Efektywne procesy szkoleniowe – jak je realizować?

Od czego zacząć wdrożenie procesów szkoleniowych w firmie? Jak zrobić to mądrze i z głową, aby odnieść jak najwięcej korzyści dla organizacji i pracowników? A przede wszystkim – czy we wszystkich firmach, nawet małych i średnich, procesy szkoleniowe są potrzebne?

• Dlaczego warto mieć procesy szkoleniowe w firmie?
• Jak wdrożyć efektywny proces szkoleniowy w firmie
• 3 dobre praktyki przy wdrażaniu procesów szkoleniowych

We współczesnym świecie trudno wyobrazić sobie firmę, która nie oferuje swoim pracownikom jakiejkolwiek formy rozwoju i szkoleń. Bez względu na wielkość, organizacje muszą wdrażać nowych pracowników, a także inwestują czas, zasoby i/lub środki finansowe w pozyskanie przez nich nowych kompetencji. Sporadyczne szkolenia nie zapewnią jednak stabilnego rozwoju i utrzymania konkurencyjności na rynku. Potrzebne są do tego efektywne procesy szkoleniowe.

Proces szkoleniowy to zaplanowana, wystandaryzowana ścieżka postępowania w zakresie wszelkich działań szkoleniowo-rozwojowych (ang. Learning & Development) w organizacji. Brzmi poważnie, bo mowa tu o kluczowych procesach wewnętrznych, które mają na celu m.in.:

W badaniach udowodniono, że skuteczna polityka L&D, a więc m.in. regularne realizowanie szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, poprawia wynik finansowy firmy. Wdrożenie procesów szkoleniowych nie jest zarezerwowane tylko dla korporacji. Małe i średnie firmy, które podejdą do działań L&D procesowo, mogą liczyć na konkretne korzyści. Lista zalet ze wdrożenia procesów szkoleniowych jest długa i imponująca.

Firmy, które zdecydują się wdrożyć procesy szkoleniowe, mogą odnieść szereg korzyści, w tym:

Kluczem do posiadania efektywnego procesu szkoleniowego w firmie powinno być między zespołowe porozumienie o potrzebie jego wdrożenia. Osoby odpowiedzialne za szkolenia lub wyznaczone do przygotowania procesu powinny zacząć pracę od rozmowy z interesariuszami. Należy poznać ich perspektywę, a w razie potrzeby przedstawić planowane korzyści. Bez tego przygotowawczego etapu istnieje spore ryzyko, że proces szkoleniowy pozostanie tylko słowami na papierze lub dokumentem w komputerze. Co jeszcze zrobić, żeby tak się nie stało? Warto podejść do budowania procesu (nie tylko szkoleniowego) w 6 krokach.

Ten etap wymaga odpowiedzi na pytania:

Punktem wyjścia tego etapu jest stworzenie zespołu projektowego, do którego warto zaprosić przedstawicieli każdego działu. W ten sposób ograniczymy ryzyko:

Procesy szkoleniowe powinny zawsze być projektowane z uwzględnieniem unikalnych potrzeb organizacji i pracowników. Nie istnieje jeden uniwersalny wzór, który sprawdzi się w każdej firmie. Co więcej, aby proces był efektywny, musi być przygotowany w oparciu o zebrane wcześniej dane, wspierać cele biznesowe i uwzględniać mierniki sukcesu. To moment przemyślenia i rozpisania procesu szkoleniowego krok po kroku, z uwzględnieniem wszystkich szczegółów, możliwych ścieżek i wyjątków, ról i zakresu odpowiedzialności przypisanych do stanowisk (a nie osób).

Platformy szkoleniowe umożliwiają realizowanie procesów szkoleniowych, dopasowanych do potrzeb małych, średnich i dużych firm. Bez nich trudno planować, egzekwować i przeprowadzać regularne szkolenia na wysokim poziomie, zawierające angażujące i ciekawe treści.

Istnieje ryzyko, że bez jasnych wskazówek i wytycznych skierowanych do pracowników i menedżerów, każdy proces biznesowy zostanie potraktowany jako sugestia, a nie obowiązujący standard postępowania. Warto zapewnić pracownikom wsparcie w zrozumieniu czego oczekuje od nich organizacja i jak będzie przebiegał nowo wdrażany proces szkoleniowy. Taką funkcję spełnia instrukcja, napisana w sposób prosty i przejrzysty, w formie pisemnej i graficznej (np. jako infografika i/lub film instruktażowy).

To etap kluczowy, który wymaga:

Nie zapominajmy, że wdrożenie to nie koniec działań, które powinna podejmować organizacja. Ważna jest dalsza komunikacja z interesariuszami, informacja zwrotna i kontrola przebiegu całego procesu. Ułatwieniem na tym etapie są nowoczesne platformy szkoleniowe, które posiadają moduły analityczne czy chociażby wbudowane kreatory ankiet. Dostarczają one cennych danych na temat opinii pracowników oraz ich zaangażowaniu, na podstawie których łatwiej podjąć decyzję o ewentualnych zmianach i poprawkach.

Nowy proces w organizacji oznacza zmianę nawyków, a ta nie dzieje się z dnia na dzień. Warto podzielić wdrożenie procesów szkoleniowych na etapy. Można rozpocząć od wdrożenia tych elementów, które przyniosą pracownikom i menadżerom liniowym najwięcej korzyści. Może to być przeniesienie do trybu online szkoleń, które organizowane są cyklicznie, co znacznie odciąży trenerów i pomoże usprawnić aspekty logistyczne. Następnie można wdrożyć procedury dotyczące innych szkoleń obowiązkowych, a potem rozwojowych.

Procesy szkoleniowe mają służyć organizacji i ludziom w niej pracującym. Rozpisując plan wdrożenia, warto uwzględnić czas na wniesienie poprawek. Jeśli coś się nie sprawdza, nie działa lub pracownicy nie działają zgodnie z procesem szkoleniowym, warto się temu przyjrzeć i podążyć za ich potrzebami.

Zmiana nawyków nie dzieje się w momencie wysłania maila do pracowników. Proces szkoleniowy będzie efektywny, kiedy pracownicy będą rozumieli, po co go wdrażamy, jakie odniosą korzyści, jak korzystać z nowych systemów i czego się od nich oczekuje. Dobrą praktyką jest nie tylko przejrzysta i regularna komunikacja, ale także przeprowadzenie szkolenia z nowego procesu.