Znajdziesz tu informacje o nowościach na Dolineo.
Przeczytasz inspirujące artykuły na tematy związane z rozwojem pracowników.
Dowiesz się, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Dolineo.
Utrata wiedzy w organizacji – jak zarządzać wiedzą, aby jej nie tracić
Jak cenni są pracownicy, okazuje się najczęściej, kiedy ich zabraknie. Zdarza się, że pracownik na zwolnieniu lekarskim jest jedyną osobą, która posiada na tyle ważną dla firmy wiedzę, że trzeba do niego dzwonić kilka razy dziennie. Bywa także, że czynności, które jedna osoba wykonuje niemal automatycznie, stanowią wyzwanie dla innych pracowników w tej samej organizacji. Powszechne jest też, że firmy niechętnie wysyłają pracowników na urlopy, bo te powodują przestój lub opóźnienia w realizacji zleceń lub obsłudze klienta. Jeśli któraś z tych sytuacji dotyczy Twojej firmy, warto zastanowić się, co można zrobić, aby takim sytuacjom zapobiec.
Czym jest utrata wiedzy i jakie mogą być jej skutki
Utrata wiedzy w organizacji (ang. knowledge loss) to sytuacja, w której firma traci całe lub częściowe źródło wiedzy, niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. Wiąże się ona najczęściej z odejściem pracownika lub pracowników, posiadających kluczową wiedzę. Najczęstsze jej przyczyny to:
Skutki utraty wiedzy w organizacji
Sytuacje, w efekcie których organizacje mogą utracić cenną wiedzę, są stałym elementem życia każdej firmy. Na niektóre z nich, jak np. rezygnację z pracy, pracodawcy mają do pewnego stopnia wpływ. M. in. w obliczu tzw. Wielkiej Rezygnacji, która jest konsekwencją pandemii, firmy opracowują strategie zatrzymania największych talentów. Ich głównym założeniem jest stworzenie atrakcyjnych warunków pracy i atmosfery, które zachęcą pracowników do pozostania na pokładzie. Żadna z tych strategii nie jest jednak skuteczna w 100%.
Na inne sytuacje, związane ze zdarzeniami losowymi i naturalnym cyklem życia człowieka, firmy wpływu nie mają. Mogą jednak przygotować się na nie i zminimalizować skutki, wdrażając odpowiednie procedury i wykorzystując właściwe narzędzia. Do najpoważniejszych konsekwencji należą:
Planujesz przeprowadzić okresową ocenę pracowniczą ale nie wiesz jak się do tego zabrać? A może już prowadzisz taki proces, ale chcesz go zautomatyzować lub zdigitalizować?
Pobierz bezpłatny pakiet:
ebook: “Feedback i ocena pracownicza. Praktyczny przewodnik” część 1 i 2 nagranie z webinaru eksperckiego: “Ocena pracownicza i feedback Jak je skutecznie przeprowadzić?”
Jak utrata wiedzy wpływa na pracowników
Skutki braku właściwego zarządzania wiedzą i jej strata mają także ogromny wpływ na pracowników, którzy w organizacji pozostają. Szacuje się, że osoba, która zajmuje specjalistyczne stanowisko posiada 42% unikalnych umiejętności i wiedzy. Jej odejście powoduje utratę prawie połowy wiedzy, niezbędnej do wykonywania pracy na tym stanowisku. A to oznacza komplikacje dla osób z nią współpracujących oraz dla osoby, która przychodzi ją zastąpić. Obliczono, że powrót do status quo może trwać nawet 200 h pracy nowozatrudnionego pracownika, który w tym czasie odtwarza wiedzę, szukając informacji lub wykonując pracę metodą prób i błędów. Konsekwencje są łatwe do przewidzenia: spadek motywacji i zaangażowania oraz straty finansowe. Utarta wiedzy kosztuje firmę średnio 4,5 miliona USD rocznie.
Jak zarządzać wiedzą, aby jej nie tracić?
Proces zarządzania wiedzą w każdej organizacji powinien więc uwzględniać ryzyko jej utraty na wszystkich tych poziomach. To oznacza, że działania zapobiegające muszą być systematyczne i ustrukturyzowane. Oto 6 ważnych punktów, które należy wziąć pod uwagę:
#1. Wzmocnienie kultury „knowledge sharing”
Kluczem do stworzenia kultury organizacyjnej opartej na wiedzy i jej swobodnym przepływie jest zaufanie. Firmy, które charakteryzują się wysokim wzajemnym poziomem zaufania, zamiast na kontrolę stawiają na samodzielność i otwartość. Takie środowisko pracy zachęca do interakcji, wzmacnia zaangażowanie pracowników i stwarza warunki do dzielenia się wiedzą. Kultura „knowledge sharing” przejawia się także poprzez umiejętność dostrzeżenia i wykorzystania talentów – w tym zaangażowanie pracowników w różnym wieku, z każdego poziomu organizacji, w procesy wprowadzania innowacji, szkolenia, mentoring. To także stwarzanie pracownikom możliwości interakcji w pokojach socjalnych i online, podczas firmowych wydarzeń (np. wspólnego celebrowania sukcesów).
#2. Właściwa polityka kadrowa i szkoleniowa
Procesy HR i L&D odgrywają dużą rolę w procesie zarządzania wiedzą w organizacji. To one bowiem przeprowadzają pracowników przez wszystkie kluczowe dla nich momenty (tzw. Moments that Matter), takie jak onboarding, rozwój (w tym awanse) czy zakończenie współpracy (exit interview, przekazanie stanowiska pracy innej osobie). Każde z tych elementów powinno uwzględniać moment dzielenia się aktualną i zweryfikowaną wiedzą, co zapobiegnie jej nieodwracalnej utracie. Nawet tak newralgiczny z punktu widzenia wycieku wiedzy moment, jak zwolnienia, jeśli jest odpowiednio przemyślany i przygotowany, może uchronić przed konsekwencjami (w tym społecznymi i relacyjnymi), związanymi z utratą części pracowników.
#3. Ocena ryzyka utraty wiedzy
Proces oceny ryzyka utraty wiedzy powinien być na stałe wpisany w harmonogram działań prewencyjnych. Co się w nim zawiera?
Proces ten nie wymaga specjalistycznych narzędzi i generowania osobnych badań – często wystarczy odpowiednio wykorzystać dostępne w organizacji dane i statystyki i wyciągnąć z nich odpowiednie wnioski.
#4. Transformacja wiedzy ukrytej na jawną
Wiedza jawna to wiedza, którą stosunkowo łatwo wychwycić i przekształcić na dokumenty w różnej postaci (manuale, pliki audio i video, procedury etc.). Zazwyczaj, choć nie zawsze, firmy posiadają już spore zasoby wiedzy jawnej i przekazują ją pracownikom ustnie lub pisemnie. Większe wyzwanie stanowi wiedza ukryta, czyli unikalna. Zazwyczaj przekazuje się ją podczas nabywania konkretnego doświadczenia zawodowego, na danym stanowisku pracy. Wymaga ona interakcji i zaangażowania i rzadko jest przenoszona na jakiekolwiek nośniki wiedzy. Warto to zmieniać i podejmować próby rejestrowania i przekazywania takiej wiedzy szerszej grupie pracowników. Może odbywać się w to np. w postaci nagrań video, spisania procesów.
#5. Zapewnienie narzędzi do zarządzania wiedzą
Ryzyko utraty wiedzy rośnie w firmach, w których nie ma odpowiednich narzędzi do jej przechowywania i udostępniania. Proste w obsłudze i intuicyjne bazy wiedzy nie tylko ułatwiają codzienną pracę, ale pozwalają zebrać wiedzę w jednym, bezpiecznym miejscu. Łatwy dostęp do wiedzy pomaga wypracować w firmie właściwe nawyki dzielenia się kompetencjami i zasobami, co w obliczu rozproszonych struktur i pracy zdalnej lub hybrydowej, może być utrudnione.
#6. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za aktualizację wiedzy
Trudno oczekiwać od pracowników, że będą przekazywać wiedzę, którą nikt, oprócz nich się nie interesuje (do momentu jej utraty). Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za aktualizację odpowiednich kategorii wiedzy w organizacji, przynosi ogromne korzyści. Przede wszystkim daje gwarancję, że wiedza krążąca w firmie jest aktualna i sprawdzona. Wybrani pracownicy mają obowiązek uaktualniać wszelkie dokumenty (np. procedury, manuale) i informować innych o zmianach, dzieląc się przy tym unikalną, specjalistyczną wiedzą. To może podnieść ich rangę w organizacji, stanowiąc dodatkowy element motywacyjny.
Zagrożenie ryzykiem utraty wiedzy jest realne w każdej organizacji. Można jednak zminimalizować jego skutki, kreując kulturę organizacyjną opartą na wiedzy i jej przepływie, oraz zapewniając właściwe narzędzia do zarządzania nią. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej jak Dolineo może usprawnić zarządzanie wiedzą w Twojej organizacji, skontaktuj się z nami.
Wykorzystaj moduł Baza wiedzy do zarządzania wiedzą Twojej organizacji.
Sprawdź, jakie korzyści przyniesie uruchomienie bazy w Twojej firmie!
Wypełnij formularz i przetestuj platformę – podaj swój firmowy adres e-mail a otrzymasz dostęp demonstracyjny do platformy, modułu Baza wiedzy i katalogu ponad 200 gotowych szkoleń e-learningowych.
Wypróbuj bezpłatnie Dolineo przez 14 dni!
