Znajdziesz tu informacje o nowościach na Dolineo.
Przeczytasz inspirujące artykuły na tematy związane z rozwojem pracowników.
Dowiesz się, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Dolineo.
Zarządzanie zespołem rozproszonym – 5 zasad, aby robić to skutecznie
Wyzwania, przed jakimi każdego dnia stoją liderzy zespołów rozproszonych, sięgają daleko poza efektywne prowadzenie spotkań online i skuteczne egzekwowanie wykonywania obowiązków. Zarządzanie w tak złożonej rzeczywistości biznesowej wymaga nowego podejścia do przywództwa. Oto 5 dobrych praktyk, które wzniosą zarządzanie na odległość na wyższy poziom.
- Zespoły rozproszone, zdalne czy hybrydowe – definicje
- (Krótka) historia pracy zdalnej i zespołów rozproszonych
- Zarządzanie zespołem rozproszonym – 5 zasad, które możesz wdrożyć już dziś
Zespoły rozproszone, zdalne czy hybrydowe – definicje
Zespoły rozproszone mogą pracować w trybie pracy zdalnej lub stacjonarnej – w różnych miejscach, miastach, państwach, a nawet na różnych kontynentach. Co to oznacza? W przypadku pracy zdalnej, zgodnie z definicją zamieszczoną w Kodeksie pracy pracownik może wykonywać swoje obowiązki zawodowe całkowicie lub częściowo (hybrydowo) na odległość, w miejscu wskazanym przez pracownika. Może to być miejsce zamieszkania lub inne dowolne miejsce, które zatwierdzi pracodawca. Zespoły rozproszone to także takie, których członkowie pracują stacjonarnie w różnych filiach danej spółki. Wspólnym mianownikiem jest m.in. to, że mają one niewiele (albo wcale) okazji do spotkań na żywo. W tym artykule zajmiemy się głównie zespołami rozproszonymi pracującymi zdalnie, ale wymienione zasady są uniwersalne i można je stosować w każdej sytuacji zarządzania na odległość.
(Krótka) historia pracy zdalnej i zespołów rozproszonych
Punktem zwrotnym w rozwoju pracy zdalnej, a tym samym powstania dużej liczby zespołów rozproszonych, była oczywiście pandemia. Po jej zakończeniu prognozowano, że praca na odległość jest przyszłością, a jej skala będzie jedynie rosła. Jednak w 2023 roku wiele światowych korporacji zaczęło ogłaszać „wielki powrót do biur”. Zrobiły to nawet firmy z branży IT, w tym Google.
Skuteczne zarządzanie zespołem rozproszonym – temat nadal aktualny
Nie oznacza to jednak, że wszyscy pracownicy wrócą do biur. Po pierwsze, elastyczność jest nadal jednym z najważniejszych czynników, które przekonują pracowników do podjęcia pracy u danego pracodawcy lub pozostania w niej. Po drugie, pracownicy przekonali się, że zdalnie mogą zrobić tyle samo lub więcej, a praca z domu sprawia, że czują się szczęśliwsi. Właśnie dlatego nie chcą oddawać przywilejów bez walki. Np. pracownicy Apple otwarcie przeciwstawili się nowej polityce swojej firmy, zmuszając zarząd do złagodzenia wytycznych. Po trzecie, niektóre zespoły funkcjonowały zdalnie także przed pandemią (np. zespoły sprzedaży) – choć nie było to jedynie przywilejem, ale przede wszystkim koniecznością.
Zarządzanie zespołem rozproszonym – 5 zasad, które możesz wdrożyć już dziś
Z czego wynika niechęć pracodawców do pracy zdalnej? Wielu liderów głoszących konieczność powrotu do biur wskazuje m.in. na problemy komunikacyjne, brak jedności w zespołach rozproszonych, mniejszą produktywność czy rozpad kultury organizacyjnej. Wyzwaniem jest także nadzór nad pracownikami.
Po drugiej stronie mamy ekspertów wskazujących, że problemy z zarządzaniem zespołami rozproszonymi można rozwiązać. Oto 5 głównych zasad, które warto wdrożyć, aby praca na odległość była satysfakcjonująca dla obu stron i jednocześnie efektywna.
Komunikacja w zespołach rozproszonych
O komunikacji w zespołach, które pracują na odległość, powiedziano i napisano już bardzo dużo. Jej wagę trudno przecenić: pracownicy, którzy otrzymują wystarczającą ilość informacji potrzebnych do wykonania swojej pracy, są 2,8 razy bardziej zaangażowani, a ich firmy odnotowują o 23% wyższe zyski. Jednocześnie większość pracowników, otrzymując średnio ponad 100 maili dziennie, czuje się przytłoczona i pomija większość z nich. Do tego należy dodać ponad 200 wiadomości wysłanych za pomocą różnego rodzaju komunikatorów platform wewnętrznych oraz wszystkie informacje przekazywane podczas spotkań online.
Z tych powodów właściwa komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych powinna przebiegać według kilku zasad:
Właściwe korzystanie z narzędzi
Istnieje wiele narzędzi stworzonych po to, aby usprawnić pracę zdalną, poprawić efektywność zespołów rozproszonych i podnieść komfort pracowników. Niestety zbyt rzadko liderzy otrzymują pełne szkolenia i wsparcie przy ich użytkowaniu. To jedna z przyczyn, dla których większość transformacji cyfrowych w organizacjach kończy się niepowodzeniem – pracownicy korzystają z narzędzi w sposób bardzo ograniczony, nie wykorzystując w pełni ich możliwości. Liderzy zespołów rozproszonych powinni poznać wykorzystywane w pracy aplikacje i nauczyć się z nich korzystać, dając dobry przykład i wsparcie swoim ludziom.
Wypracowanie zasad pracy zdalnej
Dobra współpraca i osiąganie celów biznesowych wymagają wypracowania wspólnych zasad. Przede wszystkim bardziej przejrzystych niż w przypadku zespołów stacjonarnych. Jeśli zespoły rozproszone nie otrzymują w tym zakresie wsparcia odgórnego – powinny, przy wsparciu lidera, ustalić podział zadań, standardy i częstość komunikacji, czas trwania i zakres spotkań online, sposób ich efektywnego prowadzenia (np. z wykorzystaniem metody „pass the button”), dni bez spotkań online, etc.
Jasny cel
Zarządzanie zdalnie zadaniami wymaga od menadżera przykładania jeszcze większej uwagi do jasnego komunikowania celów, wizji i oczekiwań wobec zespołu i poszczególnych jego członków. Ponadto pracownikom trudno odnaleźć się w zmiennych i trudnych czasach, a wspólny cel i jasne wytyczne pozwalają wzmocnić poczucie bezpieczeństwa w niepewnym świecie i uzasadniają codzienny wysiłek. Jeśli wiem, dokąd zmierzam (ja i moja firma), to mam większą motywację i chęci do pracy.
Dbałość o relacje
Jeden z największych zarzutów wobec pracy zdalnej to brak możliwości nawiązania bliższych relacji zawodowych i ograniczona możliwość wymiany wiedzy. Z pomocą przychodzą tu firmy, które od lat pracują całkowicie zdalnie, takie jak GitLab. Organizacja ta od lat stosuje wspólne wirtualne coffe breaki, spotkania bez agendy, ale także politykę „otwartych drzwi” (w tym przypadku wirtualnych), która zachęca do kontaktu bezpośredniego w razie potrzeby i z każdym pytaniem. Działania te sprzyjają zaufaniu, koleżeństwu i poczuciu przynależności wśród członków zespołu. Zachęcają też do otwartej i pełnej szacunku komunikacji w celu wzmocnienia relacji.
Chociaż zarządzanie zespołem rozproszonym niesie za sobą sporo wyzwań, właściwe działania mogą sprawić, że wydajność i zaangażowanie pracowników będą zbliżone lub większe niż w zespołach stacjonarnych.
