Jak skutecznie poradzić sobie z zarządzaniem wiedzą i onboardingiem w rozproszonych zespołach? Case study Schavemaker

• Profil klienta
• Wyzwanie
• Rozwiązanie
• Rezultaty

Firma Schavemaker Poland jest częścią grupy Schavemaker, która od lat z sukcesem dostarcza kompleksowe usługi logistyczne. Mimo że jest to firma międzynarodowa, starannie pielęgnuje atmosferę rodzinną. Schavemaker to tak naprawdę nazwisko, a obecnie przedsiębiorstwem kieruje następne pokolenie rodziny. Struktura organizacyjna jest płaska, co sprzyja bezpośrednim relacjom i dobrej atmosferze.

Oferta Grupy obejmuje transport drogowy i intermodalny, logistykę magazynową oraz usługi terminala kontenerowego.  

Oddział w Polsce w tym roku świętuje swoje 20-lecie, świadcząc usługi dla spółki macierzystej z Holandii i współpracując z oddziałami w Bułgarii, Słowacji i Niemczech. Rozproszona grupa kierowców obsługuje różnorodne dziedziny transportu, takie jak transport ponadgabarytowy, plandeki, kontenery czy cysterny.  

Aby sprostać potrzebom zespołu pracującego ”w trasie”, organizacja stale poszukuje nowych rozwiązań, optymalizujących komunikację oraz procesy szkoleniowe. 

Firma od lat konsekwentnie stawia na rozwój i edukację swojego zespołu, co stało się jeszcze bardziej kluczowe w czasie pandemii. Tradycyjne, coroczne spotkania szkoleniowe dla kierowców, organizowane przed rozpoczęciem nowego roku pracy, zaczęły tracić na skuteczności z powodu rozproszenia pracowników na całym świecie i ograniczeń związanych z pandemią Covid. Schavemaker, który stale się rozrastał, zauważył również, że część kierowców pozostaje w pracy za granicą w okresie świątecznym, co było kolejnym czynnikiem uniemożliwiającym tradycyjne spotkania.  

Będąc rozwiniętą firmą logistyczną z wieloma lokalizacjami, organizacja napotykała coraz to nowe wyzwania związane z zarządzaniem rozproszonym personelem. Oczywistym stało się więc, że jak najszybciej należy wdrożyć nowoczesne narzędzia, które umożliwią efektywne przekazywanie wiedzy i zarządzanie nią, organizację szkoleń zdalnych oraz przeniesienie wybranych działań szkoleniowych w całości do trybu online. 

W obliczu tych wyzwań Schavemaker zdecydował się na poszukiwanie nowych rozwiązań, kierując się potrzebą przekazywania informacji i organizowania szkoleń w bardziej elastyczny sposób. Większość platform e-learningowych, które dostępne są na rynku, nie spełniła oczekiwań firmy zarówno pod względem kosztowym, jak i skomplikowania użytkowania i administrowania. Organizacja zwróciła jednak uwagę na ofertę Dolineo, która dostarczała gotowe, ale i kompleksowe rozwiązanie, które wspiera i optymalizuje wiele wewnętrznych procesów. 

Nie sposób nie wspomnieć o konkurencyjnej cenie systemu, która była atrakcyjniejsza niż inne dostępne na rynku opcje. Porównano ofertę z innymi, lecz nie tylko były one droższe, ale też nie oferowały równie estetycznego i intuicyjnego narzędzia. Różnice w kosztach, możliwościach funkcjonalnych oraz estetyka i łatwość użytkowania sprawiły, że wybór padł na Dolineo. 

Dolineo wyróżnia się różnorodnością form szkoleniowych, co przypadło do gustu Schavemaker. System oferuje opcję udostępniania materiałów w rozmaitych formatach – od plików PDF, przez wideo, po zaprojektowanie we wbudowanych kreatorach: 

Istotna jest też możliwość zarządzania zgromadzoną na platformie wiedzą – poszczególne materiały można przypisywać pojedynczym osobom, grupom pracowników np. zatrudnionych w konkretnym dziale czy wszystkim członkom załogi.  

Responsywność i dostępność na różnych urządzeniach były kluczowe dla mobilnych kierowców, którzy mieli swobodny dostęp do potrzebnych informacji na telefonie, tablecie czy laptopie. Pomocna w tym zakresie jest też aplikacja mobilna. 

Ważnym elementem jest uzyskiwanie szybkich i czytelnych raportów oraz danych statystycznych, co pozwalało Schavemaker na bieżące monitorowanie postępów i dostosowywanie działań szkoleniowych. 

Uruchomienie Dolineo było dla organizacji kluczowym krokiem, ponieważ system optymalizuje wiele istotnych wewnętrznych procesów. Przede wszystkim, firma korzysta z bazy gotowych szkoleń, stawiając tym samym na rozwój pracowników, tworzy własne materiały edukacyjne we wbudowanych kreatorach oraz wykorzystuje moduł onboardingu. Dzięki platformie kierowcy przechodzą przez szkolenia, które są obowiązkowe (m.in. RODO, BHP, Cyberbezpieczeństwo), a raporty pokazują również, że sami podejmują się realizacji dodatkowych materiałów z dostępnej bazy.  

Katalog gotowych szkoleń, które oferuje Dolineo, spełnia również potrzeby związane ze zróżnicowaniem stanowisk w firmie Schavemaker. Zarówno kierowcy, pracownicy administracyjni, managerowie, jak i pracownicy magazynowi, znajdują odpowiednie dla siebie treści. Firma zaprojektowała również onboardingi, które dostosowane są do różnych grup zawodowych. Dzięki temu proces wdrożenia nowych osób jest zoptymalizowany i zautomatyzowany. 

Dolineo spełniło również potrzeby firmy w zakresie certyfikacji i szkoleń branżowych. Kiedy klienci wymagali certyfikatów dotyczących transportu granulatów oraz związanych z nimi szkoleń, organizacja również skorzystała z możliwości platformy. W systemie umieszczone zostały specjalnie przygotowane filmy oraz materiały dodatkowe, a ścieżkę zwieńczyło uzyskanie imiennego certyfikatu. Szkolenia, jakie tworzy Schavemaker, obejmują różnorodne tematy, takie jak m.in. dress code, obsługa wózków paletowych, czy instrukcje postępowania z danymi towarami. Wszystko to daje Schavemaker poczucie pewności, że pracownicy są kompleksowo przeszkoleni, a firma może zweryfikować ich wiedzę i zrozumienie materiałów szkoleniowych. 

W ciągu 3 lat współpracy, która w dalszym ciągu trwa, Schavemaker z sukcesem zaimplementował platformę Dolineo, rozwiązując wyzwania związane z procesami szkoleniowymi i komunikacją w rozproszonym zespole pracowników. Aktualnie firma planuje dalsze działania, w tym rozwijanie onboardingu oraz zachęcanie pracowników do regularnego korzystania z systemu. To świadczy o długofalowym zaangażowaniu Schavemaker w rozwój i edukację swojego zespołu, z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi dostarczanych przez Dolineo. 

Rezultaty tej współpracy przynoszą Schavemaker liczne korzyści i satysfakcję. Dolineo dostarcza nie tylko narzędzie szkoleniowo-rozwojowe, ale także oferuje wsparcie i gotowość do pomocy, co buduje silną relację partnerską. 

Ważnym aspektem dla Schavemaker jest otwartość i szczerość w relacjach biznesowych. Klient podkreśla, że ta transparentność pozwala na wypracowanie wielu korzyści i utrzymanie dobrej współpracy przez wiele lat. Relacje oparte na zaufaniu i chęci współpracy są kluczowe dla osiągnięcia wspólnego celu, jakim jest skuteczne wdrożenie platformy e-learningowej. Mimo, iż Schavemaker Poland, który zatrudnia kilkaset pracowników, nie jest korporacją, odczuwa, że jest traktowany bardzo poważnie, co świadczy o profesjonalizmie i zaangażowaniu Dolineo w obsługę klienta.  

Zarządzający platformą po stronie Schavemaker widzą wiele możliwości narzędzia. Zainteresował ich także kolejny moduł — Feedback i ocena okresowa. Firma ceni sobie możliwość bezpłatnego jego przetestowania. Dzięki temu mają szansę zapoznać się dokładnie, czy spełni on ich oczekiwania. Podkreślają, że nowości, które stale wprowadza Dolineo, są istotne dla rozwoju firmy.