Oceny okresowe pracowników – cele, metodologia, narzędzia

Kompleksowy poradnik prowadzenia rocznych ocen pracowników

Oceny okresowe to najpopularniejszy i najbardziej efektywny sposób podsumowania wyników pracy i rozwoju pracownika. Nasz kompleksowy poradnik przeprowadzi Cię przez cały proces – od jej celów, przez sposób prowadzenia i narzędzia po analizę wyników.

• Cele oceny okresowej, czyli po co to robimy
• Metodologia ocen okresowych
• Narzędzia do przeprowadzania ocen okresowych – przegląd
• Wdrożenie ocen okresowych
• Przebieg oceny rocznej

Cele oceny okresowej, czyli po co to robimy

Ocena okresowa ma w organizacji kilka funkcji. Pełni role:

Nigdy nie wdrażamy oceny okresowej po to, by ją mieć – to środek do celu, a nie cel sam w sobie.

Mimo tak ważnych celów, wiele firm w Polsce nie wykorzystuje dostatecznie tego narzędzia. Badania z 2018 roku przeprowadzone przez Magdalenę Gębczyńską pokazują, że choć 89% pracowników wie czym są oceny okresowe i zna ich cele, to w 58% firm w Polsce nie prowadzi ocen rocznych (1).

Metodologia ocen okresowych

Pod względem tego kto ocenia (i jest oceniany) wyróżniamy ocenę:

Niektórzy dodają do oceny 360 stopni również klientów. Najczęściej taka forma występuje na stanowiskach związanych z ich obsługą. Od klientów zbiera się informacje za pomocą oceny NPS (Net Promotor Score).

Pod względem tego, co jest oceniane, rozróżnia się:

Większość ocenianych itemów jest stopniowalna – to znaczy opiera się na kontinuum. Pozwala ono na określenie poziomu danej umiejętności czy realizacji celów, ale może też mieć skalę dychotomiczną (jakieś zjawisko występuje lub nie). Używa się jej wtedy, kiedy nie ma znaczenia natężenie danego zjawiska – np. celem pracownika było uzyskanie określonego certyfikatu).

Kryteria oceny okresowej

Najważniejszy proces budowy ocen pracowniczych to ustalanie jasnych i obiektywnych kryteriów oceny. W praktyce oznacza to, że powinny być:

Np. naszą kompetencją będzie zaangażowanie pracownika, a kryterium skala 1-5. Jeśli nie dookreślimy dokładnie co znaczy zaangażowanie oraz jakie konkretne zachowania odpowiadają każdemu punktowi oceny, to żaden z pracowników nie będzie w stanie sprawiedliwie i sensownie dokonać oceny. Otrzymamy jedynie zbiór osobistych opinii, bo manager może uważać, że wyrazem zaangażowania jest zabieranie głosu w dyskusjach grupowych. Natomiast pracownik – że jest nim siedzenie w nadgodzinach.

Choć często stosuje się skalę punktową (od 1-3 do 1-7) to bardziej efektywnym rozwiązaniem jest oparcie kryteriów o skalę opisową lub natężenie konkretnych, pojedynczych zachowań. Warto przy tym pamiętać, że ustalenie skali z nieparzystą ilością itemów może skutkować błędem tzw. tendencji centralnej (nie wiem jak ocenić, to wybieram środek).

Jak często oceniać pracowników?

Najczęściej ocena okresowa pracowników przeprowadzana jest raz w roku, zazwyczaj pod jego koniec, w okolicach listopada lub na początku grudnia. W organizacjach z większą dynamiką zmian oraz mniejszą retencją pracowników, przeprowadza się oceny nieco częściej – raz na sześć miesięcy lub nawet kwartalnie. Rzadsze niż co dwa lata prowadzenie ocen okresowych nie ma większego sensu.l

Planujesz przeprowadzić okresową ocenę pracowniczą ale nie wiesz jak się do tego zabrać? A może już prowadzisz taki proces, ale chcesz go zautomatyzować lub zdigitalizować?

Pobierz bezpłatny pakiet:
 ebook: “Feedback i ocena pracownicza. Praktyczny przewodnik” część 1 i 2
 nagranie z webinaru eksperckiego: “Ocena pracownicza i feedback Jak je skutecznie przeprowadzić?”

Pobierz pakiet

Narzędzia do przeprowadzania ocen okresowych – przegląd

Na rynku istnieje bardzo wiele narzędzi, które mogą pomóc zarówno w przygotowaniu, przeprowadzeniu jak i podsumowaniu ocen okresowych i wdrażaniu ich wyników do organizacji.

Takim najbardziej podstawowym narzędziem jest zwykła kartka lub plik worda, w których tworzymy formularz oceny okresowej i excel, w którym można podsumować wyniki. Nie jest to jednak rozwiązanie zbyt wygodne i – zwłaszcza w większych organizacjach – nie działa efektywnie.

Znacznie wygodniejszym rozwiązaniem są dedykowane systemy online do przeprowadzania ocen okresowych. Umożliwiają one:

1. Przygotowanie formularza ocen okresowych,
2. Wybór kompetencji (niektóre – jak Dolineo zawierają bazę kompetencji i zachowań),
3. Ustalenie listy osób oceniających i ocenianych (albo na bazie istniejącej struktury organizacji w zależności od wybranej formy oceny – 180, 270, 360 stopni, albo manualnego doboru osób do badania),
4. Wysyłkę kart ocen do pracowników w zadanym czasie trwania badania,
5. Zebranie i analizę wniosków,
6. Rozbudowane raportowanie.

Stosowanie narzędzi do prowadzenia ocen okresowych, takich jak Dolineo, ma też wiele przydatnych funkcjonalności, które ułatwiają managerom ich prowadzenie. Należą do nich m.in. automatyczne wysyłki zaproszeń do badania lub powiadomienia o upływającym terminie wysyłane do opieszałych pracowników czy możliwość szerszej analizy danych historycznych, które pozwalają na wygodny monitoring historii ocen i przebiegu rozwoju pracownika.

Wdrożenie ocen okresowych

Aby efektywnie wdrożyć oceny okresowe pracowników w firmie, trzeba:

Potem pozostaje już samo przeprowadzenie badania oraz wdrożenie jego efektów. Ale uwaga! Aby ocena pracowników działała w szerszej perspektywie, konieczne jest stałe monitorowanie tego, czy przebieg każdej kolejnej oceny jest zgodny z celami i faktycznie przynosi organizacji korzyść. W sytuacji zmian w firmie arkusze ocen czy badane kompetencje również należy aktualizować.

Kiedy nie wdrażać ocen okresowych do firmy?

Paradoksalnie, istnieją momenty w rozwoju organizacji, w których wdrażanie ocen okresowych nie jest dobrym pomysłem, choć byłoby to bardzo potrzebne. Przykładem jest moment, w którym musi ona przejść dużą reorganizację, która będzie wiązać się z cięciem kosztów oraz zwolnieniami pracowników.

Wprowadzanie ocen okresowych w takim okresie życia firmy zostanie przez pracowników uznane za narzędzie, które ma pomóc w ich zwolnieniu, a strach przed oceną będzie ogromny. W takiej sytuacji wdrożenie ocen okresowych lepiej zostawić na nieco późniejszy okres, po transformacji, a na bieżąco wprowadzić do organizacji tzw. constant feedback.

Podobnym momentem jest okres euforii po ogromnym sukcesie firmy – np. zwiększeniu zysków, pozyskaniu finansowania czy zdobyciu ważnej nagrody. Wdrożenie może wtedy przebiec mniej efektywnie, bo przecież firma doskonale sobie radzi i żadne nowe zadania od strony HR nie są potrzebne.

W obu przypadkach ryzykujemy też, że uzyskana ocena będzie nierealistyczna. Pracownicy będą albo narzekać (bo firma przechodzi kryzys), albo pomijać problemy (bo firma odniosła sukces).

Oceny okresowe – którą metodę ocen wybrać? 180, 270, a może 360 stopni?

Wybór metod zależy od wielkości organizacji i celów oceny. W dużych, rozbudowanych organizacjach, ocena 360 stopni, w której biorą udział również dalsi współpracownicy i podwładni może być zbyt czasochłonna. Z kolei w małych strukturach, w których zespoły są nieliczne, pracownicy często pracują interdyscyplinarnie, sama ocena 180 stopni może być niewystarczająca.

Wybór metody jest też często zależny od poziomu stanowiska (na stanowiskach managerskich wybieramy metodę 360 stopni a na szeregowych 180 stopni). W celu optymalizacji samego procesu można też stosować różne metody oceny – np. przy samoocenie stosować pytania otwarte, ale już przy ocenie kolegów z zespołu jedynie pytania zamknięte lub badanie NPS.

Przebieg oceny rocznej

Proces realizacji ocen składa się z:

1. Przygotowania pracowników przed pierwszą oceną,
2. Wysyłki arkuszy ocen i monitoringu ich wypełniania,
3. Analizy wyników,
4. Spotkań podsumowujących z pracownikami,
5. Raportowania całego procesu do kadry zarządzającej.

Przygotowanie zespołu do przeprowadzenia oceny okresowej

Kiedy mamy już gotowe arkusze ocen i wszystkie dane wprowadzone do Dolineo, można przystąpić do przeprowadzenia pierwszej oceny. Na tym etapie najważniejszym elementem jest przygotowanie pracowników do przeprowadzenia oceny i samooceny, a przede wszystkim:

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie spotkań roboczych z managerami, którzy wyjaśnią pracownikom zasady oceny, a dodatkowo przesłanie im informacji w postaci nagrania video lub podręcznika pdf, które na przykładach pokaże jak i co oceniać. W ten sposób zyskujemy pewność, że każda osoba otrzymała taką samą informację.

Instrukcja prowadzenia oceny rocznej dla pracowników powinna zawierać informację:

Uwaga! Warto uważać nawet na to, jakiej nomenklatury używamy. Jeśli powiemy pracownikom, że przeprowadzamy proces analizy postępów i sukcesów lub zrealizowanych celów, to wywoła to mniejszy niepokój i lęk, niż komunikat o ocenie (której nauczyliśmy się bać już w szkole podstawowej).

Wysyłka arkuszy ocen

Kiedy mamy pewność, że wszyscy rozumieją co i jak oceniać, można przystąpić do przesłania arkuszy ocen. Jeśli korzystamy z narzędzia do ocen okresowych online takiego jak Dolineo, można to zrobić jednym przyciskiem. System zadba też o przypominanie pracownikom o tym, że zbliża się termin oceny.

Uwaga! Nie przeprowadzajmy oceny wtedy, kiedy firma jest w gorącym okresie i pracy jest więcej niż zazwyczaj. Na przykład typowy czas prowadzenia ocen rocznych, czyli listopad i grudzień to najgorszy możliwy czas na takie działania w branży kurierskiej, w której w tym okresie jest szczyt sezonu.

Analiza wyników oceny okresowej

Jeśli dane zbieraliśmy w Excelu, to czeka nas żmudne wprowadzanie i podsumowywanie wyników. Jeśli w systemie takim jak Dolineo, wszystkie dane są zbierane na bieżąco, a do managera należy już tylko interpretacja. Systemy online ocen okresowych pozwalają tez monitorować wyniki na przestrzeni zadanego okresu oraz na tle grupy pracowników – warto te dane również wykorzystać w czasie spotkania z pracownikiem.

Rozmowa podsumowująca po ocenie okresowej

Sama ocena pisemna to nie wszystko. Manager powinien spotkać się z każdym z podwładnych i omówić z nim wyniki oceny. W zależności od wybranej metodologii dane obejmują nie tylko samoocenę i uwagi od managera, ale również informacje od kolegów lub podwładnych.

Przed spotkaniem warto wysłać pracownikowi jego agendę i pozwolić mu się przygotować. Trzeba uwzględnić w nim, poza stricte wynikami oceny również konsekwencje oceny, w tym:

Raportowanie procesu

Informacje zebrane w trakcie rozmów z pracownikiem warto wprowadzić do systemu ocen. Dzięki temu łatwiej będzie przy kolejnej ocenie ustalić czy założenia z poprzedniego spotkania zostały spełnione.

Sam raport dla zarządu również z reguły można wygenerować bezpośrednio w narzędziu do oceny. Powinien zawierać zarówno informacje ogólne na temat każdego z działów jak i wnioski biznesowe (np. sugestie zwiększenia zatrudnienia, zmian personalnych itd.).

Oceny okresowe to niezwykle ważne narzędzie usprawniające zarządzanie pracownikami i wspierające realizację celów firmy. Z systemem ocen okresowych online Dolineo, jego zastosowanie jest proste i efektywne. Sprawdź!

Żródła
1) Magdalena Gębczyńska Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Zarządzania, Administracji i Logistyki. Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej 2018; Seria: Organizacja i zarządzanie z. 121