Skorzystaj z promocji Black Week(s)! W dniach 25.11-6.12.2024 r. możesz otrzymać zniżkę nawet do -40%.

POPROSZĘ OFERTĘ
Blog logo

Znajdziesz tu informacje o nowościach na Dolineo.
Przeczytasz inspirujące artykuły na tematy związane z rozwojem pracowników.
Dowiesz się, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Dolineo.

onboarding - przywitanie nowego pracownika, mężczyzna i kobieta podają sobie dłonie.

Wiedza HRZarządzanie

Program onboardingowy – od czego zacząć jego tworzenie?

Jak wspierać zaangażowanie i motywację pracownika od jego pierwszych chwil w organizacji? Jak sprawić, aby szybciej poznał firmę i jej kulturę oraz wdrożył się w nowe zadania? Kluczem do sukcesu jest program onboardingowy. Od czego zacząć jego tworzenie i jak sprawić, żeby był skuteczny?  

Czym jest program onboardingowy? 

Program onboardingowy to zaplanowany i wystandaryzowany proces integracji nowego pracownika z firmą i współpracownikami. Jego celem jest szybkie wdrożenie do obowiązków, wsparcie w zrozumieniu powierzonej roli i adaptacja w nowej kulturze organizacyjnej. Dobry i skuteczny program onboardingowy znacznie wykracza poza przywitanie nowego pracownika w drzwiach i przekazanie narzędzi do pracy. Najlepiej rozwijające się firmy na świecie przywiązują do niego szczególną uwagę, nie szczędząc czasu ani środków na odpowiednie wdrożenie nowych osób. 

Program onboardingowy – od czego zacząć jego tworzenie? 

Aktualne trendy w zakresie programów onbaordingowych nie pozostawiają złudzeń – onboarding musi być kompleksowym, przemyślanym procesem, dopasowanym do potrzeb pracowników i organizacji. Tworząc ramy takiego procesu, warto zainspirować się najlepszymi praktykami z rynku, a także posłuchać opinii pracowników. Niestety, zazwyczaj ci ostatni nie mają najlepszej opinii o programach onboardingowych, którymi zostali objęci. Zaledwie 12% zapytanych przez Gallupa pracowników potwierdziło, że są w pełni zadowoleni ze sposobu, w jaki ich firma wdrożyła ich do organizacji, a 29% nie czuło się w pełni przygotowana do pełnionych obowiązków. Jak poprawić jakość programu onboardingowego i sprawić, aby był efektywny i skuteczny? Podajemy 3 kluczowe wskazówki. 

Pytaj pracowników 

Pierwszym krokiem przy tworzeniu programów onboardingowych jest sprawdzenie aktualnej sytuacji w organizacji. Warto zebrać informacje na temat: 

  • aktualnego przebiegu procesu wdrożenia w różnych działach i na różnych stanowiskach, jego długości, etapów, struktury lub jej braku,  
  • dobrych praktyk, wykorzystywanych w organizacji, które się sprawdzają,  
  • oczekiwań menadżerów w zakresie wsparcia i efektów, jakich oczekują po programie onboardingowym, 
  • dostępnych zasobów, z których można skorzystać przy tworzeniu procesu wdrożenia (budżet, platforma szkoleniowa, kanały komunikacji, materiały etc.).
3 kobiety pracują przy biurku nad planem wdrażania nowego pracownika

W tym procesie nie można pominąć konsultacji z pracownikami – zarówno nowozatrudnionymi, jak i tymi, którzy wdrożenie mają dawno za sobą. To oni są najlepszym źródłem informacji na temat tego, co działa w procesie onboardingu, a co firma musi dopracować. Najlepszym sposobem na pozyskanie takich informacji są ankiety, które umożliwią sprawdzenie sytuacji wyjściowej i kontrolę procesu po jego wdrożeniu.  

Zaangażuj liderów i innych pracowników 

Jeśli program onboardingowy jest w całości realizowany przez dział HR, szanse na jego skuteczność i zapewnienie pracownikom pozytywnych doświadczeń maleją. Pracownicy 3,4 razy częściej oceniają swoje doświadczenia związane z wdrożeniem jako wyjątkowe, kiedy w proces jest zaangażowany ich przełożony. Z kolei negatywna ocena programu onboardingowego zwiększa ryzyko rezygnacji z pracy. Jak tego uniknąć? 

  • zaangażuj liderów w proces tworzenia programu onboardingowego i wyznacz im konkretne role, 
  • zadbaj o stworzenie relacji nowego pracownika z przełożonym i współpracownikami na polu prywatnym i zawodowym – przy planowaniu budżetu uwzględnij wydatki na wspólną kolację, lunch lub inną aktywność,  
  • zadbaj o element społecznego uczenia się przy wdrożeniu – zaproś do programu onboardingowego współpracowników z różnych działów. 

Zadbaj o preboarding  

Program onboardingowy nie powinien rozpoczynać się pierwszego dnia pracy, a znacznie wcześniej. W zasadzie pierwszy moment krytyczny to obustronna zgoda na zatrudnienie. Większość firm w okresie od zakończenia rekrutacji do pierwszego dnia pracy ogranicza się do wymiany dokumentów personalnych, czasem do podpisania umowy. Tymczasem to czas, którego nie warto marnować. Te kilka tygodni lub miesięcy można przeznaczyć na przekazanie nowozatrudnionemu pracownikowi informacji na temat stanowiska, kultury organizacyjnej czy nawet prowadzonych aktualnie projektów w organizacji. Stopniowo przekazywane informacje w przystępny sposób (microlearning) ułatwią przyswojenie wiedzy i zmniejszą stres związany z nowym miejscem. 

 

onboarding dwie kobiety rozmawiają w biurze

Dobre praktyki w tworzeniu programów onboardingowych 

Najbardziej skuteczne programy onboardingowe sprawiają, że organizacje robią na pracownikach doskonałe pierwsze wrażenie już na etapie oczekiwania na rozpoczęcie pracy. Budują też ich zaangażowanie i przyspieszają wdrożenie do nowych obowiązków. Badania wykazały, że dobrze przeprowadzony onboarding może zwiększyć retencję o 82%. Jak to osiągnąć?  Warto sięgnąć po sposoby, które sprawdziły się w innych organizacjach oraz wypracować własny program onboardingowy.  

Stwórz progresywny harmonogram wdrożenia 

Gleb Tsipursky, autor bestsellerowych książek i doradca firm z listy Fortune 500, w artykule dla Harvard Business Review radzi, aby tworzyć harmonogramy wdrożenia. Mają być one dopasowane do zakresu wiedzy, jaki muszą pozyskać nowi pracownicy, aby w pełni zintegrować się z organizacją. Dlatego na początku będą to przede wszystkim szkolenia, potem szkolenia on-the-job, warsztaty i w końcu programy mentorskie. Takie podejście zmniejsza ryzyko przytłoczenia informacjami i pozwala stopniowo, ale konsekwentnie zagłębiać się w obowiązki i przejmować za nie odpowiedzialność. 

Zadbaj o First Day Readiness 

First Day Readiness to element wewnętrznego procesu Identity and Access Management, który umożliwia pracownikowi wykonywanie swoich obowiązków od razu lub w bardzo krótkim czasie po dołączeniu do organizacji. Chodzi tu wdrożenie takich rozwiązań, które umożliwią przyznanie pracownikowi odpowiednich dostępów do wszelkich systemów IT i aplikacji. Dzięki temu nie blokujemy działań pracownika i może on skupić się na bardziej strategicznych elementach onboardingu. Deloitte radzi, aby przeanalizować te procesy w porozumieniu z działami IT i menadżerami poszczególnych zespołów lub skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.  

Wykraczaj poza standard

Programy onboardingowe, w takich firmach jak Netflix czy Google, wychodzą poza sformalizowany plan, wypełniony oficjalnymi spotkaniami i szkoleniami. Ich celem jest sprawić, aby nowozatrudniony pracownik poczuł się jak w domu. Osiągają to, tworząc przyjazne i wspierające środowisko, w którym każdy jest pomocny i otwarty. Przydzielony „buddy”, czyli osoba odpowiedzialna za przywitanie i wprowadzenie do organizacji, dba, aby żadne pytanie nie pozostało bez odpowiedzi. Pracownicy są zapraszani na firmowy lunch zapoznawczy i otrzymują pakiety powitalne, w których znajdują się gadżety firmowe. Takie niestandardowe podejście do programów onbaordingowych buduje pozytywne doświadczenia już od pierwszych dni, co wpływa na zatrzymanie talentów.  

onboarding - mężczyzna i kobieta witają się, podają sobie dłoń

Sprawdzaj stastyki dotyczące programu onboardingowego 

Eksperci Gallupa sugerują, żeby wskaźniki dotyczące skuteczności programu onboardingowego łączyć z pozostałymi wskaźnikami wydajności w organizacji. Umożliwi to nie tylko stworzenie bardziej skutecznego procesu, ale także potwierdzi wartość biznesową podejmowanych działań wdrożeniowych. Skuteczność onboardingu, przedstawiona w liczbach, potwierdzi strategiczne znaczenie HR i L&D w organizacji.  

Sprawdzaj, czy onboarding idzie zgodnie z planem 

Paul Falcone, były dyrektor HR Nickelodeon i Paramount Pictures zachęca, aby stałym elementem programów onboardingowych były rozmowy sprawdzające postępy wdrożenia w odstępie 30, 60 i 90 dni. Ma to zapewnić płynne przejście do nowej roli dzięki szybkiej identyfikacji przeszkód i trudności, jakie napotyka nowy pracownik. W trakcie takich rozmów warto pytać m.in. o: 

  • poziom zadowolenia z pracy i organizacji,  
  • dotychczasowe doświadczenia związane z nowym stanowiskiem, 
  • rozbieżności pomiędzy rzeczywistością a wizją stanowiska, przedstawioną podczas rozmowy kwalifikacyjnej,  
  • potrzeb pracownika w zakresie wsparcia ze strony organizacji, przełożonego, współpracowników,  
  • wyzwania i konflikty,  
  • samopoczucie w organizacji.  

Falcone uważa, że taki system sprawi, że pracownicy poczują się docenieni i włączeni, przez co wzrośnie ich zaangażowanie i produktywność.  

Przy tworzeniu planu onboardingowego warto pamiętać, że wdrożenie jest długotrwałym procesem, który trwa co najmniej 3 miesiące. Często jednak osiągnięcie maksymalnego potencjału wydajności zajmuje pracownikowi 12 miesięcy lub więcej. Im proces jest bardziej przemyślany i zgodny z potrzebami pracownika i organizacji, tym będzie bardziej skuteczny.  

Wsparciem dla programów onboardingowych są platformy, które optymalizują proces adaptacji nowych osób m.in. w zakresie logistyki, kosztów czy czasu, poświęcanego przez trenerów. Zobacz, co możesz zyskać.

Udostępnij ten wpis
Kasia Kubiak

Kasia Kubiak