Preboarding – sposób na jeszcze bardziej skuteczny onboarding

Oczekiwanie na rozpoczęcie nowej pracy jest jednocześnie ekscytujące i stresujące dla obu stron. Nowy pracownik wkracza w nieznane, co budzi jego niepokój i wątpliwości. Pracodawca chce z sukcesem zakończyć długotrwały i kosztowny proces rekrutacji, szybko wdrożyć nowego pracownika i zminimalizować ryzyko jego rezygnacji. Jak zorganizować wdrożenie nowego pracownika, by odnieść sukces?  Odpowiedzią na te potrzeby jest preboarding.

• Preboarding – co to jest?
• Dlaczego warto przeprowadzać preboarding pracownika?
• Korzyści dla organizacji 
• Preboarding a onboarding – czym się różnią?
• Jak zaplanować skuteczny preboarding – 3 kroki
• Przykłady działań preboardingowych  

Prebaording to element procesu wdrożenia (onboardingu) nowego pracownika, który zaczyna się zaraz po przyjęciu złożonej oferty, a kończy pierwszego dnia pracy. W tym okresie pracodawca może zaplanować szereg inicjatyw, które pomogą podtrzymać zainteresowanie nową pracą i upewnią pracownika w przekonaniu, że jego wybór był słuszny. Preboarding znacznie wykracza poza obowiązkowe i rutynowe działania HR, takie jak podpisanie dokumentów wymaganych przez Prawo Pracy i wykonanie badań lekarskich. Dzięki wykorzystaniu w tym procesie odpowiednich narzędzi np. modułu onboarding na platformie e-learningowej można go częściowo lub całkowicie zautomatyzować, odciążając tym samym wewnętrzne zasoby (przede wszystkim zespół HR czy L&D).

W badaniach przeprowadzonych przez internetowy serwis pracy Monster, aż 87% respondentów przyznało, że odczuwa niepokój związany z rozpoczęciem nowej pracy, a dla 53% pierwszy dzień w nowym miejscu stanowi bardziej stresujące przeżycie niż wizyta u dentysty, trzymanie pająka lub węża i skok ze spadochronem. Eksperci są przekonani, że podobne odczucia towarzyszą osobom z każdym doświadczeniem zawodowym i na wszystkich stanowiskach. Działania preboardingowe mogą zmniejszyć odczuwanie lęku, gdyż nowy pracownik może w tym czasie:  

To wszystko sprawia, że dana osoba może poczuć się częścią zespołu jeszcze przed pierwszym dniem pracy. A kiedy już pojawia się w firmie, spokojnie poznaje nowe obowiązki, bez chaosu informacyjnego i żmudnego wypełniania formularzy personalnych.  

Na preboardingu zyskują nie tylko nowozatrudnione osoby, ale także firma, która w ten sposób wzmacnia pozytywny obraz organizacji troszczącej się o swoich pracowników. Kandydat lub kandydatka, którzy podczas procesu rekrutacyjnego usłyszeli wiele deklaracji i zapewnień, teraz mogą przekonać się, czy były one prawdziwe. Ponadto organizacja nie pozostawia ich bez kontaktu przez następne kilka lub kilkanaście tygodni, podczas których entuzjazm i zaangażowanie mogą opaść. Preboarding jest skutecznym sposobem na zmniejszenie wskaźników rotacji i tzw. „drop-out” lub „ghostingu”. Dwa ostatnie terminy odnoszą się do niepojawienia się pierwszego dnia pracy bez formalnej rezygnacji, czego doświadczyło aż 83% pracodawców. Ponadto preboarding skraca i zwiększa efektywność właściwego wdrożenia.  

Preboarding jest pierwszym etapem procesu onboardingowego, czyli wdrożenia pracownika do organizacji. Badania na polskim rynku wykazały, że preboarding jest realizowany przez ponad 46% pracodawców. Większość firm nie realizuje go jednak w pełnym zakresie. Przed pierwszym dniem pracy zazwyczaj dopełniane są formalności, a to za mało na zbudowanie pozytywnych doświadczeń nowozatrudnionych osób. Potwierdza to badanie Gallupa, według którego zaledwie 12% pracowników zgadza się, że ich firma świetnie radzi sobie z wdrażaniem nowych pracowników. Warto więc odrobić lekcję z preboardingu, zanim konkurencja zrobi to za nas.  

Wdrożenie efektywnego preboardingu powinno być działaniem strategicznym, aby pracownik stał się jak najszybciej produktywnym i zaangażowanym członkiem zespołu. Warto zaplanować ten proces w 3 krokach.

1. Planowanie

Jak w przypadku każdego projektu, pierwszym krokiem jest zaplanowanie działań. Uwzględniamy w nim przede wszystkim:

Warto zadać sobie pytania, jakie wrażenie ma wywrzeć firma na nowym pracowniku, jaki zakres wiedzy możemy mu przekazać jeszcze przed pierwszym dniem pracy (uwzględniając prawo pracy i politykę zachowania poufności) oraz jakie zasoby posiada organizacja, a w jakie należy zainwestować w kontekście koordynacji zaplanowanych działań.   

Już na tym etapie warto zastanowić się jak poszczególne elementy, procesy można zoptymalizować. Kluczowa jest automatyzacja preboardingu, czyli wykorzystanie odpowiednich narzędzi online do przekazywania wiedzy i informacji na temat firmy, lista szkoleń i pakietów powitalnych oraz ich formy (wideo, listy powitalne, infografiki etc.).  

2. Osoby odpowiedzialne

Troska o nowych pracowników wymaga czasu i uwagi ze strony osób z różnych działów – HR, L&D, przełożonego nowej osoby, a czasem kolegów z zespołu (jeśli wyznaczamy tzw. buddy’iego). Automatyzacja procesu pozwoli zminimalizować zaangażowanie czasowe przynajmniej części z nich, gdyż większość materiałów można zamieścić i udostępnić na przeznaczonych do tego celu platformach online. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy jest jednak koniecznie do uporządkowania procesu i nadania mu odpowiedniej wagi w organizacji.  

3. Narzędzia

Przeprowadzenie całego procesu onboardingu, jak i jego poszczególnych etapów wymaga zastosowania właściwych narzędzi. Platformy, takie jak Dolineo, pozwalają na:  

Mimo że większość elementów prebaordingu odbywa się w tym przypadku online, treści powinny być spersonalizowane i angażujące.

W czasach niedoboru talentów na rynkach pracy pracodawcy muszą dołożyć wszelkich starań, aby zadbać o doświadczenia nowozatrudnionych osób od pierwszych chwil ich kontaktu z organizacją. Wysokie koszty rotacji, szkoleń i czasu przestoju, negatywnie wpływają na wyniki finansowe i kulturę organizacyjną. Preboarding skutecznie podnosi jakość działań Employer Branding i redukuje ryzyko rezygnacji. Użycie właściwych narzędzi sprawia, że jest to proces nisko kosztowy i atrakcyjny dla pracownika, a jednocześnie nie obciąża wewnętrznych zasobów HR i L&D.