Ocena roczna może przynieść organizacjom sporo korzyści pod warunkiem, że nie jest postrzegana jako przykry obowiązek dla obu stron: oceniającego i ocenianego. Chociaż rzadko stosuje się już tradycyjne, jednostronne podejście, nadal zbyt często kojarzy się z punktowaniem niż rozwojem. Jak usprawnić system oceny rocznej pracowników, aby stał się on narzędziem wspierającym zarządzanie wydajnością i talentami, budującym motywację, zaangażowanie i rozwój mocnych stron pracownika?
- Ocena roczna pracownika – korzyści dla organizacji
- Dlaczego proces rocznej oceny pracownika bywa przykrym obowiązkiem?
- Skuteczna ocena roczna pracownika – dobre praktyki
Ocena roczna pracownika – korzyści dla organizacji
W większości organizacji, w których funkcjonuje proces oceny rocznej lub planuje się go wdrożyć, świadomość na temat jego znaczenia jest wysoka. Przeprowadzając rozmowy oceniające z pracownikami na temat ich pracy, organizacje liczą na:
- Obiektywną ocenę wydajności pracowników – przyglądając się, czego potrzebują pracownicy i jak sobie radzą z codziennymi zadaniami, firmy mogą skuteczniej planować dalsze działania.
- Rozwój kompetencji pracowników – identyfikację mocnych i słabych stron, aby określić, w jakich obszarach można pomóc pracownikom w rozwoju ich umiejętności i kompetencji.
- Zmotywowanie i wzrost zaangażowania, w czym pomóc ma konstruktywny feedback.
- Łatwiejsze planowanie sukcesji i podwyżek – wyniki oceny pracowników często są skorelowane z decyzją o awansie, podwyżką lub premią. Ocena ma pomagać sprawiedliwie nagradzać pracowników w oparciu o ich osiągnięcia i zaangażowanie.
- Identyfikację potrzeb szkoleniowych – na podstawie oceny rocznej pracowników organizacje określają, jakie szkolenia i programy rozwojowe są potrzebne, aby zaplanować skuteczniejsze procesy Learning & Development.
- Ustalenie nowych strategii rozwojowych – biorąc pod uwagę talenty dostępne w organizacji, można planować dalszy rozwój i związane z nim inwestycje.
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej – proces oceny pracowników to okazja do wymiany opinii, przekazania feedbacku i rozmowy o dalszym rozwoju organizacji.
Osiągnięcie tak wielu korzyści z procesu oceny pracowników jest możliwe, tylko jeśli zostanie on przeprowadzony zgodnie z najlepszymi praktykami HR-owymi. Co to oznacza?
Różne rodzaje ocen rocznych
Oceny roczne to proces, w którym pracownik i pracodawca (przełożony) wspólnie omawiają wyniki pracownika, jego sukcesy i osiągnięcia oraz określają cele na przyszły rok. W wielu organizacjach zrezygnowano z tradycyjnego podejścia, w którym to jedynie przełożony ocenia pracownika (tzw. ocena 90 stopni). Organizacje dostrzegły, że bardziej efektywne są oceny roczne, uwzględniające więcej punktów widzenia. Dlatego w wielu firmach coraz częściej możemy spotkać:
- Oceny 180 stopni, w których uwzględnia się stanowisko dwóch stron: pracownika i przełożonego.
- Ocena 270 stopni, w której dodatkowo opinie o osobie ocenianej wyrażają współpracownicy.
- Ocena 360 stopni, zarezerwowana zazwyczaj dla menadżerów, w której uwzględnia się opinie pracownika, przełożonego, współpracowników i podwładnych. Czasem do tego grona zapraszani są także klienci.
Dlaczego proces rocznej oceny pracownika bywa przykrym obowiązkiem?
Niektóre z badań pokazują, że ocena roczna budzi niechęć, a niekiedy strach, nawet wśród 95% pracowników. Zarzuty, które padają pod jej adresem, wiążą się m.in. z brakiem obiektywizmu ze strony przełożonych, który prowadzi do poczucia niesprawiedliwości. Ale nie tylko.
Oceny roczne bywają stresujące, bo koncentrują się na przeszłości. Nieumiejętne pokierowanie rozmową może być odbierane jako rozliczanie z popełnionych błędów i krytykowanie. Nawet tzw. „feedback sandwich”, czyli przykrywanie negatywnego komentarza pozytywnymi opiniami, nie jest w stanie zatrzeć wrażenia, że ocenianie ma działać przeciwko a nie na korzyść pracownika. Jeśli zatem celem procesu ma być wzrost wydajności i zaangażowania, a nie unikanie negatywnej oceny przełożonego, należy dobrze się do niego przygotować.
Skuteczna ocena roczna pracownika – dobre praktyki
Ocena roczna może stanowić kluczowy moment w procesie zarządzania wydajnością, przyczyniając się do rozwoju i sukcesu pracowników. Stanie się tak, jeśli menadżerowie wykorzystają rozmowę z pracownikiem jako okazję do refleksji nad osiągnięciami, określenia obszarów do rozwoju oraz zdefiniowania celów na przyszły rok. Proces ten przyniesie najlepsze efekty i przestanie wzbudzać niechęć i obawy, jeśli podejdzie się do niego systemowo, a jednocześnie z empatycznym wyczuciem. Oznacza to skupienie się na czterech obszarach.
1. Komunikacja jako fundament sukcesu
Jednym z najważniejszych aspektów oceny rocznej jest właściwa komunikacja m.in. o celu rozmowy i intencji przełożonego. Warto potraktować ocenę roczną jako moment na docenienie, zamiast rozliczania błędów czy krytykowania pracownika. Przełożony powinien widzieć w niej okazję do dyskusji, wspólnego przyjrzenia się osiągnięciom i określenia dalszych kroków. Pracownik musi wiedzieć, że celem oceny rocznej jest jego rozwój i wsparcie w osiągnięciu sukcesu, a jego przełożony ma dobre intencje. Omawianie elementów do poprawy można z powodzeniem uwzględniać w codziennym lub cotygodniowym feedbacku.
2. Ocena roczna jako element procesu performance management
Ocena roczna powinna być częścią szerszego procesu zarządzania wydajnością, który obejmuje m.in.
- wyznaczenie celów,
- stałe monitorowanie postępów (projektów, zespołów i indywidualnych pracowników),
- regularne rozmowy o wydajności,
- oceny okresowe,
- rozwój i szkolenia,
- zarządzanie talentami,
- analizę wyników i raportowanie.
Wszystkie te elementy powinny spójnie wspierać rozwój pracownika, dzięki czemu ocena roczna będzie znaczącym narzędziem, a nie tylko formalnością.
3. Konieczność nawiązania do strategii
W procesie oceny rocznej nie może zabraknąć szerokiego kontekstu i nawiązania do celów i strategii organizacji. Uświadomienie pracownikowi, w jaki sposób jego codzienna praca przyczynia się do osiągnięcia celów firmy, wpływa na większe poczucie celu i sensu. Tzw. “big picture” motywuje i inspiruje do większego wysiłku i rozwoju, a także przejmowania odpowiedzialności za osiągane wyniki.
4. Ocena oparta na kompetencjach i zachowaniach
Warto oceniać pracownika na podstawie obowiązującej w organizacji matrycy kompetencji. Pomoże ona uporządkować i zobiektywizować cały proces. Osoby oceniające powinny przypisać do kluczowych kompetencji konkretne zachowania pracownika. Zmniejszy to ryzyko popełnienia błędu i wyraźnie wskaże jego mocne strony oraz te, w których pracownik może się rozwijać.
5. Ocena oparta na wartościach firmy
Coraz częściej firmy posiadają – oprócz zdefiniowanej misji i wizji – wartości firmowe. Są one opracowywane przez pracowników czy zarządy w celu wyrażenia tego, czym zespół ma się kierować na co dzień podczas współpracy ze sobą i z klientami. Dlatego ocena pracownicza w kontekście wartości zyskuje coraz większą popularność.
Ocena roczna to znacznie więcej niż tylko formalna procedura. Firmy koncentrujące się na identyfikowaniu błędów i słabości pracowników w tym procesie, szybko zauważają negatywne konsekwencje takiego podejścia. Kiedy jednak potraktuje się ocenę roczną jako element kompleksowego zarządzania wydajnością pracowników, w trakcie rozmowy rocznej łatwiej zauważyć i docenić osiągnięcia oraz potencjał pracowników. Jeśli rozmowa będzie krążyć wokół celów i ambicji oraz tego, jak firma może pomóc w ich realizacji, proces stanie się bardziej efektywny i satysfakcjonujący zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji.
