Narzędzia HR do optymalizacji procesów w firmie i budowania zaangażowania

Nowoczesne narzędzia HR mogą znacznie podnieść skuteczność zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, a przy tym coraz częściej stanowią ważny element budowania zaangażowania pracowników oraz przyciągania i zatrzymania talentów.

• Nowoczesne narzędzia HR – obszary wykorzystania
  • Onboarding
  • Edukacja i rozwój
  • Przepływ wiedzy w organizacji
• Narzędzia HR – korzyści dla organizacji i pracowników
  • Wzrost zaangażowania
  • Podniesienie wartości HR
  • Optymalizacja procesów HR
  • Wzrost zadowolenia pracowników
  • Zwiększenie produktywności
• Jak wybrać najlepsze narzędzie HR?
• 5 przydatnych funkcji narzędzia HR od Dolineo
  • Katalog ponad 220 gotowych szkoleń
  • Kreator szkoleń, testów oraz ankiet
  • Baza wiedzy
  • Ścieżki rozwoju
  • Onboarding
  • Feedback i ocena okresowa
    

Według badań Gartnera aż 89% firm planowało wzrost lub utrzymanie inwestycji w nowoczesne technologie HR na 2024 rok. Globalny rynek oprogramowania HR został oszacowany na prawie 16,5 mld dolarów (dane z za 2023 r.), a średnia roczna stopa wzrostu (ang. Compound Annual Growth Rate, CAGR) może wynosić 12,2% do 2030 roku. Te imponujące liczby wskazują, że biznes widzi potrzebę cyfrowej transformacji działów HR, a narzędzia HR będą wykorzystywane na coraz większą skalę. Już teraz ich zastosowanie jest bardzo szerokie.

Nowoczesne narzędzia HR są wykorzystywane we wszystkich obszarach zarządzania zasobami ludzkimi.

Coraz więcej działów HR dostrzega konieczność wprowadzenia usprawnień i optymalizacji procesu onboardingu. Według Gallupa to kluczowy proces, odpowiadający w znacznej mierze za wysoki wskaźnik retencji w organizacjach. Narzędzia onboardingowe, takie jak narzędzie HR Dolineo, pozwalają projektować wdrożenie odpowiadające potrzebom firm i pracowników oraz monitorować postępy. Dzięki temu onboarding z jednej strony zostaje lepiej dopasowany do strategii biznesowej, a z drugiej – kształtuje pozytywne doświadczenia pracowników. Dowiedz się więcej o usprawnieniu procesu wdrożeń.

Ciągła nauka i podnoszenie kwalifikacji pracowników, a w miarę potrzeb ich szybkie przekwalifikowanie, stanowią klucz do budowania przewagi konkurencyjnej. To główny powód, dla które systemy zarządzania nauką (LMS) i platformy e-learningowe zyskują na popularności i są niezbędnym elementem w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość. Dolineo, poza możliwością dzielenia się firmową wiedzą, ma również wbudowany katalog ponad 220 gotowych szkoleń.

Bardzo często narzędzia HR wspierają też przepływ wiedzy w organizacji. Dzięki poszczególnym modułom – np. Bazie Wiedzy – cała wiedza organizacyjna może być zgromadzona w jednym miejscu, łatwo i szybko dostępna.  Z jednej strony firma zyskuje pewność, że pracownicy mają łatwy dostęp do niezbędnych na co dzień materiałów (m.in. wniosków urlopowych, procedur czy dokumentów), z drugiej pracownicy nie muszą poświęcać ogromnej ilości czasu na ich odnalezienie, szczególnie gdy dotychczas wiedza była rozproszona (wydruki, wspólne dyski, maile czy w najgorszym przypadku – głowy doświadczonych pracowników).

Nowoczesne technologie cyfrowe podnoszą jakość dostarczanych przez HR usług oraz skutecznie wspierają menadżerów w codziennym zarządzaniu zespołem i wewnętrznymi procesami. Korzyści z inwestycji w narzędzia HR są odczuwalne w całej organizacji.

Organizacje, które inwestują w cyfrowe doświadczenia swoich pracowników, odnotowują nawet o 22% wyższy wskaźnik zaangażowania niż te, które tego nie robią. Narzędzia HR nie służą bowiem tylko pracownikom HR. Owszem, dzięki nim wykonują oni swoją pracę szybciej i skuteczniej, a przez to mogą skupić się na wspieraniu pracowników w rozwoju i rozwiązywaniu bardziej złożonych problemów. Ale narzędzia HR służą także menadżerom, dostarczając im niezbędne do zarządzania dane oraz wspierając we wszystkich procesach HR-owych.

Odpowiednio dobrane narzędzia HR kształtują pozytywne doświadczenia cyfrowe. Przykładem mogą być tu systemy kadrowe, umożliwiające szybkie składanie wniosków urlopowych, czy platformy e-learningowe. Te drugie dają pracownikowi dostęp do szerokiego wachlarza szkoleń i możliwość rozwijania kompetencji w kierunku zgodnym z potrzebami osobistymi i organizacji. Ponadto wykorzystując możliwość zebrania dużej liczby danych w krótkim czasie oraz dzięki modułom ankiet, działy HR lepiej rozumieją potrzeby swoich pracowników i mogą odpowiednio modyfikować poszczególne procesy.

Dostęp do nowoczesnych narzędzi HR stawia działy zarządzania zasobami ludzkimi w pozycji partnera dla budowania biznesu. Chodzi tu nie tylko o analitykę (dostarczanie biznesowi kluczowych danych), ale także o budowanie wartości biznesowej poprzez narzędzia, bez których rozwój organizacji jest niemożliwy. W jaki sposób? Np. narzędzia HR, takie jak Dolineo, dzięki stale powiększanej bazie szkoleń, mogą na bieżąco reagować na zmiany w strategii biznesowej i szybciej przygotować na nie pracowników, przekwalifikowując ich lub poszerzając kompetencje. Możliwość szybkiego dotarcia z wewnętrzną wiedzą wraz z opcją jej weryfikacji również wspiera rozwój poszczególnych osób, co docelowo ma wpływ również na konkurencyjność firmy na rynku.

Głównym celem decyzji o transformacji cyfrowej jest chęć optymalizacji wewnętrznych procesów. Nie inaczej jest w przypadku narzędzi HR, które skracają i upraszczają procesy HR-owe, takie jak onboarding, rozwój i szkolenia pracowników, ocena pracownicza, feedback czy zarządzanie wiedzą. Narzędzie HR może pomóc menadżerowi ocenić kompetencje pracownika i dopasować jego umiejętności do potrzeb organizacji, a następnie zaplanować jego rozwój, zgodnie z aktualnymi i przyszłymi planami rozwojowymi, a nawet sytuacją rynkową. Narzędzia HR pozwalają oszczędzać czas i pozwalają przekierować uwagę specjalistów zarządzania zasobami ludzkimi na wspieranie organizacji w osiąganiu celów biznesowych.

Narzędzia HR nie tylko usprawniają procesy wewnętrzne, ale także poprawiają komunikację w całej organizacji i umożliwiają efektywną współpracę. Dzieje się to nie tylko za sprawą platform do komunikacji i wewnętrznych sieci społecznościowych, ale także platform L&D. Wbudowane w nie moduły do tworzenia ankiet, pozwalają szybko sprawdzać opinie pracowników. Wszystkie te działania pozwalają jeszcze lepiej reagować na zmieniające się potrzeby pracowników, co przekłada się na ich zadowolenie i satysfakcję z pracy.

Wszelkie usprawnienia technologiczne, które przyspieszają procesy, mają realne przełożenie na większą produktywność pracowników. Jak to działa w przypadku narzędzi HR? Dzięki szybkiej analizie problemów, liderzy mogą sprawniej zaadresować i wdrożyć procesy naprawcze, udzielić informacji zwrotnej, zaplanować i wdrożyć działania rozwojowe i szkoleniowe. Nowoczesne narzędzia HR eliminują ryzyko popełniania błędów przez pracowników, zarówno w działach HR, jak i w innych częściach organizacji.

Wybór narzędzia dla HR nie jest prosty. Rynek jest pełen różnych rozwiązań cyfrowych. Warto kierować się tu zasadami, które dotyczą każdej transformacji cyfrowej. Należy zacząć od określenia budżetu, zdefiniowania głównych problemów, z jakimi borykają się działy HR i L&D oraz potrzeb organizacji, na jakie ma odpowiedzieć wdrażane narzędzie. Konieczna jest tu współpraca przedstawicieli różnych działów i wysłuchanie głosu wszystkich stron: pracowników HR, zarządu, menadżerów i pracowników. Przy wyborze dostawcy warto sprawdzić:

Przed ostateczną decyzję warto przetestować narzędzie i upewnić się, że jest ono rzeczywiście intuicyjne w użytkowaniu, estetyczne, a także odpowiada na realne potrzeby firmy.  

Wybór narzędzia HR Dolineo daje organizacji możliwość usprawnienia i optymalizacji procesów HR. Dolineo to znacznie więcej niż platforma e-learningowa, choć to ona stanowi bazę. Pozostałe są jej doskonałym uzupełnieniem i sprawiają, że organizacja otrzymuje narzędzie, które pomaga wspierać cele biznesowe oraz produktywność i zaangażowanie pracowników.

Baza gotowych szkoleń Dolineo, do których pracownicy mają stały dostęp, pozwala im na regularne podnoszenie swoich kwalifikacji w różnych obszarach, zgodnie z potrzebami firmy i osobistymi planami rozwoju. Organizacja zyskuje kontrolę nad procesami szkoleniowymi, a pracownicy niezwykle motywujące narzędzie HR, które pozwala im uczyć się w dowolnym czasie i miejscu. Baza zawiera szkolenia:

To jedno z funkcji narzędzia HR, dzięki któremu organizacja może sama tworzyć content szkoleniowy, aby jeszcze lepiej dopasować go do swoich potrzeb. Dzięki kreatorowi szkoleń w Dolineo, organizacje mogą zachęcać pracowników do dzielenia się wiedzą w ramach kultury „knowledge sharing”, która nie tylko dodatkowo motywuje pracowników, ale usuwa silosy informacyjne i wspiera komunikację i współpracę.

Kreator testów pozwala zweryfikować zdobytą przez pracownika wiedzę poszkoleniową, zaś kreator ankiet zbadać satysfakcję po szkoleniu czy poziom zadowolenia z pracy.

W ramach podstawowych narzędzi HR, organizacja powinna zapewnić pracownikom jedno oficjalne miejsce przechowywania plików, procedur oraz wszelkich informacji na temat firmy, jej aktualnej strategii, wewnętrznej polityki, produktów i procesów. Baza wiedzy Dolineo pozwala przechowywać ogromną ilość danych, porządkować ją, strukturyzować i aktualizować w szybki i bezpieczny sposób.

Personalizacja i indywidualne podejście do rozwoju pracownika to jeden kluczowych elementów zatrzymania talentów w organizacji. Obecnie mówi się nawet o hyperpersonalizacji doświadczeń pracowników, dzięki której pracownik ma poczucie, że jest zauważony, wysłuchany i doceniony przez przełożonego i organizację. Dzięki ścieżkom szkoleniowym, które można zarówno projektować od podstaw lub wykorzystując gotowe propozycje, organizacja może zapewnić pracownikom właśnie takie, zindywidualizowane podejście do ich rozwoju.

Onboarding to jeden z ważniejszych procesów HR, który zmniejsza rotację i pozwala nowemu pracownikowi szybciej i skuteczniej wdrożyć się w nowe obowiązki. Nadaje też ton przyszłej współpracy. Żeby jednak przeprowadzić skuteczny onboarding, niezbędne jest odpowiednie narzędzie HR, które zapewni pracownikowi dostęp do wszystkich potrzebnych mu informacji, szkoleń i zadań, które musi wykonać w wyznaczonym terminie.

Moduł feedbacku i oceny, który dostępny jest w niektórych narzędziach HR, w tym Dolineo, pozwala zaopiekować i usprawnić te procesy. Firma może zrezygnować z pracochłonnych Exceli, gdyż system zapewnia rozbudowany moduł raportów, w tym porównawczych, a także jest w stanie zadbać o flow procesu. Począwszy od wypełnienia kwestionariusza, przez raporty indywidualne i statystyki ogólne, po notatkę po spotkaniu z przełożonym.

Narzędzia HR stają się coraz ważniejszym elementem, który wspiera osiąganie celów i przekłada się na sukces organizacji. Wybierając technologie cyfrowe warto kierować się potrzebami organizacji i pracowników oraz przeanalizować wartość, jaką mogą wnieść do budowania skutecznego i wydajnego środowiska pracy.

Bibliografia:

https://www.shrm.org/topics-tools/news/technology/hyper-personalization-best-practices;
https://www2.deloitte.com/us/en/insights/topics/digital-transformation/improving-digital-employee-experience.html;
https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx.