniuj typy wniosków, limity urlopów i pracy zdalnej oraz decyduj, kto będzie odpowiadał za akceptację poszczególnych zgłoszeń.
Pracownik składa wniosek o nieobecność lub pracę zdalną
Każdy pracownik może zgłosić urlop lub pracę zdalną – wystarczy wskazać typ wniosku, termin, opcjonalnie dodać komentarz lub załącznik i wysłać go do akceptacji. Całe zgłoszenie zawiera informacje potrzebne do rozpoczęcia procesu:
- dane potrzebne do weryfikacji limitu,
- typ nieobecności,
- datę rozpoczęcia i zakończenia,
- osobę składającą wniosek,
- opcjonalne wyjaśnienie lub dokument.
System przekazuje wniosek do właściwej osoby
Po wysłaniu zgłoszenie trafia do osoby odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie. Może nią być bezpośredni przełożony albo inna osoba wskazana w konfiguracji procesu. Dolineo automatycznie wysyła powiadomienie o wniosku oczekującym na decyzję. Jeśli manager nie zaakceptuje wniosku w wyznaczonym czasie, system wyśle mu przypomnienie.
Manager sprawdza dostępność zespołu
Przed podjęciem decyzji manager może zobaczyć wniosek i zaplanowane urlopy i pracę zdalną innych osób. Kalendarz jest dostępny w widoku tygodniowym i miesięcznym. Manager podejmuje decyzję na podstawie aktualnego obrazu dostępności zespołu.
Manager akceptuje lub odrzuca wniosek
Osoba decyzyjna rozpatruje wniosek bezpośrednio w systemie. Może go zaakceptować albo odrzucić. Decyzja zostaje przypisana do konkretnego zgłoszenia, a jego status jest aktualizowany. Pracownik może sam sprawdzić wynik bez wysyłania kolejnej wiadomości do managera lub HR-u. System zapisuje w historii:
- którego wniosku dotyczył,
- kto podjął decyzję,
- jaka była decyzja.
Nieobecność pojawia się w kalendarzu
Po zaakceptowaniu wniosku zaplanowana nieobecność jest widoczna w kalendarzu dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
System zapisuje historię wniosków
Każde zgłoszenie pozostaje w historii wraz z jego statusem. Pracownik może wrócić do wcześniejszych wniosków, a HR zyskuje uporządkowany dostęp do danych dotyczących nieobecności. W jednym miejscu można sprawdzić:
- informacje potrzebne do kontroli limitów,
- rodzaj i termin nieobecności,
- status wniosku,
- historię wykorzystanych dni,
- nadchodzące nieobecności.
Moduł Urlopy i nieobecności – korzyść dla HR-u, managerów i pracowników
Pracownik chce szybko sprawdzić limit i otrzymać decyzję, manager potrzebuje wiedzieć, czy nieobecność nie utrudni pracy zespołu, a HR musi mieć pewność, że limity, statusy i historia wniosków są aktualne.
Dolineo łączy te potrzeby w jednym procesie. Każdy otrzymuje dostęp do informacji bez dodatkowych maili, telefonów i ręcznego przekazywania danych.
Korzyść pracownika
Pracownik dzięki Dolineo może samodzielnie:
Złożenie wniosku wymaga wskazania typu nieobecności i terminu. Nie trzeba pobierać formularza, wysyłać go w załączniku ani ustalać, do kogo powinien trafić, a to wszystko oznacza mniej niepewności. Pracownik od razu wie, jaki ma limit, czy wniosek czeka na decyzję i które terminy mogą kolidować z nieobecnościami innych.
Korzyść managera
W Dolineo manager:
Dzięki temu łatwiej jest managerowi zauważyć sytuację, w której kilka kluczowych osób planuje urlop w tym samym terminie. Może z wyprzedzeniem zaplanować zastępstwa, przesunąć zadania albo omówić z pracownikiem alternatywną datę nieobecności czy urlopu tak aby nie kolidowały one z innymi pracownikami.
Korzyść HR-u
Dzięki Dolineo dział HR ma możliwość:
Największa zmiana polega na ograniczeniu ręcznej obsługi. HR nie musi już więcej odpowiadać na każde pytanie o limit, przekazywać wniosku do managera ani przypominać mu osobno o oczekującej decyzji. Pracownicy i osoby akceptujące samodzielnie wykonują działania, a dane są aktualizowane w jednym procesie.
Zobacz, co o platformie Dolineo mówią jej użytkownicy
„W naszej organizacji znajduje się wielu ekspertów z unikalną wiedzą i kompetencjami, którymi chcą się dzielić w celu rozwoju innych pracowników. Dzięki narzędziom w Dolineo możemy tworzyć testy, ankiety oraz szkolenia e-learningowe, co wspiera wymianę wiedzy. Wierzę, że to kolejny i słuszny krok w budowie bazy wiedzy, tak ważnej dla każdej organizacji.”
Dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Agencja Rozwoju Przemysłu S.A.
„Na platformie Dolineo odnaleźliśmy rozwiązania, których potrzebowaliśmy – m.in. kreator szkoleń H5P, który umożliwia nam samodzielne tworzenie szkoleń e-learningowych, czy strefa własna, w której możemy umieszczać dowolne pliki. Moduł testów i ankiet, czytelne raporty oraz dostęp do bazy ponad 150 gotowych szkoleń e-learningowych utwierdziły nas, że Dolineo będzie odpowiednim rozwiązaniem.”
Barbara Garuch
Specjalista ds. szkoleń, Grupa Familijna
“Funkcjonalności Dolineo, w tym wbudowane w system kreatory, sprawdziły się przede wszystkim w przypadku dedykowanych, tworzonych przez ekspertów MAXON szkoleń dla nowych współpracowników.”
Karolina Roszczyk
Dyrektor ds. Marketingu, MAXON Nieruchomości
“Na bieżąco informujemy pracowników o nowych szkoleniach, w których mogą wziąć udział w każdej chwili. Poza tym tworzymy również swoje autorskie szkolenia, które z powodzeniem pomagają pracownikom poszerzać wiedzę. To duże usprawnienie organizacyjne.”
Sylwia Kluziak
Główny specjalista ds. HR, Kierownik Działu Polityki Personalnej Aplitt
„Tworzymy również obowiązkowe ścieżki szkoleniowe dla pracowników, na bazie gotowych szkoleń z katalogu. Szkolenia Dolineo są ważną częścią ścieżek onboardingowych na większość stanowisk.”
Edyta Sołtysiak
HR Biznes Partner, Onninen
Jak uruchomić elektroniczny obieg wniosków w Dolineo?
Krok 1. Definiujesz rodzaje wniosków
Określasz, jakie zgłoszenia będą obsługiwane w systemie. Mogą to być m.in. urlopy, praca zdalna oraz inne typy nieobecności wykorzystywane w firmie. Pracownicy od początku korzystają z jednego katalogu nazw i wybierają właściwy rodzaj zgłoszenia.
Krok 2. Ustalasz limity
Konfigurujesz limity dotyczące urlopów, pracy zdalnej lub innych wniosków.
Krok 3. Odwzorowujesz strukturę organizacyjną
Dodajesz pracowników i porządkujesz ich zgodnie ze strukturą firmy: według zespołów, działów lub innych grup. To pozwala właściwie prezentować kalendarze nieobecności i kierować wnioski do osób odpowiedzialnych za konkretne zespoły.
Krok 4. Wskazujesz osoby akceptujące
Określasz, kto będzie rozpatrywał poszczególne zgłoszenia. Pracownik nie musi szukać właściwego managera ani samodzielnie przekazywać wniosku. System kieruje zgłoszenie zgodnie z ustaloną konfiguracją.
Krok 5. Pracownicy zaczynają składać wnioski
Użytkownicy logują się do Dolineo, sprawdzają limity i składają wnioski w systemie. Osoby decyzyjne otrzymują powiadomienia, rozpatrują zgłoszenia, a pracownicy widzą aktualne statusy.
Krok 6. HR monitoruje proces
HR korzysta z jednego miejsca do sprawdzania:
- limitów,
- historii wniosków,
- nadchodzących nieobecności,
- pracy zdalnej,
- statusów zgłoszeń,
- dostępności zespołów.
Jeśli zasady w organizacji się zmienią, można zaktualizować typy wniosków, limity lub osoby akceptujące bez budowania procesu od początku. Z Dolineo stworzysz jeden, spójny obieg dla całej organizacji.
FAQ – o to pytacie nas najczęściej
System do zarządzania nieobecnościami to narzędzie do składania, akceptowania i ewidencjonowania wniosków urlopowych, pracy zdalnej oraz innych nieobecności. Łączy formularze, limity, powiadomienia, kalendarz zespołu i historię zgłoszeń w jednym miejscu.
Tak. Kodeks pracy nie nakazuje składania zwykłych wniosków o urlop wypoczynkowy wyłącznie na papierze. Firma powinna jednak ustalić zasady składania i akceptowania wniosków oraz zachować możliwość odtworzenia przebiegu procesu.
Tak. Pracownik może sprawdzić dostępne dni, nadchodzące nieobecności oraz historię wcześniejszych wniosków.
Tak. Moduł może obsługiwać zarówno urlopy, jak i pracę zdalną.
Tak. HR może zdefiniować typy wniosków odpowiadające zasadom obowiązującym w organizacji, a także ustalić ich limity i osoby odpowiedzialne za akceptację.
Tak. W systemie można sprawdzić wcześniejsze wnioski, ich terminy oraz statusy.
Tak. Dolineo działa na urządzeniach mobilnych, ma responsywny interfejs oraz aplikację mobilną.
Tak. Wartość systemu rośnie wszędzie tam, gdzie wnioski obsługuje kilku managerów, pracownicy korzystają z pracy zdalnej albo HR prowadzi limity i kalendarze w oddzielnych narzędziach. Nawet przy kilkudziesięciu pracownikach liczba ręcznie obsługiwanych zgłoszeń może sięgać setek rocznie.
Masz więcej pytań?
Napisz do nas. Odpowiemy Ci w ciągu 24 godzin.