Ocena okresowa pracownika – definicja rodzaje, przykłady.

Być może ocena okresowa pracownika kojarzy Ci się z nadmiarem niepotrzebnej pracy, stresem i kłopotliwymi relacjami z podległymi Ci pracownikami. Dlaczego więc ocenianie jakości wykonywanej pracy jest coraz bardziej popularne? Niejednokrotnie działy HR z zegarkiem w ręku pilnują terminowości przekazywania ocen na temat wybranych pracowników. O co tyle szumu? Dlaczego okresowa ocena pracownika jest tak ważna? Jak sprawić, żeby ocena pracownika przebiegła sprawnie i spotkała się z pozytywnym odbiorem? Jak zadbać o to, aby cały proces oceny nie był tylko przykrym i czasochłonnym doświadczeniem? Przed Tobą spora dawka wiedzy! 

Czy zgodzisz się z tym, że nagradzanie pracowników, którzy swoją pracą przewyższają wszelkie obowiązujące standardy jest bardzo ważne? Docenianie wkładu pracowników i wartości, którą wnoszą do zespołu, działu i firmy motywuje do dalszego rozwoju oraz utrzymania pożądanej postawy. 

Okresowa ocena pracownicza – pomocne narzędzie

Nie ma chyba osób, którym zależy na tym, aby pracować źle. W głębi duszy, każdy z nas chce wykonywać swoją pracę dobrze, uczyć się od najlepszych i doskonalić w tych obszarach, w których mamy braki. Ocena okresowa wskazuje niedociągnięcia, które Twój pracownik może poprawić z Twoim wsparciem. Na pewno pracownicy chcą pracować dobrze i potrzebują docenienia za swoją pracę. 

Dzięki przeprowadzeniu oceny pracowniczej, organizacja może wiele zyskać, pod warunkiem, że proces nie jest postrzegany jako przykry obowiązek dla obu stron: oceniającego i ocenianego.  

Czym jest ocena okresowa pracownika?

Od identyfikacji potrzeb szkoleniowych pracowników, po dostrzeganie wschodzących gwiazd firmy – oceny pracowników mają wiele ważnych zastosowań. Najczęściej wykorzystujemy je do zweryfikowania kompetencji pracownika oraz realizowanych przez niego celów. 

Jeśli uda Ci się dobrze zaplanować i wdrożyć ocenę okresową, jesteś na dobrej drodze, aby podnieść zaangażowanie pracowników i stworzyć miejsce motywujące do rozwoju. 

Sprawdź jakie są najczęstsze błędy, których powinieneś unikać myśląc o przeprowadzeniu oceny pracowniczej.   

Planujesz przeprowadzić okresową ocenę pracowniczą ale nie wiesz jak się do tego zabrać? A może już prowadzisz taki proces, ale chcesz go zautomatyzować lub zdigitalizować?

Pobierz bezpłatny pakiet:
 ebook: “Feedback i ocena pracownicza. Praktyczny przewodnik” część 1 i 2
 nagranie z webinaru eksperckiego: “Ocena pracownicza i feedback Jak je skutecznie przeprowadzić?”

Pobierz pakiet

Co powinna zawierać ocena pracownika?

Poniżej znajdziesz kilka aspektów, które możesz zawrzeć w ocenie okresowej podległego Ci pracownika:

• Umiejętności interpersonalne:

Jak odnajduje się w zespole oraz czy przyczynia się do kreowania pozytywnej atmosfery w środowisku pracy? Czy potrafi “wejść” w zespół i stać się jego częścią, czy też jest indywidualistą lubiącym pracować samodzielnie?

• Umiejętność przystosowania się do zmieniających się warunków/zadań/oczekiwań:

Czy potrafi wykonywać zróżnicowane zadania i jak radzi sobie ze zmianami? Czy elastycznie dopasowuje się do wymagań, czy nie lubi zmian i wybijają go one z rytmu?

• Umiejętności organizacyjne:

Jak organizuje swoją pracę, odnajduje się w planowaniu i zarządzaniu własnym czasem pracy? Czy potrafi priorytetyzować swoje zadania i pracować samodzielnie?

• Cechy osobowościowe:

Czy umie działać w stresujących sytuacjach i unika konfliktów?

• Oddanie i zaangażowanie w pracę:

Czy jest lojalny i jak traktuje swoją pracę? Czy ma zaufanie wśród swoich współpracowników?

• Pomysłowość:

Czy dzieli się nowymi pomysłami i jak odnajduje się w sytuacjach skomplikowanych? Jak sobie radzi z trudnymi zadaniami wymagającymi znalezienia nietuzinkowych sposobów na rozwiązanie?

• Rozwój osobisty:

Czy chce się rozwijać i samodzielnie ustala swoje cele? Jest gotowy na szkolenia i otwarty na nowości?

Projektując arkusz oceny pracownika możesz śmiało zainspirować się powyższymi propozycjami.  

Korzyści wynikające ze stosowania ocen pracowniczych

Dobrze przeprowadzona ocena pozwala rozwijać się nie tylko pracownikom, ale całej organizacji. Jeśli nie prowadzimy ocen okresowych, nie dajemy pracownikom informacji o obszarach wymagających poprawy, które mają istotny wpływ na efektywność ich pracy. 

Korzyści, dla których jeszcze prowadzenie ocen okresowych pracowników jest ważne, przedstawiamy poniżej: 

Zobacz dobre praktyki, które sprawią, że okresowa ocena pracownika będzie efektywna.  

Rodzaje ocen okresowych

Zapytasz pewnie: Jak zabrać się za ocenę okresową pracowników i na co zwrócić szczególną uwagę? Po pierwsze, każda firma powinna zbudować swój własny system oceny okresowej, który będzie dopasowany do jej potrzeb i wymagań. Cele okresowych ocen pracowniczych, system nagradzania czy zarządzania efektywnością są bardzo podobne w każdym przypadku. Różnią się tylko podejściem i szczegółami, które z kolei rzutują na to, jak pracownicy postrzegają i realizują uzgodniony system oceny.

Ocena okresowa pracownika 90 stopni

To najprostszy i najszybszy sposób oceny pracownika, ponieważ dokonuje jej wyłącznie jedna osoba – bezpośredni przełożony. Formę tę spotyka się jednakże coraz rzadziej wśród nowoczesnych firm, którym zależy na jak najbardziej obiektywnej ocenie danej osoby.

Ocena okresowa pracownika 180 stopni

Metoda bardziej rozbudowana od poprzedniej – zaangażowane są dwie osoby, czyli pracownik, który przeprowadza samoocenę i jego bezpośredni przełożony. Dzięki temu jest dość szybką formą, ponieważ nie angażuje wielu osób. Pracownik dzieli się swoimi dobrymi i złymi doświadczeniami zawodowymi, a szef przekazuje informacje zwrotne na temat umiejętności i postawy pracownika.

Ocena okresowa pracownika 270 stopni

Metoda, która uwzględnia trzy źródła oceny, czyli samoocenę pracownika, ocenę przełożonego oraz opinię współpracowników. Jest to forma oceny kompetencji osób, które nie mają podwładnych, ale współpracują z osobami w swoim dziale lub w innych obszarach biznesowych firmy.

Ocena okresowa pracownika 360 stopni

Ocena 360 stopni jest najszerszą metodą oceny i obejmuje 4 grupy osób, czyli: przełożonego, podwładnych, współpracowników oraz samoocenę pracownika. Daje nam najszersze spojrzenie na pracownika, co przekłada się na to, że jest najbardziej czasochłonną metodą oceny pracowniczej, szczególnie kiedy włączymy w nią klientów zewnętrznych firmy mających styczność z ocenianym pracownikiem.

Coraz więcej źródeł, obok wymienionych powyżej metod, podaje jeszcze jedną – metodę 720 stopni. Jest ona opisywana jako podwójna metoda 360 stopni. Druga ocena 360 jest wykonywana w uzgodnionym czasie i porównywana z wynikami pierwszej oceny 360 stopni. Jest niejako sposobem kontroli dla efektywności wdrożonych przez pracownika zmian po pierwszej ocenie 360.

Przykład oceny okresowej

Najczęściej kwestionariusz oceny pracownika składa się z obszarów, kompetencji oraz zachowań. Możesz badać np. kompetencje osobiste, społeczne czy specjalistyczne.  

Przykład 1.

Obszar: Kompetencje osobiste

Kompetencja: organizacja pracy własnej (efektywne wykorzystanie czasu pracy zgodnie z  własnymi możliwościami. Planowanie pracy w taki sposób, by możliwa była realizacja wytyczonych celów). 

Zachowanie: spis zadań sporządzam według priorytetów, tak by najważniejsze sprawy załatwiać   w pierwszej kolejności. 

Skala:

• prawie zawsze
• często
• czasami
• prawie nigdy

Przykład 2.

Obszar: kompetencje specjalistyczne

Kompetencja: myślenie analityczne (analiza danych i wyciąganie wniosków. Rozumienie złożonych problemów i zauważanie niezgodności. Dzielenie się wnioskami z otoczeniem).

Zachowanie: dostrzegam złożone problemy występujące w organizacji i potrafię odczytać ich źródło.

Skala:

• prawie zawsze
• często
• czasami
• prawie nigdy

System ocen pracowniczych – jak podejść do tego krok po kroku?

Efektywni i zmotywowani pracownicy to podstawa do skutecznego działania firmy. Aby mieć pewność, że środowisko pracy stwarza odpowiednie warunki, a zatrudnione osoby właściwie realizują swoje zadania, konieczne jest monitorowanie najważniejszych dla nas aspektów. Jest wiele możliwości i sposobów, które pozwalają na ich weryfikowanie. Jednym z najbardziej popularnych jest właśnie ocena pracownicza. 

Jeśli system oceny pracowników ma dopiero pojawić się w firmie, konieczne jest odpowiednie opracowanie narzędzi, procedur oraz przygotowanie zatrudnionych osób. Istotne będzie zwrócenie uwagi na kulturę organizacyjną, aby dopasować działania do specyfiki firmy. Ważne jest także zastanowienie się dlaczego chcemy wdrożyć oceny pracowników. Do tego dobór metodologii, narzędzi, kryteriów. Etapów przez które musimy przejść jest wiele, ale jeśli odpowiednio przygotujemy się do wdrożenia, ocena i rozwój pracowników będą sprzyjały celom biznesowym firmy. A pracownicy chętniej będą uczestniczyć w tych procesach. 

Określ cel wdrożenia oceny pracowników

Zawsze jest jakiś powód, dzięki któremu zaczynamy myśleć o tym, że dobrze byłoby wdrożyć ocenę. Może być to spowodowane chęcią sprawdzenia poziomu kompetencji pracowników. Może być podyktowane problemami, które dostrzegasz w zespole – między ludźmi lub w zakresie realizacji zadań. Być może chcesz przygotować firmę do zbliżających się wyzwań. Wtedy potrzebujesz sprawdzić jakie kompetencje znajdują się już w zespole, a jakich jeszcze brakuje. Wdrożenie systemu ocen, tylko dlatego, że wydaje się nam, że to dobry pomysł, może sprowadzić nas na niewłaściwe tory. 

Dobrze określony cel jest podstawą do tego, aby przejść przez kolejne etapy. Umożliwi nam wybranie odpowiedniej drogi wdrożenia, dobór narzędzi, czy sposobów działania. Cel zdeterminuje także podejście do tego zagadnienia oraz odpowiednie nazewnictwo. Być może będziemy tworzyć system ocen pracowników. A może zdecydujemy się na rozmowy rozwojowe lub budowanie kultury feedbacku? 

Dlatego najpierw opracuj cel, na którym Ci zależy i do którego realizacji jest Ci potrzebny system ocen pracowników. Następnie ruszaj do kolejnych kroków. Bez tego działa się trochę po omacku i można popełnić wiele błędów na kolejnych etapach. 

Przyjrzyj się firmie

Kiedy wiesz już dokąd zmierzasz, czas na kolejny krok. Jeśli pracujesz w danej organizacji dłuższy czas, na pewno posiadasz już dużą wiedzę na temat tego co ważne. Ale jeśli planujesz wdrożyć system ocen jako konsultant zewnętrzny lub jesteś w danej firmie od niedawana, warto przyjrzeć się całości bardziej wnikliwie. Poza tym, nawet jeśli jesteś częścią organizacji już dłuższy czas, zatrzymaj się na chwilę i przyjrzyj się raz jeszcze kulturze organizacyjnej, pracownikom, menedżerom.

Docelowo powinien stać się integralną częścią wszystkich działań, które prowadzicie, tak aby wspierał realizację celów biznesowych i aby pasował do Waszych wartości, ale też codziennych zasad, czy rytuałów. Pamiętaj – ocena okresowa pracownika nie może być projektowana w oderwaniu od pozostałych realiów funkcjonowania firmy. 

Jeśli w organizacji funkcjonuje kultura feedbacku, a pracownicy są otwarci na informację zwrotną, będzie Wam dużo łatwiej. Jeśli udzielanie sobie informacji zwrotnej jest dla Was nowością, poza wdrożeniem systemu ocen, konieczne będzie wypracowanie w pracownikach gotowości do udzielania i odbierania feedbacku. 

Warto włączyć pracowników w proces wyłapywania tego, co jest dla nich ważne, co cenią w firmie oraz na czym zależałoby im w zakresie informacji zwrotnej. Niezwykle kluczowe jest to, jak przedstawimy powody, dla których wdrażamy systemy ocen pracowniczych – tak, aby osoby, dla których tworzymy te rozwiązania, czekały na nie i dostrzegały w nich szanse i możliwości, a nie zagrożenia. O tym szerzej przeczytacie w ostatnim punkcie. 

Spójrz wstecz

Istotnym elementem, na którym ocena pracowników będzie się opierać jest spojrzenie wstecz. Warto sprawdzić czy wcześniej prowadzone były oceny, jeśli tak, to w jakiej formie oraz jak funkcjonowały w firmie. Jeśli były wdrożone jakieś rozwiązania i narzędzia, a pracownicy nie byli z nich zadowoleni, trzeba będzie odwołać się do ich doświadczeń z przeszłości i tak skonstruować nowe podejście oraz odpowiednio je przedstawić, aby zniwelować obawy. Brak wiedzy o tym jak wyglądają wcześniejsze firmowe doświadczenia z oceną, może spowodować, że powielimy błędy z przeszłości i wywołamy niepotrzebny opór pracowników. Ocena pracownika jest bardzo ważnym elementem zarządzania, stąd nie możesz pozwolić sobie na pominięcie tego etapu.  

Wprowadzaj konkretne rozwiązania

Jeśli wiemy dokąd zmierzamy oraz co działo się w firmie wcześniej, czas działać w zakresie wprowadzania konkretnych rozwiązań. Pod uwagę należy wziąć kilka obszarów. Po pierwsze ogólne podejście do rozwiązania, które wdrażamy, czyli częstotliwość oceny. Czy będzie to okresowa ocena pracownika, ocena roczna, kwartalna, a może ocena udzielana na bieżąco. Być może też w zakresie komunikowania tego narzędzia skupimy się bardziej na feedbacku niż ocenie? 

Już sama nazwa niesie za sobą określony przekaz – czy bardziej koncentrujemy się na udzielaniu informacji zwrotnej, czy na ocenie? Nawet jeśli docelowo będziemy mówić o tych samych kompetencjach, czy podobnych zagadnieniach, to kwestia zakotwiczenia podejścia w głowach pracowników będzie kluczowa przy komunikowaniu narzędzia i wprowadzaniu go do organizacji. 

Kolejna rzecz to wybranie metody oceny pracowników. Czy stawiamy na proces 180/270 czy 360 stopni, czyli jak szeroka ma być grupa osób oceniających? Poza tym jakie są kolejne kroki w procesie – kiedy jest czas na wypełnienie arkuszy, jak przebiega późniejsza rozmowa z przełożonym, kogo obejmujemy procesem oceny oraz co dzieje się później z wynikami, które otrzymujemy. 

Następnie kryteria oceny pracownika – na czym będziemy się koncentrować: czy będzie to ocena kompetencji, czy ocena realizacji celów, a może podejście będące połączeniem tych dwóch elementów? Kolejna rzecz to dobór skali, aby pozwalała na obiektywną ocenę pracowników i wyciąganie wniosków. 

Technicznych aspektów dotyczących oceny jest wiele, dlatego też tak istotny jest kolejny punkt dotyczący rozwiązania, które zbierze nam to wszystko w całość. 

Dobierz narzędzia do oceny pracowników

Istotne jest, aby narzędzie pozwalało na realizację celów, które sobie stawiamy. Warto, aby było elastyczne, gdyż tylko przy takim założeniu mamy możliwość dopasowania rozwiązań do celów, oczekiwań, kultury organizacyjnej i możliwości. Dalej, nie bez znaczenia jest intuicyjność i łatwość obsługi. Pracownik powinien mieć komfort dokonywania oceny, a dział HR łatwość późniejszego wygenerowania raportów i wyciągania wniosków. 

Postaw na komunikację wewnętrzną

Na koniec, tuż przed samym wdrożeniem, przychodzi czas na wewnętrzną promocję Twojego pomysłu. Istotne jest włączanie poszczególnych grup pracowników już od początkowych etapów. Ważne, aby mieli realny wpływ na kształtowanie procesu i aby czuli się częścią tego wdrożenia. To jest kluczowa zasada praktycznie każdej zmiany w obszarze HR – zawsze kiedy to możliwe włączać pracowników. Kiedy czują się współtwórcami, z większym prawdopodobieństwem zaangażują się w późniejsze działania. Chętniej będą korzystać z narzędzi i będą ambasadorami w grupie pozostałych pracowników. 

Dobrze jest także przygotować kampanię informującą o uruchomieniu procesu, tak aby zaciekawić pracowników i zachęcić ich do aktywnego włączenia się. Tutaj w zasadzie pole do działania jest nieograniczone. Warto pamiętać, aby wykorzystać takie podejście i narzędzia, które będą pasowały do naszej kultury organizacyjnej. Może być klasyczny mailing, ale możemy postawić także na plakaty z ciekawymi, zabawnymi, czy budzącymi zainteresowanie hasłami. Możemy przygotować tematyczny dzień poświęcony wdrożeniu, zaskoczyć pracowników upominkiem czekającym na nich na biurku. 

Warto uruchomić wyobraźnię i poświęcić temu kilka chwil, gdyż pierwsze wrażenie ocena pracownika będzie mogła zrobić tylko raz. Przy pracy zdalnej, czy działaniach online możemy włączyć także intranet, komunikatory, czy przekazywanie informacji przez platformę, z której będziemy korzystać w procesie oceny. 

Zrób dobre pierwsze wrażenie

Aby to dobre wrażenie nie było tylko pustym efektem wow, pierwszy kontakt pracowników z oceną musi być także pozytywny. Nie chodzi tutaj o to jak wypadną w trakcie tego procesu, tylko jak będzie on przeprowadzony. Dlatego też konieczne jest odpowiednie przygotowanie menedżerów do tego, aby ocena była wartościowym elementem. Przełożony powinien wiedzieć jak ocenić pracownika, jak poprowadzić rozmowę rozwojową / oceniającą. Zatrudniona osoba ma wyjść z niej zmotywowana i gotowa do działania. 

Menedżerowie nieprzygotowani do tej kluczowej w procesie roli często mają trudności z taką rozmową z pracownikiem. Poprowadzeniem tak, aby nie była rozliczaniem przeszłości, a spowodowaniem, aby osoba oceniana wyszła z chęcią do działania i wiedziała co robić. Równie istotna jest rozmowa z pracownikiem, który ma niskie wyniki, jak i z tym, który osiąga dobre rezultaty. Jeden i drugi potrzebuje motywacji do działania i to właśnie menedżer powinien mu pomóc ją odkryć. 

To jest sedno oceny. I dlatego tak ważne jest, abyśmy tuż przed rozpoczęciem działań, poświęcili czas na przygotowanie przełożonych. Doskonale sprawdzą się tutaj wszelkie szkolenia (nawet te online) i warsztaty praktyczne, w trakcie których będą oni mieli możliwość przećwiczenia teorii w praktyce. 

Warto pamiętać, że czas poświęcony na przygotowanie procesu ocen pracowników, zwróci się wielokrotnie. Jest podstawą do dobrego przygotowania funkcjonowania narzędzia, które będzie służyło nam na kolejne lata. Później można już zacząć działać i monitorować efekty oraz aktualizować podejście do tego procesu odpowiadając na zmieniające się okoliczności biznesowe. 

Podsumowując, ocena okresowa to pomocne narzędzie w zarządzaniu pracownikami. Po pierwsze, pomaga poznać mocne i słabe strony pracownika. Po drugie, pozwala ukierunkować dalszy rozwój pracownika w organizacji. Zrezygnuj z Exceli i formy papierowej i skorzystaj z rozbudowanych narzędzi.  

Wypróbuj bezpłatnie system ocen okresowych Dolineo