Zdalny onboarding - jak skutecznie wdrożyć pracownika online?

Onboarding pracowników online czyli zdalny proces adaptacyjny nowych pracowników jest jednym z kluczowych, gdyż to od niego rozpoczyna się droga nowozatrudnionej osoby. To w tym okresie uczymy pracownika naszej firmy, zasad, zadań i przygotowujemy go na dalszą drogę.

Odpowiednio przeprowadzony onboarding pracowników przynosi wymierne korzyści:

wzrost poziomu satysfakcji z pracy,
większe przywiązanie do firmy,
mniejszą rotację,
szybsze osiąganie dobrych efektów pracy,
większą skuteczność działania pracownika,
mniejszy poziom stresu.*

Zdalny onboarding pracowników – jak przeprowadzić ten proces właściwie i na co zwrócić uwagę?
Zdalny onboarding dzięki platformie
Wdrożenie nowego pracownika online – korzyści
O czym należy pamiętać budując program onboardingowy?

Zdalny onboarding pracowników – jak przeprowadzić ten proces właściwie i na co zwrócić uwagę?

Po pierwsze – dobrze wybierzmy moment startu działań. Warto rozpocząć wdrożenie nowego pracownika online dużo wcześniej niż w pierwszym dniu pracy. Dlatego też istotny jest preboarding, czyli działania, które możemy rozpocząć w momencie złożenia deklaracji zatrudnienia.

Okres między podjęciem decyzji o zmianie pracy, a jej rozpoczęciem jest obarczony pewnym ryzykiem. Pamiętajmy, że w tym czasie przyszły pracownik nie jest jeszcze związany z firmą, dlatego też, jeśli otrzyma inną ofertę, może ją przyjąć rezygnując z pracy z nami. Możliwe, że procesy rekrutacyjne, w których uczestniczył jeszcze trwają i mogą pojawić się dla niego inne propozycje. Dodatkowo, przy zmianie pracy, często pojawia się stres oraz potrzeba zracjonalizowania dokonanego wyboru. Dlatego też ułatwmy to osobie, która ma dołączyć do naszego zespołu i przekonajmy ją, że praca z nami jest tym, na co warto czekać.

W tym początkowym okresie warto zadbać o kilka rzeczy:

Dokumentacja i przeprowadzenie formalnych spraw. Pracownik w oczekiwaniu na zatrudnienie powinien mieć pewność, że wszystko jest przeprowadzone właściwie oraz abyśmy my mieli potwierdzenie jego chęci pracy z nami.
Zaznajamianie pracownika z kulturą organizacyjną firmy – jej EVP (employer value proposition), wartościami, zasadami, benefitami. Oczywiście w takim zakresie na jaki możemy i chcemy pozwolić sobie przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Włączanie pracownika do zespołu – jeszcze przed rozpoczęciem pracy możemy zorganizować spotkanie z teamem. Możemy także przygotować krótkie przedstawienie zespołu w formie wideo lub nawet zdjęcia, na którym znajdują się współpracownicy.

Warto na bieżąco podtrzymywać kontakt oraz wybrać takie materiały i informacje, które będą dla pracownika ciekawe. Proces wdrożenia nowego pracownika online pozwoli na budowanie relacji i stopniowe włączanie w nowe miejsce.

Zapisz się do Newslatte Dolineo
i odbierz podwójny BONUS

Otrzymasz bezpłatnie dwa przewodniki oraz co dwa tygodnie esencję dotyczącą świata HR w Polsce i na świecie, wykorzystania narzędzi L&D w firmach, onboardingu, feedbacku i oceny pracowniczej.

SMART jest administratorem Twoich danych. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności
i Regulaminie. Przejście dalej jest potwierdzeniem zapoznania się i akceptacją warunków Regulaminu.

Zdalny onboarding dzięki platformie

Doskonale z onboardingiem online poradzi sobie platforma Dolineo. Jej moduł do onboardingu online pozwala na przeprowadzenie wszystkich istotnych działań preboardingowych online. Przyszły pracownik otrzymuje od nas mailowo login i hasło do systemu. W Dolineo możemy zamieścić informację powitalną dla pracownika, wgrać dokumenty, np. dotyczące benefitów czy zasad firmowych, a także udostępnić prezentacje lub materiały wideo z zagadnieniami, które chcemy przekazać w tym początkowym okresie. Kiedy zbliża się pierwszy dzień pracy możemy także zamieścić informację o tym dniu, tak, aby pracownik czuł się komfortowo i wiedział jak się do niego przygotować i na co się nastawiać.

Kiedy kandydat staje się naszym pracownikiem, zaczynamy zdalne działania onboardingowe. Naturalną konsekwencją będzie tutaj korzystanie z tego samego narzędzia, do którego już przyzwyczailiśmy pracownika na wcześniejszym etapie. W Dolineo wystarczy zamienić konto na pracownicze i zacząć działać.

W momencie rozpoczęcia zatrudnienia, możemy przekazać dostęp do kolejnych treści i dokumentów. Wszystko w formule zdalnej, która jest już znana, w sposób usystematyzowany i uporządkowany. Przy wdrażaniu pracownika zdalnie, wystarczy wskazać jak korzystać z platformy i po ogólnym wdrożeniu online można przekazać dostęp do poszczególnych materiałów. Przy wdrażaniu pracownika w formule offline, Dolineo będzie uzupełnieniem i realizowaniem wdrożeniowych zadań w kolejnych etapach. Niezależnie od formuły wdrożenia, niezwykle cenne jest uporządkowanie materiałów na platformie, do której pracownik w każdej chwili może wrócić oraz w której znajduje wszystkie potrzebne treści odpowiednio skategoryzowane.

Wdrożenie nowego pracownika online – korzyści

1. Zebranie treści w jednym miejscu

Mamy dzięki temu pewność, że pracownik dotrze do wszystkich potrzebnych informacji. Dodatkowo mamy możliwość zdecydowania, które materiały powinny być przekazane w pierwszej kolejności, a z którymi można zapoznać się później. Ponadto dzięki uporządkowaniu treści w jednym miejscu, pracownik w każdej chwili może później do nich wrócić i odszukać to, co chciałby sobie przypomnieć.

2. Monitorowanie postępów

W procesie wdrażania pracownika istotne jest także to, abyśmy mogli podejrzeć, z którymi modułami się już zaznajomił, aby mieć pewność, że nic nie umknęło i zapoznał się ze wszystkimi istotnymi informacjami.

3. Możliwość sprawdzenia wiedzy

Aby mieć pewność, że pracownik nie tylko przeczytał przekazane mu treści, ale także zapamiętał to co istotne, warto wykorzystać możliwość przygotowania testów. Mogą być one wykorzystane do sprawdzania bardziej ‘twardych’ zagadnień jak chociażby RODO, BHP, czy znajomości regulaminów. Możemy jednocześnie przygotować mniej formalne testy, które nawet w zabawny sposób sprawdzą znajomość firmowych zasad, kultury organizacyjnej czy historii firmy. Takich ankiet zwykle pracownik się nie spodziewa, także możemy go tym pozytywnie zaskoczyć dbając jednocześnie o to, aby zapoznał się z tym, co dla nas w firmie istotne.

4. Różnorodność form przekazu.

Jeśli postawimy jedynie na podręcznik pracownika offline, mamy tylko taką jego formę. Jeśli przygotujemy dokumenty z informacjami, też będzie to dość monotonne. Platforma z kolei daje nam możliwość wykorzystania wielu form. Możemy skorzystać z prezentacji, materiałów wideo, zdjęć, plików z materiałami. Treści do przeczytania możemy przeplatać testami, a kwestie merytoryczne, mniej formalnymi. To sprawi, że proces wdrożenia może być dużo ciekawszy, bardziej interaktywny i angażujący.

5. Ujednolicenie procesu wdrożenia.

Przyda się to, zwłaszcza jeśli mamy w firmie kilka osób odpowiedzialnych za proces wdrożenia lub jeśli pracujemy w rozproszonej strukturze. Stworzenie uniwersalnego podejścia da nam gwarancję, że każdy z pracowników otrzyma wszystkie potrzebne informacje niezależnie od tego kto i w jakiej lokalizacji będzie go wdrażał.

6. Oszczędność czasu.

Jeśli raz opracujemy materiały, później musimy jedynie pamiętać o ich aktualizowaniu, nie ma jednak potrzeby budowania przekazu dla każdej nowo zatrudnianej osoby od nowa. Dodatkowo w późniejszym czasie pracownik zawsze może wracać do zagadnień, których szuka, nie musi pytać o to innych oraz czekać na przesłanie dokumentów w danym temacie.

zalety zdalnego onboardingu — W procesie wdrażania pracownika istotne jest monitorowanie postępów

O czym należy pamiętać budując program onboardingowy?

Zdecydowanie się na platformę do przeprowadzania zdalnego procesu wdrożenia to połowa sukcesu. Drugie pół to odpowiednie wprowadzenie pracownika online. Biorąc pod uwagę jak wiele elementów składa się na dobre wdrożenie nowego pracownika, warto posłużyć się checklistą, która zapewni, że nic nam nie umknie.

Tutaj niezwykle pomocne jest tzw. podejście 4C, które dzieli proces wdrożenia na 4 obszary, z których część możemy rozpocząć już na etapie preboardingu, aby później kontynuować po rozpoczęciu zatrudnienia:

Compliance – w ramach tego etapu powinniśmy pamiętać o zapoznaniu pracownika z procedurami, czyli istotny jest tutaj m.in. cały kadrowy obszar związany z potrzebną do wypełnienia dokumentacją oraz zapoznaniem się z regulaminami i dokumentami.
Clarification – ten obszar to przedstawienie i wyjaśnienie zasad oraz sposobu funkcjonowania firmy. Zastanówmy się czy informacje o nas mamy przygotowane w taki sposób, że są one zrozumiałe dla nowego pracownika oraz czy zapoznanie się z nimi jest wystarczające do zrozumienia miejsca pracy. W tym obszarze powinniśmy wyjaśnić zadania, cele, oczekiwania oraz wszystkie te elementy, które są kluczowe zarówno ogółem dla biznesu, jak i dla stanowiska pracy.
Culture – tutaj znajduje się nasza kultura organizacyjna, zarówno ta formalna, jak i nieformalna. To obszar, który jeśli jest zbudowany na fundamentach dwóch poprzednich, zaczyna wzbudzać u pracownika poczucie przynależności do zespołu i firmy. To działania, które powodują, że staje się częścią kultury, do której dołącza.
Connection – czyli wszystko co odnosi się do obszaru powiązań i relacji w zespole. Pracownik powinien rozumieć zależności pomiędzy jego stanowiskiem pracy, a innymi osobami w firmie. Powinien wiedzieć na czym polegają powiązania pomiędzy działami czy oddziałami. Obszar ten dotyczy zrozumienia zarówno relacji, komunikacji i kontaktów między poszczególnymi osobami, jak i jednostkami organizacyjnymi.

Onboarding 4C pozwala kompleksowo przygotować proces wdrożenia nowego pracownika

4C

Te 4 obszary wyczerpują zagadnienia, które są kluczowe w pierwszym okresie zatrudnienia. Część z nich jest do przekazania pracownikowi od razu. Część buduje się w dłuższym okresie czasu wraz z coraz większym rozumieniem zależności i sposobu funkcjonowania firmy. Zdalny proces onboardingu pracowników przy wykorzystaniu platformy pozwala na uporządkowanie każdego z tych elementów, odpowiednie podzielenie treści dotyczących poszczególnych zagadnień, sukcesywne przekazywanie kolejnych informacji oraz sprawdzanie poziomu zaznajomienia się pracownika z informacjami.

Pamiętajmy, że elementy zawarte w 4C dotyczą dwóch płaszczyzn. Po pierwsze wdrożenia ogólnego, które składa się ze stałych elementów wspólnych dla wszystkich pracowników firmy, niezależnie od ich stanowiska. Po drugie wdrożenia typowo stanowiskowego, które dotyczy informacji, zadań i wiedzy typowych dla danego działu czy stanowiska pracy. Nowa osoba będzie zarówno częścią większej całości, jak i mniejszego zespołu, także obydwa aspekty są istotne.

Poza przygotowaniem materiałów, konieczne jest pamiętanie o niezwykle cennym czynniku ludzkim – opiekunem wdrożenia, który będzie wspierał pracownika w pierwszych tygodniach jego pracy. Niezależnie od tego jak wiele działań przeniesiemy online, warto zadbać o to, aby każda zatrudniana osoba miała swojego buddy’ego, który będzie jego pierwszym kontaktem w zasadzie w każdej sprawie. Nawet jeśli wdrożenie przebiega zdalnie, buddy wspomoże wprowadzenie do firmy.

Kiedy wiemy, jak działać i jesteśmy merytorycznie przygotowani, najciekawsze przed nami. Kolejny krok – opracowanie procesu w sposób, który będzie angażujący i pokazujący nasze EVP. Z platformą do zdalnego onboardingu, która daje szerokie pole do działania i wiele możliwości, będzie to łatwe. Sam proces tworzenia przyniesie nam wiele satysfakcji oraz wymierne efekty.

Właściwie przeprowadzony onboarding online to początek drogi pracownika. Zostanie on z nami na dłużej i który już w krótkim czasie będzie w stanie realizować cele biznesowe. Jest to inwestycja, która przyniesie nam zwrot, zarówno w pespektywie długofalowej, jak i krótkoterminowej. Pierwsze efekty sprawnych działań pracownika będą widoczne po pierwszych dniach lub tygodniach.

Wypróbuj bezpłatnie Dolineo przez 14 dni, bez zobowiązań!

*Szczegóły i dokładne liczby: ‘Proactivity During Organizational Entry: The Role of Desire for Control’, Ashford, S. J., & Black, J. S,. Journal of Applied Psychology, 1996, Vol. 81.
Jobhouse & Great Digital, Szczęście w pracy Polaków, raport z badania 2020, s. 06.
Enpulse, Zaangażowanie 2020. Raport, s. 06.