Program onboardingowy – od czego zacząć jego tworzenie?

Jak wspierać zaangażowanie i motywację pracownika od jego pierwszych chwil w organizacji? Jak sprawić, aby szybciej poznał firmę i jej kulturę oraz wdrożył się w nowe zadania? Kluczem do sukcesu jest program onboardingowy. Od czego zacząć jego tworzenie i jak sprawić, żeby był skuteczny?  

• Czym jest program onboardingowy?
• Program onboardingowy – od czego zacząć jego tworzenie?
• Dobre praktyki w tworzeniu programów onboardingowych

Program onboardingowy to zaplanowany i wystandaryzowany proces integracji nowego pracownika z firmą i współpracownikami. Jego celem jest szybkie wdrożenie do obowiązków, wsparcie w zrozumieniu powierzonej roli i adaptacja w nowej kulturze organizacyjnej. Dobry i skuteczny program onboardingowy znacznie wykracza poza przywitanie nowego pracownika w drzwiach i przekazanie narzędzi do pracy. Najlepiej rozwijające się firmy na świecie przywiązują do niego szczególną uwagę, nie szczędząc czasu ani środków na odpowiednie wdrożenie nowych osób. 

Aktualne trendy w zakresie programów onbaordingowych nie pozostawiają złudzeń – onboarding musi być kompleksowym, przemyślanym procesem, dopasowanym do potrzeb pracowników i organizacji. Tworząc ramy takiego procesu, warto zainspirować się najlepszymi praktykami z rynku, a także posłuchać opinii pracowników. Niestety, zazwyczaj ci ostatni nie mają najlepszej opinii o programach onboardingowych, którymi zostali objęci. Zaledwie 12% zapytanych przez Gallupa pracowników potwierdziło, że są w pełni zadowoleni ze sposobu, w jaki ich firma wdrożyła ich do organizacji, a 29% nie czuło się w pełni przygotowana do pełnionych obowiązków. Jak poprawić jakość programu onboardingowego i sprawić, aby był efektywny i skuteczny? Podajemy 3 kluczowe wskazówki. 

W tym procesie nie można pominąć konsultacji z pracownikami – zarówno nowozatrudnionymi, jak i tymi, którzy wdrożenie mają dawno za sobą. To oni są najlepszym źródłem informacji na temat tego, co działa w procesie onboardingu, a co firma musi dopracować. Najlepszym sposobem na pozyskanie takich informacji są ankiety, które umożliwią sprawdzenie sytuacji wyjściowej i kontrolę procesu po jego wdrożeniu.  

Jeśli program onboardingowy jest w całości realizowany przez dział HR, szanse na jego skuteczność i zapewnienie pracownikom pozytywnych doświadczeń maleją. Pracownicy 3,4 razy częściej oceniają swoje doświadczenia związane z wdrożeniem jako wyjątkowe, kiedy w proces jest zaangażowany ich przełożony. Z kolei negatywna ocena programu onboardingowego zwiększa ryzyko rezygnacji z pracy. Jak tego uniknąć? 

Program onboardingowy nie powinien rozpoczynać się pierwszego dnia pracy, a znacznie wcześniej. W zasadzie pierwszy moment krytyczny to obustronna zgoda na zatrudnienie. Większość firm w okresie od zakończenia rekrutacji do pierwszego dnia pracy ogranicza się do wymiany dokumentów personalnych, czasem do podpisania umowy. Tymczasem to czas, którego nie warto marnować. Te kilka tygodni lub miesięcy można przeznaczyć na przekazanie nowozatrudnionemu pracownikowi informacji na temat stanowiska, kultury organizacyjnej czy nawet prowadzonych aktualnie projektów w organizacji. Stopniowo przekazywane informacje w przystępny sposób (microlearning) ułatwią przyswojenie wiedzy i zmniejszą stres związany z nowym miejscem. 

Najbardziej skuteczne programy onboardingowe sprawiają, że organizacje robią na pracownikach doskonałe pierwsze wrażenie już na etapie oczekiwania na rozpoczęcie pracy. Budują też ich zaangażowanie i przyspieszają wdrożenie do nowych obowiązków. Badania wykazały, że dobrze przeprowadzony onboarding może zwiększyć retencję o 82%. Jak to osiągnąć?  Warto sięgnąć po sposoby, które sprawdziły się w innych organizacjach oraz wypracować własny program onboardingowy.  

Gleb Tsipursky, autor bestsellerowych książek i doradca firm z listy Fortune 500, w artykule dla Harvard Business Review radzi, aby tworzyć harmonogramy wdrożenia. Mają być one dopasowane do zakresu wiedzy, jaki muszą pozyskać nowi pracownicy, aby w pełni zintegrować się z organizacją. Dlatego na początku będą to przede wszystkim szkolenia, potem szkolenia on-the-job, warsztaty i w końcu programy mentorskie. Takie podejście zmniejsza ryzyko przytłoczenia informacjami i pozwala stopniowo, ale konsekwentnie zagłębiać się w obowiązki i przejmować za nie odpowiedzialność. 

First Day Readiness to element wewnętrznego procesu Identity and Access Management, który umożliwia pracownikowi wykonywanie swoich obowiązków od razu lub w bardzo krótkim czasie po dołączeniu do organizacji. Chodzi tu wdrożenie takich rozwiązań, które umożliwią przyznanie pracownikowi odpowiednich dostępów do wszelkich systemów IT i aplikacji. Dzięki temu nie blokujemy działań pracownika i może on skupić się na bardziej strategicznych elementach onboardingu. Deloitte radzi, aby przeanalizować te procesy w porozumieniu z działami IT i menadżerami poszczególnych zespołów lub skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.  

Falcone uważa, że taki system sprawi, że pracownicy poczują się docenieni i włączeni, przez co wzrośnie ich zaangażowanie i produktywność.  

Przy tworzeniu planu onboardingowego warto pamiętać, że wdrożenie jest długotrwałym procesem, który trwa co najmniej 3 miesiące. Często jednak osiągnięcie maksymalnego potencjału wydajności zajmuje pracownikowi 12 miesięcy lub więcej. Im proces jest bardziej przemyślany i zgodny z potrzebami pracownika i organizacji, tym będzie bardziej skuteczny.  

Wsparciem dla programów onboardingowych są platformy, które optymalizują proces adaptacji nowych osób m.in. w zakresie logistyki, kosztów czy czasu, poświęcanego przez trenerów. Zobacz, co możesz zyskać.