Zarządzanie szkoleniami w firmie – jak to robić efektywnie?

Dobrze przygotowana i konsekwentnie realizowana strategia zarządzania szkoleniami w organizacji może m.in. utrzymać zaangażowanie pracowników na wysokim poziomie, skutecznie wypełnić luki kompetencyjne i zwiększyć efektywność pracy. Jak zatem zarządzać szkoleniami, aby osiągnąć jak najwięcej korzyści?

• Potrzeba opracowania strategii szkoleniowej a rozwój organizacji
  • Korzyści opracowania strategii szkoleniowej i zarządzania szkoleniami
  • Cel zarządzania rozwojem pracowniczym
• Jak efektywnie zarządzać szkoleniami w organizacji
  • Analiza potrzeb szkoleniowych i luk kompetencyjnych
  • Zgodność szkoleń z celami strategicznymi
  • Organizacja zarządzania rozwojem pracowniczym
  • Analiza efektywności szkoleń

Potrzeba opracowania strategii szkoleniowej a rozwój organizacji

Badania McKinsey Global Institute wykazały, że firmy, które w sposób strategiczny podchodzą do rozwoju swoich pracowników, mają większe szanse na osiągnięcie sukcesu finansowego i są bardziej odporne na zewnętrzne czynniki, takie jak kryzysy ekonomiczne. Opracowanie i realizacja ogólnofirmowej polityki rozwojowej, której ważną częścią jest zarządzanie procesem szkoleniowym, może skutecznie wpłynąć na wiele kluczowych aspektów funkcjonowania organizacji.

Korzyści opracowania strategii szkoleniowej i zarządzania szkoleniami:

• Wyższy wskaźnik retencji, czyli zdolności organizacji do zatrzymania pracowników na pokładzie. Badania pokazują, że pracownicy są bardziej skłonni pozostać w firmie, jeśli ta oferuje im możliwości rozwoju, w tym dostęp do szkoleń wewnętrznych. Firmy, które inwestują w kapitał ludzki, odnotowują średnio o 5% niższy wskaźnik utraty talentów (źródło: McKinsey).
• Utrzymanie konkurencyjności firmy na rynku pracy – programy rozwojowe stanowią jeden z najważniejszych benefitów, których młodzi pracownicy oczekują od potencjalnych pracodawców. Opracowana i skutecznie realizowana strategia zarządzania szkoleniami może przyciągnąć talenty i wzmocnić w nich istniejący potencjał.
• Wysoki poziom satysfakcji z pracy wśród pracowników – w badaniach Gallupa aż 71% respondentów przyznało, że możliwość rozwoju i szkoleń podnosi poziom ich zadowolenia z wykonywanej pracy.
• Wzrost zaangażowania – badania Gallupa od lat pokazują, że globalne zaangażowanie pracowników, chociaż nieznacznie rośnie, nadal utrzymuje się na niskim poziomie (23% w 2022 roku). Jednocześnie w firmach, które opierają swoje funkcjonowanie na najlepszych praktykach, do których niewątpliwie należy zarządzanie szkoleniami, zaangażowanie wynosi aż 72%.
• Niski wskaźnik luk kompetencyjnych w organizacji – aż 77% firm na świecie boryka się z niedoborem talentów. Szybko zmieniające się potrzeby na rynkach pracy sprawiają, że systemy edukacyjne nie są w stanie kształcić „pracowników przyszłości”. Odpowiedzialność za rozwój odpowiednich dla stanowiska kompetencji leży w dużej mierze po stronie pracodawców.
• Większa elastyczność organizacji – dobrze działające, przemyślane i dopasowane do potrzeb strategie rozwojowe umożliwiają szybkie dostosowanie się do zmian.
• Innowacyjność – firmy z wysoko rozwiniętą kulturą uczenia się są o 92% bardziej skłonne do wprowadzania innowacji.

Cel zarządzania rozwojem pracowniczym

Eksperci McKinsey uważają, że programy rozwojowe powinny być budowane od podstaw z myślą o wydajności pracowników. Ich nadrzędnym celem jest wówczas znalezienie najskuteczniejszego sposobu na wsparcie ludzi w jeszcze lepszym wykonywaniu swoich zadań. Jak zatem zarządzać szkoleniami, aby ten cel został osiągnięty?

Jak efektywnie zarządzać szkoleniami w organizacji

Zbudowanie kultury organizacyjnej, opartej na uczeniu się, wymaga od pracodawców strategicznego podejścia do rozwoju pracowników. Powinno ono uwzględniać co najmniej cztery elementy.

1. Analiza potrzeb szkoleniowych i luk kompetencyjnych

Każdy proces zarządzania szkoleniami powinien zostać poprzedzony rzetelnym sprawdzeniem potrzeb szkoleniowych w organizacji. Powinno ono zawierać:

Jednorazowe sprawdzenie potrzeb nie jest jednak wystarczające, a powinno zostać wpisane na stałe we wspólną strategię HR i L&D. W zależności od dynamiki organizacji i zewnętrznej sytuacji na rynku pracy, badanie potrzeb może być przeprowadzane regularnie z różnym natężeniem lub ad hoc.

2. Zgodność szkoleń z celami strategicznymi

McKinsey radzi, aby rozwiązania edukacyjne projektować dla stanowisk lub zadań. W dobrze funkcjonujących firmach są one efektem celów strategicznych, a każdy z nich jest kaskadowany w dół organizacji. Dzięki temu obowiązek zarządzania szkoleniami dotyczy wszystkich liderów, zarządzających ludźmi, a nie tylko działów L&D. W ten sposób proces nauczania stanie się częścią kultury organizacyjnej.

3. Organizacja zarządzania rozwojem pracowniczym

Dobra organizacja procesów rozwojowych, w tym przede wszystkim zarządzania szkoleniami, może skutecznie kształtować pozytywne doświadczeń pracowników, co przekłada się na wysokie zaangażowanie. Dając pracownikom pełny dostęp do szkoleń, bez względu na stanowisko czy staż pracy, firmy wpisują tym samym szkolenia w politykę Diversity, Equity, Inclusion (DEI). Jest to możliwe tylko z zastosowaniem odpowiednich technologii, w tym platform szkoleniowych.

Systemy zarządzania rozwojem pracowniczym

Współcześnie nie istnieje jedna uniwersalna rada dotycząca realizacji polityki rozwojowej w organizacjach. Jest jednak coś, co łączy wszystkie firmy – to konieczność wyboru odpowiednich technologii i optymalne ich wykorzystanie. Platformy szkoleniowe umożliwiają szybkie i skuteczne zarządzanie szkoleniami, kształtują cyfrowe doświadczenia pracowników, wspierają menadżerów w realizacji polityki  L&D oraz umożliwiają pełną lub częściową demokratyzację szkoleń e-learningowych (w zależności od potrzeb).

Systemy zarządzania wiedzą

Zarządzanie rozwojem pracowniczym powinno uwzględniać także wszelkie elementy wspierające przepływ wiedzy w organizacji. Dzięki nim wiedza przekazywana jest na różnych poziomach, a dostęp do niej staje się powszechny. Bazy wiedzy umożliwiają pracownikom pogłębienie lub uzupełnienie informacji zdobytych podczas szkoleń i szybki dostęp do odpowiedzi na wszelkie pytania, które pojawiają się w trakcie wykonywania codziennych obowiązków.

4. Analiza efektywności szkoleń

Kontrola jakości oraz dopasowania dostarczanych pracownikom rozwiązań do potrzeb organizacji stanowią nieodłączne elementy procesu zarządzania. Dobre szkolenie nie może być mierzone tylko stopniem zadowolenia pracowników i realizacji celów oraz liczbą odbytych sesji szkoleniowych. Chociaż to także ważne wskaźniki, warto sprawdzać przede wszystkim to, czy pracownicy pozyskali nowe umiejętności, ważne w kontekście wykonywanych zadań oraz jak zmieniły się ich zachowania i postawy. To wymaga czasu – analizę efektywności szkoleń warto robić regularnie i powtarzać po jakimś czasie od zakończenia szkolenia. W przypadku wykorzystania do zarządzania szkoleniami platformy e-learningowej analiza danych jest ułatwiona dzięki trzem modułom:

Zarządzanie szkoleniami może być efektywnym i prostym procesem, pod warunkiem opracowania dobrej strategii, w tym regularnego badania potrzeb szkoleniowych, wykorzystania właściwych narzędzi i stałej analizy skuteczności realizowanej polityki rozwojowej.