Roczna ocena pracownika – od obowiązku do motywacyjnego mistrzostwa

Ocena roczna może przynieść organizacjom sporo korzyści pod warunkiem, że nie jest postrzegana jako przykry obowiązek dla obu stron: oceniającego i ocenianego. Chociaż rzadko stosuje się już tradycyjne, jednostronne podejście, nadal zbyt często kojarzy się z punktowaniem niż rozwojem.  Jak usprawnić system oceny rocznej pracowników, aby stał się on narzędziem wspierającym zarządzanie wydajnością i talentami, budującym motywację, zaangażowanie i rozwój mocnych stron pracownika?

• Ocena roczna pracownika – korzyści dla organizacji
• Dlaczego proces rocznej oceny pracownika bywa przykrym obowiązkiem?
• Skuteczna ocena roczna pracownika – dobre praktyki

Ocena roczna pracownika – korzyści dla organizacji

W większości organizacji, w których funkcjonuje proces oceny rocznej lub planuje się go wdrożyć, świadomość na temat jego znaczenia jest wysoka. Przeprowadzając rozmowy oceniające z pracownikami na temat ich pracy, organizacje liczą na:

Osiągnięcie tak wielu korzyści z procesu oceny pracowników jest możliwe, tylko jeśli zostanie on przeprowadzony zgodnie z najlepszymi praktykami HR-owymi. Co to oznacza?

Różne rodzaje ocen rocznych

Oceny roczne to proces, w którym pracownik i pracodawca (przełożony) wspólnie omawiają wyniki pracownika, jego sukcesy i osiągnięcia oraz określają cele na przyszły rok. W wielu organizacjach zrezygnowano z tradycyjnego podejścia, w którym to jedynie przełożony ocenia pracownika (tzw. ocena 90 stopni). Organizacje dostrzegły, że bardziej efektywne są oceny roczne, uwzględniające więcej punktów widzenia. Dlatego w wielu firmach coraz częściej możemy spotkać:

Dlaczego proces rocznej oceny pracownika bywa przykrym obowiązkiem?

Niektóre z badań pokazują, że ocena roczna budzi niechęć, a niekiedy strach, nawet wśród 95% pracowników. Zarzuty, które padają pod jej adresem, wiążą się m.in. z brakiem obiektywizmu ze strony przełożonych, który prowadzi do poczucia niesprawiedliwości. Ale nie tylko.

Oceny roczne bywają stresujące, bo koncentrują się na przeszłości. Nieumiejętne pokierowanie rozmową może być odbierane jako rozliczanie z popełnionych błędów i krytykowanie. Nawet tzw. „feedback sandwich”, czyli przykrywanie negatywnego komentarza pozytywnymi opiniami, nie jest w stanie zatrzeć wrażenia, że ocenianie ma działać przeciwko a nie na korzyść pracownika. Jeśli zatem celem procesu ma być wzrost wydajności i zaangażowania, a nie unikanie negatywnej oceny przełożonego, należy dobrze się do niego przygotować.

Skuteczna ocena roczna pracownika – dobre praktyki

Ocena roczna może stanowić kluczowy moment w procesie zarządzania wydajnością, przyczyniając się do rozwoju i sukcesu pracowników. Stanie się tak, jeśli menadżerowie wykorzystają rozmowę z pracownikiem jako okazję do refleksji nad osiągnięciami, określenia obszarów do rozwoju oraz zdefiniowania celów na przyszły rok. Proces ten przyniesie najlepsze efekty i przestanie wzbudzać niechęć i obawy, jeśli podejdzie się do niego systemowo, a jednocześnie z empatycznym wyczuciem. Oznacza to skupienie się na czterech obszarach.

1. Komunikacja jako fundament sukcesu

Jednym z najważniejszych aspektów oceny rocznej jest właściwa komunikacja m.in. o celu rozmowy i intencji przełożonego. Warto potraktować ocenę roczną jako moment na docenienie, zamiast rozliczania błędów czy krytykowania pracownika. Przełożony powinien widzieć w niej okazję do dyskusji, wspólnego przyjrzenia się osiągnięciom i określenia dalszych kroków. Pracownik musi wiedzieć, że celem oceny rocznej jest jego rozwój i wsparcie w osiągnięciu sukcesu, a jego przełożony ma dobre intencje. Omawianie elementów do poprawy można z powodzeniem uwzględniać w codziennym lub cotygodniowym feedbacku.

2. Ocena roczna jako element procesu performance management

Ocena roczna powinna być częścią szerszego procesu zarządzania wydajnością, który obejmuje m.in.

Wszystkie te elementy powinny spójnie wspierać rozwój pracownika, dzięki czemu ocena roczna będzie znaczącym narzędziem, a nie tylko formalnością.

3. Konieczność nawiązania do strategii

W procesie oceny rocznej nie może zabraknąć szerokiego kontekstu i nawiązania do celów i strategii organizacji. Uświadomienie pracownikowi, w jaki sposób jego codzienna praca przyczynia się do osiągnięcia celów firmy, wpływa na większe poczucie celu i sensu. Tzw.  „big picture” motywuje i inspiruje do większego wysiłku i rozwoju, a także przejmowania odpowiedzialności za osiągane wyniki.

4. Ocena oparta na kompetencjach i zachowaniach

Warto oceniać pracownika na podstawie obowiązującej w organizacji matrycy kompetencji. Pomoże ona uporządkować i zobiektywizować cały proces. Osoby oceniające powinny przypisać do kluczowych kompetencji konkretne zachowania pracownika. Zmniejszy to ryzyko popełnienia błędu i wyraźnie wskaże jego mocne strony oraz te, w których pracownik może się rozwijać.

5. Ocena oparta na wartościach firmy

Coraz częściej firmy posiadają – oprócz zdefiniowanej misji i wizji – wartości firmowe. Są one opracowywane przez pracowników czy zarządy w celu wyrażenia tego, czym zespół ma się kierować na co dzień podczas współpracy ze sobą i z klientami. Dlatego ocena pracownicza w kontekście wartości zyskuje coraz większą popularność.  

Ocena roczna to znacznie więcej niż tylko formalna procedura. Firmy koncentrujące się na identyfikowaniu błędów i słabości pracowników w tym procesie, szybko zauważają negatywne konsekwencje takiego podejścia. Kiedy jednak potraktuje się ocenę roczną jako element kompleksowego zarządzania wydajnością pracowników, w trakcie rozmowy rocznej łatwiej zauważyć i docenić osiągnięcia oraz potencjał pracowników. Jeśli rozmowa będzie krążyć wokół celów i ambicji oraz tego, jak firma może pomóc w ich realizacji, proces stanie się bardziej efektywny i satysfakcjonujący zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji.