Inbox zero czyli dobre praktyki w pracy z mailami

Efektywna obsługa skrzynki e-mailowej może stanowić spore wyzwanie. Codziennie otrzymujemy przynajmniej kilka lub kilkanaście wiadomości pochodzących od współpracowników, klientów czy przełożonych. Część z nich wymaga natychmiastowej reakcji, inne wiążą się z zadaniami, które trzeba zaplanować w czasie, a jeszcze inne… zwyczajnie rozpraszają i nie wnoszą realnej wartości.

Nieuporządkowana skrzynka odbiorcza bardzo szybko prowadzi do chaosu informacyjnego. Towarzyszy mu obawa przed przegapieniem ważnej wiadomości, trudność w odnalezieniu potrzebnych informacji oraz poczucie permanentnego „zaległego zadania”, które wisi nad nami przez cały dzień. W dłuższej perspektywie wpływa to nie tylko na efektywność pracy, ale również na poziom stresu i komfort psychiczny.

Dobra wiadomość jest taka, że nad skrzynką e-mailową da się zapanować. Jedną z najskuteczniejszych metod jest Inbox Zero – podejście, które z powodzeniem można wdrożyć także w MS Outlook.

Czym jest Inbox Zero?

Inbox Zero to metoda pracy z pocztą elektroniczną, której celem jest regularne „czyszczenie” skrzynki odbiorczej „do zera”. Istotą tej metody jest wyrobienie sobie nawyku kategoryzacji każdej nowej wiadomości za pomocą prostych i przejrzystych kryteriów. Dzięki temu można podejmować szybkie i świadome decyzje, co zrobić z danym mailem. Pięć działań, o których mówi metoda Inbox Zero to:

usuń,
archiwizuj,
deleguj,
wykonaj,
odłóż na później.

Czy wiesz, że…?

Metodę Inbox Zero, która pozwala na usprawnienie obsługi skrzynki mailowej, możesz wdrożyć w każdym programie pocztowym, nie tylko w Outlooku.

O Inbox Zero szkolimy na Dolineo

Szkolenie trwa około 8 minut i zostało przygotowane w formie animacji. Założenia metody Inbox Zero zostały porównane do regularnego segregowania tradycyjnej, papierowej korespondencji trafiającej do skrzynki na listy. Użycie w szkoleniu takiej analogii nie tylko pozwala zrozumieć istotę Inbox Zero, ale też podkreśla jej niezaprzeczalne atuty, czyli prostotę i natychmiastowe rezultaty.

Animacja przedstawia, krok po kroku, na konkretnych przykładach porządkowanie skrzynki odbiorczej poprzez zastosowanie przejrzystych kryteriów i wykonanie kilku prostych czynności. Co ważne, są to czynności niewymagające zaawanasowanych umiejętności obsługi Outlooka lub innego programu pocztowego.

Kto powinien skorzystać ze szkolenia?

Wszyscy pracownicy, u których chaos w skrzynce odbiorczej negatywnie wpływa na wydajność i komfort pracy.
Pracownicy, którzy nie są zadowoleni z aktualnie stosowanej metody zarządzania e-mailami przychodzącymi np. systemu flag lub oznaczeń.
Wszyscy pracownicy, którzy chcą w prosty i szybki sposób uporządkować skrzynkę odbiorczą.

Jakie cele osiągną pracownicy, przechodząc szkolenie?

Dowiedzą się, jak radzić sobie z przeładowaną skrzynką odbiorczą.
Nauczą się usprawnić obsługę skrzynki odbiorczej poprzez konsekwentne segregowanie wiadomości.
Poznają funkcje Outlooka ułatwiające wdrożenie Inbox Zero.

Po ukończeniu szkolenia pracownik od razu będzie gotowy do wdrożenia metody Inbox Zero w praktyce. O ile pierwsze uporządkowanie skrzynki odbiorczej może wymagać czasu, rezultaty będą widoczne natychmiast a systematyczne segregowanie zgodnie z założeniami Inbox Zero pozwoli zaoszczędzić czas oraz usprawni codzienną pracę bez względu na liczbę otrzymywanych wiadomości.

Co zrobić, aby zapoznać się ze szkoleniem?

Zapraszamy do wypełnienia formularza na stronie: https://dolineo.com/wyprobuj-bezplatnie/. Podając swój adres e-mail w domenie firmowej, otrzymasz dostęp demonstracyjny do tego, jak i do ponad 220 naszych gotowych szkoleń e-learningowych.

Jak możesz udostępnić szkolenie pracownikom?

Wariant 1: Kup dostęp do platformy e-learningowej Dolineo. Platforma Dolineo to ponad 220 gotowych szkoleń e-learningowych oraz strefa własna. Można samodzielnie tworzyć własne kursy online, testy i ankiety. Sprawdź katalog szkoleń e-learningowych.

Zapytaj o ofertę dla swojej organizacji: kontakt@dolineo.com

Wariant 2: Kup gotowe szkolenie w standardzie SCORM i umieść je na własnej platformie e-learningowej.

Zapraszamy!