Znajdziesz tu informacje o nowościach na Dolineo.
Przeczytasz inspirujące artykuły na tematy związane z rozwojem pracowników.
Dowiesz się, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Dolineo.
Jak poradzić sobie z rozproszeniem wiedzy, czyli o bazie wiedzy słów kilka – case study Value Finance
Profil klienta
Firma Value Finance specjalizuje się w tworzeniu szczegółowych raportów i analiz finansowych, które są opracowywane przez doświadczonych Dyrektorów Finansowych oraz Analityków. Głównym celem tych raportów jest dostarczenie spółkom rzetelnych i kompleksowych informacji na temat ich kondycji finansowej, efektywności operacyjnej oraz potencjalnych obszarów wzrostu, co umożliwia podejmowanie świadomych decyzji strategicznych.
Synergia pomiędzy działem księgowości, a usługami doradczymi oferowanymi przez Value Finance zapewnia klientom kompleksowe wsparcie finansowe, gdzie wszystkie elementy współgrają ze sobą, tworząc spójną całość. Dział księgowości jest dedykowany do obsługi potrzeb zarządczych, co oznacza, że usługi te są realizowane zgodnie z najwyższymi standardami i są dostosowane do szczególnych wymagań związanych z zarządzaniem spółką. Firma oferuje także doradztwo podatkowe na najwyższym poziomie, pomagając klientom w optymalizacji zobowiązań podatkowych oraz zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Wyzwanie
Przed uruchomieniem platformy Dolineo, Value Finance borykała się z problemem rozproszenia dokumentacji oraz materiałów. Dane były przechowywane na zewnętrznych dyskach, w Google Drive, na serwerach oraz rozmieszczonych w różnych lokalizacjach w dokumentach Word. Niejednokrotnie wiedza znajdowała się wyłącznie w głowach doświadczonych pracowników. Ten brak centralizacji prowadził do trudności w odnajdywaniu potrzebnych informacji oraz poświęcania na to ogromnej ilości czasu, co obniżało efektywność pracy i generowało niepotrzebny chaos.
„Dokumenty były zapisywane w różnych miejscach, co sprawiało, że nikt z nich nie korzystał, bo nie było wiadomo, gdzie ich szukać. Finalnie sprowadzało się to do zadawania pytań o lokalizację plików kolejnym osobom i bezskutecznych poszukiwań, zamiast korzystać z już istniejących zasobów. ¾ problemów, które pojawiają się w naszej praktyce zawodowej miało miejsce już wcześniej –wiedzieliśmy, że opisanie ich oraz udostępnienie w intuicyjnym miejscu znacznie uprawni nam pracę i zaoszczędzi czas.”
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
Dodatkowym, mniej oczywistym wyzwaniem była potrzeba usprawnienia procesu weryfikacji poszkoleniowej wiedzy pracowników poprzez testy. Firma potrzebowała narzędzia, które z jednej strony posiada wbudowany kreator testów, a z drugiej umożliwia analizowanie wyników, aby zidentyfikować obszary wymagające dalszego doskonalenia.
Zajmując się finansami firm, załoga Value Finance uwalnia czas ich właścicieli i pomaga im w podejmowaniu lepszych decyzji. Kto jednak uwolni czas załogi Value Finance?
Rozwiązanie
Po przeszukaniu i analizie rynku, firma Value Finance zdecydowała się na platformę Dolineo, która okazała się idealnym rozwiązaniem z kilku powodów.
- Inteligentna wyszukiwarka: zagwarantowana w Dolineo możliwość wyszukiwania słów kluczowych nie tylko w tytułach, ale również w treści dokumentów.
- Koszt: konkurencyjna cena w porównaniu do innych rozwiązań.
- Polski produkt: czyli ułatwienie uruchomienia platformy, szczególnie dla pracowników nieznających języków obcych.
Uruchomienie systemu przebiegło sprawnie dzięki zaangażowaniu zespołu Value Finance oraz wsparciu ze strony Dolineo.
„Wdrożenie było szybkie i proste. Mieliśmy dwugodzinnespotkanie z panią Anią z Dolineo, podczas którego omówiliśmy wspólnie wszystkie moduły i możliwości platformy. Dzięki inteligentnej wyszukiwarce, możemy teraz łatwo znaleźć artykuły na podstawie słów kluczowych, nie tylko w tytule, ale również w treści artykułu.”
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
Rezultaty
Wdrożenie platformy Dolineo przyniosło firmie Value Finance szereg korzyści:
- Centralizacja danych: wszystkie materiały są teraz przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich odnajdywanie i wykorzystywanie.
„Jedną z najważniejszych korzyści było uporządkowanie wszystkich materiałów, które zgromadziliśmy do tej pory. Teraz mamy wszystko w jednym miejscu, czyli bazie wiedzy, co pozwala zaoszczędzić czas i być bardziej skutecznymi.”
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
- Efektywność pracy: oszczędność czasu, dzięki łatwemu dostępowi do potrzebnych informacji oraz możliwości samodzielnego rozwiązywania problemów przez pracowników.
„Dzięki centralizacji danych, inteligentnej wyszukiwarce i możliwości prowadzenia regularnych testów, firma jest teraz bardziej skuteczna i zorganizowana.”
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
- Weryfikacja wiedzy: regularne testy umożliwiają identyfikację obszarów wymagających dalszego doskonalenia.
„Prowadzimy spotkania kilka razy w tygodniu, na których omawiamy księgowania.
Raz na jakiś czas robimy za pomocą Dolineo testy weryfikujące wiedzę, co pozwala nam identyfikować obszary, które wymagają poprawy.„
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
- Dostęp do szkoleń gotowych: możliwość zdobywania wiedzy z różnych obszarów tematycznych dzięki interaktywnym szkoleniom e-learningowym z katalogu, który oferuje Dolineo.
„Część pracowników bardzo chwali gotowe szkolenia Dolineo, z których mogą korzystać. Obejmują one na przykład kursy z Excela, przeciwdziałania korupcji, ciekawe jest także nowe szkolenie z AML. Są to wartościowe, krótkie moduły, które mogą zainteresować osoby chcące poszerzyć swoje kompetencje.„
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
Baza wiedzy w praktyce
Załoga Value Finance błyskawicznie nauczyła się współpracy z platformą i z sukcesem samodzielnie zarządza treściami umieszczanymi w bazie wiedzy. Jakie mają na to sposoby?
- Wewnętrzni koordynatorzy: osoby odpowiedzialne po stronie Value Finance za administrację Dolineo, wspólnie z ekspertami merytorycznymi, pracują nad tworzeniem i wprowadzaniem artykułów do systemu.
- Inteligentne przetwarzanie dokumentów: wprowadzanie danych z PDF-ów bezpośrednio do artykułów w celu zapewnienia pełnej funkcjonalności wyszukiwarki.
Baza wiedzy Value Finance jest podzielona na kilka kategorii, które można dedykować wszystkim pracownikom bądź np. wybranym działom. Wśród artykułów znajdują się zarówno informacje ogólne, materiały na temat klientów, wewnętrzne procedury czy FAQ dotyczące błędów, które mogą się pojawić, jak również instrukcje w zakresie korzystania z wewnętrznych narzędzi.
Podsumowanie
Platforma Dolineo pomogła firmie Value Finance uporządkować niezbędne materiały i zwiększyć efektywność pracy. Dzięki centralizacji danych w bazie wiedzy, inteligentnej wyszukiwarce i możliwości prowadzenia regularnych testów, firma jest teraz bardziej skuteczna i zorganizowana.
„Jesteśmy zadowoleni z Dolineo i polecilibyśmy ją innym firmom z branży i nie tylko. To efektywne rozwiązanie do zarządzania dokumentacją i wiedzą. Planujemy coraz szerzej wykorzystywać system, poprzez bardziej kompleksowe wykorzystanie modułu e-learning oraz uruchomienie zupełnie nowego, tj. grywalizacji. Na razie skupiamy się na bieżących potrzebach i rozwijaniu istniejącej bazy wiedzy, która sprawdza nam się świetnie.„
Daniel Nowakowski – specjalista ds. IT i automatyzacji procesów w Value Finance
