Znajdziesz tu informacje o nowościach na Dolineo.
Przeczytasz inspirujące artykuły na tematy związane z rozwojem pracowników.
Dowiesz się, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Dolineo.
Zarządzanie wiedzą w branży automotive – case study firmy Qarson Auta na Abonament
Profil klienta
Qarson to marka, która powstała w 2009 r. we Francji i należy do Grupy EDP Auto. Od 2019 roku działa na polskim rynku motoryzacyjnym. Auta na abonament zyskują coraz większą popularność wśród osób poszukujących nowych form finansowania samochodu. Oferta jest skierowana zarówno do osób prywatnych jak i firm. Roczny wynajem to alternatywa dla zakupu czy leasingu. Qarson skonstruował proces wynajmu auta w sposób łatwy i bezproblemowy dla Klientów, jednocześnie zapewniając kompleksową opiekę i wsparcie na każdym etapie współpracy. Abonamentowy model działania łączy produkt i usługę, skupiając się na ofercie wynajmu fabrycznie nowych samochodów w rocznej subskrypcji. Umożliwia to dopasowanie odpowiedniego modelu auta do dynamicznie zmieniających się potrzeb i oczekiwań użytkowników. Połączenie produktu z usługą to pewne rozwiązanie na zmieniające się potrzeby.
Wyzwanie
W Qarson jedną z głównych potrzeb było uporządkowanie wiedzy i usprawnienie procesu zarządzania nią. Firma dużą wagę przykłada do tego, aby pracownicy postępowali zgodnie z obowiązującymi procedurami i mieli szybki dostęp do aktualnych informacji, które niezbędne są im w codziennej pracy. Istotny jest też fakt, iż ze względu na to, iż Qarson funkcjonuje w dwóch krajach, potrzebuje narzędzia, które ułatwi zarządzanie wiedzą w rozproszonych po świecie zespołach. Organizacja zdawała sobie sprawę, że musi skorzystać z nowoczesnych rozwiązań, które pomogą zoptymalizować ten proces i związane z nim działania.
Kluczowym wyzwaniem było to, że duża część wiedzy znajdowała się wyłącznie w głowach doświadczonych pracowników, a firmie zależało, żeby została ona spisana i zebrana w jednym miejscu. Dzięki temu każdy pracownik miałby do niej łatwy dostęp. Co więcej, zmniejszyłoby się wówczas ryzyko utraty cennej wiedzy w przypadku odejścia czy dłuższej nieobecności wieloletniego członka zespołu.
Istotna była także możliwość monitorowania i raportowania, kto i z jakimi informacjami się zapoznał. Organizacji zależało na tym, aby mogli na bieżąco weryfikować czy nikt nie ma zaległości i zaznajomił się już z wszystkimi udostępnionymi mu materiałami. Ważne było też to, aby managerowie sami mogli w łatwy sposób raportować postępy swoich podwładnych.
Druga kluczowa potrzeba, która skłoniła firmę do poszukiwania zewnętrznych narzędzi, to odświeżenie i zautomatyzowanie procesu onboardingu. Oczekiwaniem Qarson było to, aby osoba zajmująca się wdrożeniem nowego pracownika, miała jasno sprecyzowane zadania i mogła jednorazowo, w ciekawej formie, przekazać wiedzę na temat misji, wizji czy obowiązujących procedur. Stworzenie takiego kompleksowego onboardingu online pozwoli zaoszczędzić czas przy tak powtarzalnym procesie jakim jest adaptacja. Dodatkowo pracownik odpowiedzialny za dostarczenie wiedzy nowej osobie, nie musi każdorazowo zastanawiać się, czy aby na pewno przekazał już wszystkie niezbędne informacje. Tak samo jak w przypadku zarządzania wiedzą w całej organizacji, możliwość monitorowania na jakim etapie onboardingu znajduje się pracownik, była bardzo istotna.
Rozwiązanie
Poszukiwania odpowiedniego narzędzia trwały kilka tygodni. Firma sprawdzała, jakie możliwości oferuje rynek, testując kilka różnych platform. Do finalnego etapu zakwalifikowane zostały trzy oferty i ostatecznie to właśnie platforma Dolineo została wybrana. Najważniejszymi elementami, które zdecydowały na korzyść Dolineo, były przejrzystość systemu oraz łatwość w obsłudze, w szczególności w zakresie funkcji administracyjnych. System okazał się być bardzo intuicyjny zarówno z punktu widzenia samego pracownika, jak i w zakresie tworzenia treści we wbudowanych kreatorach czy wgrywaniu własnych materiałów przez osoby o dodatkowych uprawnieniach.
Dużym atutem był także wbudowany katalog ponad 200 gotowych szkoleń. To coś, co zdecydowanie wyróżnia Dolineo wśród konkurencji. Dzięki temu, już od pierwszego dnia, w systemie dostępne były gotowe treści, które Qarson udostępnił pracownikom, dając tym samym możliwość wszechstronnego rozwoju.
Poza mnogością funkcjonalności, sam koszt abonamentu to również konkurencyjny aspekt w ofercie Dolineo w porównaniu z innymi propozycjami i co ważne, system nie wymaga czasochłonnego wdrożenia. Jest to gotowa platforma, która może zostać uruchomiona już w kilka dni roboczych. Kluczowy tutaj był też bardzo dobry kontakt z zespołem Dolineo, dzięki czemu wszystko przebiegło sprawnie. Dodatkowy język interfejsu, który był jednym z wymogów Qarson, został szybko zaimplementowany.
Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z Dolineo. Cenimy sobie przede wszystkim szybki czas reakcji. Jeżeli pojawiają się jakiekolwiek problemy/pytania, to nasze zgłoszenia są podejmowane bardzo sprawnie i rozwiązywane. Cała komunikacja to zdecydowany atut zespołu Dolineo.
Olga Pacek – Specjalista ds. rozwoju i szkoleń Qarson
Rezultaty
Uruchomienie systemu z wielojęzycznym interfejsem (firma korzysta z języka polskiego, angielskiego oraz francuskiego) okazało się dużym wsparciem dla wielu procesów wewnętrznych.
Ważnym punktem jest to, że platforma Dolineo cały czas się rozwija, co pozwala również i nam zastanowić się, co jeszcze możemy zrobić w organizacji, jakie narzędzia mogą usprawnić zarządzanie. To wszystko wpływa na bycie na czasie z aktualnymi trendami procesów HR-owych.
Olga Pacek – Specjalista ds. rozwoju i szkoleń Qarson
Dzięki możliwości nadawania dodatkowych uprawnień na Dolineo np. wewnętrznym ekspertom – treści tworzone są przez różne osoby, odpowiedzialne za dane obszary (konkretny regulamin, procedurę czy usługę). Tym samym firma buduje wśród pracowników kulturę dzielenia się wiedzą i zmniejsza ryzyko jej utraty.
Qarson wykorzystuje również moduł Bazy wiedzy, dzięki któremu zbudowanie centralnej, firmowej bazy wiedzy stało się jeszcze prostsze. Wszystkie niezbędne informacje na temat obowiązujących procedur, produktów czy wewnętrzne pliki są zgromadzone w sposób uporządkowany w jednym miejscu. Poszczególni pracownicy mają dostęp do kategorii, które zostały dla nich udostępnione, dzięki czemu szybko i łatwo mogą odnaleźć potrzebne im materiały.
Zgodnie z założeniami, dzięki Dolineo, w organizacji został również mocno zoptymalizowany i zautomatyzowany proces onboardingu. Nowi pracownicy już pierwszego dnia otrzymują dostęp do wiedzy m.in. na temat firmy, jej historii, używanych w codziennej pracy narzędzi czy obowiązujących procedur i regulaminów. Są dodatkowo przypisywani do konkretnych grup i tym samym widzą również treści dedykowane np. swojemu działowi.
Managerowie, dzięki dostępnym w systemie raportom, mogą na bieżąco śledzić postępy i wyniki swoich zespołów.
W zakresie katalogu szkoleń gotowych, z jednej strony część tematów, które zapewniają bezpieczeństwo organizacji (m. in. okresowe BHP, RODO, przeciwdziałanie mobbingowi) zlecanych jest “odgórne”, jako obowiązkowe do realizacji, z drugiej zaś, pracownicy mają również możliwość samodzielnego wyboru szkoleń, które ich interesują. Są to m.in. pigułki wiedzy z Excela, zarządzania czasem, czy produktywnością, a także technik negocjacji. W Qarsonie możliwość realizacji szkoleń w ramach samorozwoju cieszy się dużą popularnością i jest doceniana przez pracowników, którzy wracają niejednokrotnie z bardzo pozytywną informacją zwrotną na temat poruszanych w poszczególnych pigułkach tematów.
Dotychczas szkolenia w Qarson były realizowane w innej formie, stąd firma zwróciła uwagę też na to, iż e-learning zdecydowanie upraszcza logistykę procesów szkoleniowych. Pozwala dotrzeć do wszystkich w krótkim czasie, a dodatkowo mieć bieżący wgląd w to, kto zapoznał się już z materiałem. Platforma jest responsywna, dostępna 24/7, więc pracownicy mogą realizować materiały w dogodnym dla siebie miejscu i czasie.
Dzięki zmianie formy szkoleń ze stacjonarnej na e-learningową, którą umożliwia nam Dolineo, jesteśmy w stanie w szybkim czasie dotrzeć do 100% pracowników. Przyczyniło się to także do uprawnienia aspektów logistycznych oraz daje możliwość bieżącego monitorowania postępów poszczególnych osób.
Olga Pacek – Specjalista ds. rozwoju i szkoleń Qarson
Co więcej, dział szkoleń otrzymuje bardzo pozytywny feedback od pracowników, zwłaszcza tych, którzy przychodzą do organizacji i już od pierwszego dnia korzystają z platformy. Wielokrotnie podkreślana jest jej intuicyjność.
